¶ ĐẶT VẤN ĐỀ
Như bạn đã biết trong thời điểm hiện tại, việc mua bán online được xem là hiệu quả nhất (Xem hướng dẫn thêm tại Module eCommerce), ngoài ra còn có thể bán hàng tại cửa hàng hoặc bán thông qua các đại lý.
Và thật sự khi bạn có quá nhiều kênh bán hàng, thì vấn đề sẽ xảy ra là: Làm thế nào để quản lý được tất cả các kênh bán hàng được tốt? Làm thế nào để hàng đến tay khách hàng nhanh nhất có thể? Hay làm thế nào để gửi báo giá hàng loạt cho đại lý mà không cần phải mất thời gian cho những file word hay excel?
- Để giải quyết cho việc này thì TopERP đã cung cấp cho khách hàng một Module Sales để có thể hỗ trợ cho nhân viên bán hàng những như hỗ trợ cho hoạt động bán hàng được hiệu quả hơn.
¶ THỰC HIỆN
¶ TẠO BÁO GIÁ
- Để tạo giá bạn hãy vào Module Sales → Báo giá → Tạo (Hình 1)
Hình 1. Tạo báo giá
- Khi bạn tạo báo giá bạn cần phải điền những thông tin sau (Hình 2)
- Chọn khách hàng nếu khách hàng này đã có thông tin trên hệ thống hoặc tạo nếu chưa có.
- Chọn sản phẩm.
Hình 3. Tạo báo giá
- Sau khi tạo báo giá thì bạn có thể gửi cho khách hàng qua Email để khách hàng có thể xem và xác nhận bằng cách click vào Gửi qua Email
Hình 4. Gửi báo giá qua email
- Bấm xác nhận để chuyển trạng thái báo giá → Đơn bán hàng
Hình 5. Xác nhận đơn hàng
- Trạng thái báo giá khi đã được xác nhận
Hình 6. Trạng thái báo giá
¶ BIẾN THỂ SẢN PHẨM
- Biến thể sản phẩm bạn có thể hiểu như một sản phẩm sẽ có nhiều thuộc tính. Ví dụ: áo thun có
- Thuộc tính là màu: đen, trắng, xanh
- Thuộc tính là size: S, M, L.
- Trong hệ thống sẽ tự động ghép những thuộc tính để làm ra nhiều biến thể sản phẩm khác nhau. Ví dụ: cùng với ví dụ phía trên. Biến thể sản phẩm sẽ ra:
- BT1: Áo thun màu đen size S
- BT2: Áo thun màu đen size M
- BT3: Áo thun màu đen size L
- BT4: Áo thun màu trắng size S
- BT5: Áo thun màu trắng size M
+…
¶ TẠO THUỘC TÍNH
- Để tạo thuộc tính bạn vào Module Bán Hàng → Thuộc tính → Tạo
Hình 6. Tạo thuộc tính
- Ví dụ: bạn đang tạo thuộc tính là màu bạn cần nhập tên thuộc tính → Chọn loại hiện thị → Nếu là màu bạn cũng sẽ được chọn màu
Hình 7. Tạo thuộc tính
Hình 8. Chọn màu
¶ Biến thể sản phẩm
-
Biến thể sản phẩm sẽ được tự ghép nếu trong lúc tạo sản phẩm bạn chọn thuộc tính
Hình 9. Chọn thuộc tính sản phẩm -
Hệ thống sẽ tự ghép các thuộc tính và tạo ra những biến thể khác nhau
Hình 10. Biến thể sản phẩm
¶ GỬI BÁO GIÁ ONLINE
- Để gửi báo giá Online bạn có thể click vào nút Gửi qua email → check lại địa chỉ email → Gửi
Hình 11. Kiểm tra email
Hình 12. Báo giá khách hàng nhận được
- Khi khách hàng chấp nhận & Ký tên online bên Email thì đơn hàng trong ERP sẽ tự động được xác nhận
Hình 13. Đơn đã được xác nhận
¶ GIAO HÀNG
¶ Chi phí giao hàng
- Chi phí giao hàng sẽ được cài đặt ở Shipping Methods. Để tạo phương thức giao hàng bạn vào Module Bán Hàng → Cấu hình → Shipping Methods
Hình 14. Các phương thức giao hàng
- Để tạo phương thức giao hàng bạn cần nhập tên hiện thị và chọn Gía cố định hoặc giá dựa trên quy tắc. Ví dụ: hình 15 chọn giá cố định là giá mà sẽ áp dụng cho tất cả cá đơn hàng. Và bạn phải chọn sản phẩm phí giao hàng (sản phẩm có sẵn trên hệ thống)
Hình 15. Tạo phương thức giao hàng - giá cố định
- Đối với trường hợp chọn giá dựa trên quy tắc, bạn có thể chọn quy tắc theo Giá của sản phẩm, Khối lượng,… Bạn có thể tạo ra nhiều quy tắc.
Hình 16. Tạo phương thức giao hàng - dựa trên quy tắc
Hình 17. Chọn điều kiện
Hình 18. Nhập phí vận chuyển
- Bây giờ bạn hãy qua đơn hàng và xem thử phương thử được áp dụng như thế nào
Hình 19. Add shipping
- Khi click vào bạn sẽ thấy được các phương thức giao hàng của bạn
Hình 20. Chọn shipping method
Hình 21. Giá ship đã được áp dụng
¶ Delivery Lead Times
¶ Dropshipping
¶ CẤU HÌNH BẢNG GIÁ
- Giá bán trong sản phẩm là giá niêm yết, giá bán chung cho mọi khách hàng
- Trong quá trình bán hàng sẽ có một số khách hàng mà công ty bạn sẽ sử dụng bảng giá riêng được tính dựa trên bảng giá niêm yết hoặc giá riêng cho từng sản phẩm khác nhau (đối với khách hàng sỉ hoặc khách hàng bạn muốn chỉnh giá khác như cao hơn hoặc thấp hơn giá niêm yết). Để các bạn hình dung rõ hơn thì mình sẽ hướng dẫn các bạn bước tạo bảng giá mới. Để tạo bảng giá bạn vào Module bán hàng → Bảng giá → Tạo
Hình 22. Tạo bảng giá
Hình 23. Nhập tên bảng giá
Trong đó các thông tin có ý nghĩa như sau:
- Bạn có thể áp dụng bảng giá này cho
- Tất cả sản phẩm: tất cả sản phẩm hiện có
- Nhóm sản phẩm: theo nhóm sản phẩm
- Sản phẩm: từng sản phẩm
- Biến thể sản phẩm: theo biến thể
-
Số lượng tối thiểu: số lượng tối thiểu để được sử dụng bảng giá
ví dụ: Nếu số lượng tối thiếu là một thì khi bạn mua trên một sản phẩm mới được áp dụng bảng giá này -
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc: chỉnh thời hạn bảng giá
-
Ngoài ra bạn còn áp dụng giá cho bảng giá này
4.1 Giá cố định
Ví dụ: nếu điền vào giá cố định là 50.000 VNĐ thì tất cả sản phẩm trọng phạm vi áp dụng sẽ đồng giá là 50.000 VNĐ
- Phần trăm
Ví dụ: Như hình trên khi điền vào 10% thì lúc áp dụng bảng giá tất sản phẩm áp dụng bảng giá thì giá tiền sẽ giảm đi 10%
- Công thức
- % chiết khấu
- Số tiền làm tròn
- Cần làm tròn bao nhiêu số thập phân
- Biên độ tối thiểu: giá tối đa được giảm giá
- Biên độ tối đa: Giá tối thiểu giảm giá
Ví dụ: (Trong trường hợp như trên nếu bạn giảm 10% cho sản phẩm nhưng muốn sản phẩm luôn là tròn là Giá,9 thì điền 0,1)
Ví dụ: giá Sản Phẩm A: 10,000 VNĐ
Saleprice – 10% + (-0,1) = [10,000 – (10,000 x 0,1)] – 0,1 = 8999.9
• Biên độ tối thiểu: giá tối đa được giảm giá = -5000
• Biên độ tối đa: Giá tối thiểu giảm giá = -2000
Sau khi áp dụng bảng giá là 8999,9 thì giá sản phẩm được giảm đang là:
10,000 – 8,999.9 = 1,000.1 (1,000.1 < 2)
Do đó giá được giảm lúc này sẽ là 2
10,000 -2,000 = 8,000 VNĐ
Biên độ tối thiểu và tối đa (giá thay đổi nằm trong khoản này)
¶ BÁO CÁO
1. Để xem mục báo cáo thì bạn cần chọn vào Mục báo cáo
- Nhìn vào hình thì bạn có thể thấy được đây là biểu đồ hình, còn để xem biểu đồ cột thì bạn cần Click vào icon số 2 như hình trên
2. Chỉnh báo cáo
2.1 Chỉnh cột ngang
-
Như bạn có thể thấy cột ngang của báo cáo để lọc được giá trị thì bạn cần click vào nút thước đo sau đó là chọn trường dữ liệu mà bạn muốn xem
-
Bên cạnh đó bạn còn co thể xem báo cáo theo cấp bậc bằng cách click vào từng đối tượn của cột ngang:
Ví dụ cần xem đơn hàng bán nhân viên sale trong đội ngũ bán hàng đó thì bạn cần click vào đội ngũ bán hàng và chọn dữ liệu nhân viên kinh doanh:
Và kết quả xem báo cáo 2 cấp cột ngang hiện ra như sau:
2.2 Chỉnh cột dọc
-
Cũng như cột ngang thì cột dọc bạn cũng có thể xem theo nhiều cấp tùy theo nhu cầu của bạn
-
Sau đó kết quả trả ra như sau và bạn có thể xem được thêm cấp nữa bằng cách click vào mục tên khách hàng và chọn tiếp trường dữ liệu khác:
2.3 Lọc và nhóm báo cáo:
- Bên cạnh những cách chỉnh cột dọc và cột ngang mà bạn còn có thể lọc và nhóm cho bảng báo cáo theo nhu cầu bên mình:
¶ TẠO CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI
- Để tạo chương trình khuyến mã:
- Bước 1: Truy cập vào module Bán hàng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Click vào Sản phẩm --> Chương trình khuyến mãi
Hình 2
- Bước 3: Click Tạo để tạo mới chương trình khuyến mãi & lưu ý các thông tin sau: (hình 3)
Hình 3
- Tên chương trình: tên chương trình khuyến mãi (ví dụ: Đơn hàng trên 70 triệu được giảm 1 triệu)
- Điều kiện: Ví dụ áp dụng Tên khách hàng được áp dụng phiếu giảm giá trên đơn hàng (mặc định là áp dụng cho tất cả khách hàng). Trong trường hợp, bạn muốn áp dụng cho các khách hàng có chứa các ký tự thì bạn chọn Sửa miền, ô đầu tiên click & tìm kiếm từ “Tên” sau đó chọn (1) , ô thứ 2 bạn chọn “chứa” (2), ô thứ ba bạn nhập những ký tự liên quan đến sản phẩm (ví dụ: anh) & bạn chọn Lưu (hình 4)
Hình 4
- Số lượng: Số lượng sản phẩm trên đơn hàng để được áp dụng khuyến mãi
- Số tiền tối thiểu: Số tiền tối thiểu để đơn hàng được áp dụng CTKM
- Sử dụng mã khuyến mãi: Có 2 hình thức: (hình 5)
- Được sử dụng tự động: không cần mã, nếu đáp ứng các quy định của chương trình, phần thưởng sẽ được áp dụng
- Sử dụng 1 mã (áp dụng cho khách hàng mua ngoài website): áp dụng chương trình khuyến mãi theo mã
Hình 5
- Ngày Hợp lệ: (hình 6)
- Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu CTKM
- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc CTKM
- Áp dụng bao nhiêu đơn hàng: Số lượng đơn đặt hàng tối đa có thể được áp dụng CTKM
Hình 6
- Áp dụng khuyến mãi: Cho phép cấu hình các khuyến mãi
- Có thể áp dụng: Đơn hàng hiện tại hoặc đơn hàng tiếp theo
- Phần thưởng khuyến mãi: Click “chiết khấu” sẽ hiển thị - áp dụng chiếu khấu: Cho phép chiết khấu theo % hoặc giá cố định
- Chiết khấu áp dụng cho: Ta có thể lựa chọn áp dụng theo đơn hàng, sản phẩm rẻ nhất trên đơn hàng, hoặc sản phẩm cụ thể trên đơn hàng đó (hình 7)
Hình 7
- Chiết khấu theo giá cố định (hình 8)
Hình 8
- Phần thưởng sản phẩm tặng kèm: chọn sản phẩm & nhập số lượng. (hình 9)
Hình 9
- Miễn phí giao hàng: miễn phí giao hàng vận chuyển.
- Bước 4: Click Lưu để hoàn tất.
¶ ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI LÊN ĐƠN HÀNG (CTKM ÁP DỤNG TỰ ĐỘNG)
- Để áp dụng chương trình khuyến mãi. Đầu tiên, bạn truy cập module Bán hàng (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Các hoạt động | Báo giá (hình 2)
Hình 1
- Tiếp theo, bạn tạo hoặc chọn báo giá, nhập các thông tin & chọn sản phẩm, click vào promotion nếu đúng điều kiện chương trình khuyễn mãi thì đơn hàng áp dụng còn nếu không đúng điều kiện sẽ không áp dụng (hình 2)
Hình 2: Trường hợp đúng điều kiện chương trình khuyến mãi ở trên
- Cuối cùng, bạn lưu & xác nhận báo giá để chuyển thành đơn hàng (hình 3)
Hình 3
¶ ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI NGOÀI WEBSITE
Hình 1: Đơn hàng tự động áp dụng khi giá đúng điều kiện chương trình khuyến mãi
- Trường hợp có mã code, bạn chọn Có mã khuyến mãi (hình 2)
Hình 2
- Sau đó, bạn nhập mã khuyễn mãi & áp dụng (ví dụ: 70TR) (hình 3)
Hình 3
- Nếu bạn nhập đúng thì đơn hàng sẽ áp dụng chương trình khuyễn mãi (hình 4)
Hình 4
¶ XEM THỐNG KÊ ĐƠN HÀNG CÓ ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI
- Để xem thống kê đơn hàng có áp dụng chương trình khuyến mãi. Đầu tiên, bạn truy cập module Bán hàng (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Sản phẩm | Chương trình khuyến mãi (hình 2)
Hình 2
- Hệ thống sẽ hiện thị danh sách các chương trình khuyến mãi. Bạn có thể tìm kiếm trên thanh tìm kiếm, lọc & nhóm theo. (hình 3)
Hình 3
- Tiếp theo, bạn chọn chương trình khuyến mãi & click vào smart button Đơn hàng (hình 4)
Hình 4
- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách đơn hàng áp dụng chương trình khuyến mãi (hình 5)
Hình 5
¶ TẠO MÃ COUPONS TRONG CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI
- Để tạo mã coupons trong chương trình khuyến mãi. Đầu tiền, bạn vào module Bán hàng (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Sản phẩm | Chương trình phiếu giảm giá (hình 2) & click Tạo
Hình 2
- Tiếp theo, bạn cần lưu ý thông tin sau: (hình 3)
Hình 3
- 1. Điều kiện
- 1.1 Áp dụng cho Sản phẩm: Các sản phẩm được áp dụng phiếu giảm giá trên đơn hàng (mặc định là áp dụng cho các sản phẩm có thể bán được - đã được cấu hình trong sản phẩm). Trong trường hợp, bạn muốn áp dụng cho các sản phẩm có chứa các ký tự thì bạn chọn Sửa miền, ô đầu tiên click & tìm kiếm từ “Sản phẩm” sau đó chọn (1) , ô thứ 2 bạn chọn “chứa” (2), ô thứ ba bạn nhập những ký tự liên quan đến sản phẩm (ví dụ: cá) & bạn chọn Lưu (hình 4)
Hình 4
- Kết quả, khi bạn chọn Bản ghi (hình 5), hệ thống sẽ hiển thị danh sách các sản phẩm có chứa các ký tự đã cấu hình (cá) (hình 6)
Hình 5
Hình 6
-
1.2 Số lượng: Số lượng sản phẩm được áp dụng trên đơn hàng
-
1.3 Số tiền tối thiếu: Số tiền tối thiểu được chiết khấu trên đơn hàng
-
1.4 Công ty: Lựa chọn công ty được áp dụng CTKM
-
2. Ngày Hợp lệ: Cho phép nhập số ngày hợp lệ tính từ lúc phát hành mã giảm giá
-
3. Phần thưởng: Cho phép cấu hình các khuyến mại
- 3.1 Sản phẩm tặng kèm: chọn sản phẩm được tặng kèm (hình 7)
Hình 7
- 3.2 Miễn phí giao hàng: Không tính phí vận chuyển.
- 3.3 Chiết khấu: Click “Chiết khấu” sẽ hiển thị (hình 8)
- 3.3.1 Áp dụng chiếu khấu: Cho phép chiết khấu theo % hoặc giá cố định
- 3.3.2 Giảm giá được áp dụng cho: Ta có thể lựa chọn áp dụng theo đơn hàng, sản phẩm rẻ nhất trên đơn hàng, hoặc sản phẩm cụ thể trên đơn hàng đó
- 3.3.3 Số tiền tối đa được giảm: Nhập thông tin số tiền khuyến mãi không được vượt quá khi áp dụng CTKM trên đơn hàng
Hình 8
-
Kích vào “Lưu” để lưu chương trình phiếu giảm giá
-
Tiếp theo, để tạo số lương phiếu coupon bạn click Tạo phiếu giảm giá (hình 9)
Hình 9
- Bạn cần lưu ý thông tin sau: (hình 10)
Hình 10
- Kiểu tạo:
- Số phiếu giảm giả: tạo mã giảm giá tự động với số lượng được nhập (ví dụ: 100)
- Số lượng khách hàng: Tạo mã giảm giá theo khách hàng với số lượng thõa mãn điều kiện bộ lọc. Bạn click Thêm bộ lọc (ví dụ: lọc theo “Tên”)& thực hiện tương tự như mục 1.1 . (hình 11)
Hình 11
- Cuối cùng, bạn click Tạo & kết quả hiển thị số mã giảm giá (hình 12)
Hình 12
¶ Gửi tin nhắn đồng loạt
- Bước đầu tiên, bạn cần vào lọc danh sách khách hàng (liên hệ) cần gửi tin nhắn.
Hình 13
- Tiếp theo, bạn cần click chọn tất cả (1), thực hiện (2), Send SMS Text Message (3)
Hình 14
- Lúc này, bạn cần nhập nội dung tin nhắn cần gửi đến khách hàng (4) & click GỬI NGAY (5).
Hình 15
Lưu ý: nội dung tin nhắn cần gửi đúng theo template đã đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ sms
¶ Tạo hóa đơn, chứng từ cho đơn hàng
- Bước 1: Customer Service truy cập ứng dụng Bán hàng ->
- Bước 2: Đơn hàng ->
- Bước 3: Chọn đơn hàng -->
- Bước 4: Tạo hóa đơn -->
- Bước 5: Đính kèm phiếu xuất kho/các chứng từ bán hàng có chữ ký của khách hàng & ghi chú cho bộ phận kho: sử dụng tính năng ghi chú & đính kèm.
¶ In hóa đơn, chứng từ
Đối với Đơn hàng & hóa đơn:
- Bước 1: Truy cập ứng dụng bán hàng.
- Bước 2: Chọn menu Đơn hàng
- Bước 3: Chọn 1 ô hoặc nhiều
- Bước 4: Chọn hoạt động In
- Bước 5: Để in hóa đơn chọn nhóm theo Tình trạng đơn hàng
- Bước 6: Chọn đơn hàng trong mục Đã xuất hóa đơn đầy đủ
- Bước 7: Chọn smart button Hóa đơn
- Bước 8: Chọn hoạt động In
- Bước 9: Truy cập xuất hóa đơn (tương tự)
Đối với phiếu xuất kho: từ bước 7 chọn smart button giao hàng để in phiếu xuất kho.
Đối với BBGH: lấy từ file đính kèm ra in.
¶ Hủy đơn hàng:
- Sale đặt hàng sai theo yêu cầu của khách dẫn đến bộ phận giao hàng giao sai cho khách hàng và Khách hàng không nhận hàng nữa
-
Bộ phận giao hàng sẽ mang hàng về kho
-
Nhân viên sale vào đơn hàng
-
Nhóm theo khách hàng
-
Chọn đơn hàng
-
Chọn đơn giao hàng
-
Trả hàng
-
Hủy hóa đơn (trong trường hợp có phiếu giao hàng đã hoàn thành thì không thể hủy được, thay vào đó hãy lưu trữ đơn hàng đó)
-
Ghi chú lý do & đính kèm biên bản hủy hóa đơn có chữ ký khách hàng (nếu có) vào đơn hàng đã hủy: sử dụng tính năng ghi chú & đính kèm phần khung chat.
¶ Xem dự báo doanh số để bổ sung
- Bạn vào module Mua hàng hoặc Bán hàng hoặc Kho vận. Sau đó click vào Sản phẩm - Sản phẩm trên thanh menu.
- Sau đó, bạn click vào Sản phẩm mà bạn muốn xem hay chọn doanh số
- Bấm vào Tồn kho hoặc Dự báo để xem doanh số hàng dự kiến về
¶ Phân công bán hàng cho bộ phận/nhân viên
- Bạn vào module Bán hàng. Tại giao diện mặc định, bạn tiến hành tạo báo giá (RFQ) mới
- Ở dưới, bạn chọn tab khác kế bên tab Chi tiết đơn hàng. Sau đó bạn điền tên nhân viên bán hàng và đội ngũ bán hàng
- Tiến hành tạo đơn bán hàng như luồng của hệ thống
- Để kiểm tra, bạn vào menu Đơn hàng
- Hệ thống sẽ hiện ra danh sách đơn hàng. Bạn chọn Nhóm theo Nhân viên kinh doanh (Sales) hay Đội ngũ bán hàng
