¶ Đặt vấn đề
Trong một công ty, việc làm ra những dự án và quản lý tiến độ của một dự án rất quan trọng. Vì nó là những bước tiến hay những bước chuyển mình của doanh nghiệp. Điều này ảnh hưởng một phần rất lớn trong sứ mệnh của doanh nghiệp. Ngoài việc mang lại thành công cho doanh nghiệp. Quản lý dự án còn cải tiến quan hệ giữa người thực hiện dự án với khách hàng, rút ngắn thời gian triển khai, giảm chi phí, tăng chất lượng và độ tin cậy, cải tiến năng suất lao động, phối hợp nội bộ tốt hơn, nâng cao tinh thần làm việc.
Tuy nhiên, để quản lý một dự án lớn, thì người quản trị dự án cần phải quản lý hết tất cả những nhiệm vụ của người nhân viên. Hơn thế nữa, cần phải nắm được khối lượng thời gian mà một người nhân viên dành ra để hoàn thành xong nhiệm vụ này.
Ví dụ: A là Project Manager, B và C là các trưởng nhóm, dưới B và C thì còn có các nhân viên. Vậy làm thế nào A có thể quản lý B và C khi cả 2 mới tiếp nhận nhiệm vụ của mình? Ngoài ra, làm thế nào để cả 3 có thể quản lý nhân viên cấp dưới. Quản lý được khối lượng thời gian và những khó khăn khi hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên?
¶ Tổng quan Project
¶ Project cơ bản
- Thật dễ dàng nếu như có một tool hỗ trợ cho Project Manager, bạn có thể dễ dàng quản lý công việc theo từng giai đoạn khác nhau. Quản lý chặt chẽ những nhiệm vụ nhỏ trong những dự án lớn ( Hình 1 )
Hình 1. Dự án
- Để tạo dự án bạn vào Dự án → Tạo ( Hình 2 )
Hình 2. Tạo dự án
- Khi bấm nút Tạo dự án bạn sẽ phải điền Tên của dự án. ( Hình 3 )
Hình 3. Tên dự án
- Sau khi bấm nút Tạo như (Hình 3), bước tiếp theo của bạn sẽ là điền những cột trạng thái của dự án này vào. Cột dự án có nghĩa là các trạng thái của công việc ( Hình 4 )
Hình 4. Cột trạng thái
- Các cột trạng thái đã sẵn sàng, bây giờ bạn hãy tạo thử các nhiệm vụ để hình thành lên dự án này nhé. Bạn bấm vào nút TẠO ở góc trái của dự án để tạo nhiệm vụ. Trong lúc tạo nhiệm vụ bạn cần phải nhập tên của nhiệm vụ và người sẽ được phân công để làm nhiệm vụ này. ( Hình 5 )
Hình 5. Tạo nhiệm vụ
- Bạn có thể click vào nút THÊM hoặc click vào nút SỬA để thêm nhiều thông tin hơn trong nhiệm vụ. Ngoài đặt tên và phân công cho nhân viên phụ trách, thì bạn có thể set ngày deadline và tag những từ khoá quan trọng những từ khoá quan trọng có thể thay đổi màu sắc. Nếu nhiệm vụ này quan trọng thì bạn có thể tick dấu sao. ( Hình 6 )
Hình 6. Chi tiết nhiệm vụ
- Ở phần nhiệm vụ bạn có thể thấy được tất cả nhiệm vụ có trong 1 dự án, mỗi nhiệm vụ sẽ bao gồm những thông tin như hình sau: ( Hình 7 ) sẽ gồm những thông tin quan trọng và bạn cũng có thể đánh dấu nhiệm vụ đó đang ở trạng thái như thế nào. Như trong hình: màu xanh - nhiệm vụ sẵn sàng chuyển qua giai đoạn kế tiếp, màu đỏ - nhiệm vụ bị phong toả ( cancel vì lý do nào đó ).
Hình 7. Nhiệm vụ ở Kaban
- Ở cột Kaban bạn có thể kéo và thả nhiệm vụ qua mỗi trạng thái một cách dễ dàng ( Hình 8 )
Hình 9. Kéo thả nhiệm vụ
- Ngoài cách kéo thả nhiệm vụ thì bạn còn có thể thay đổi trạng thái của nhiệm vụ bằng cách bấm vào chi tiết của nhiệm vụ ( Hình 9 )
Hình 9. Chọn trạng thái
- Ngoài ra bạn có thể chỉnh sửa được thông tin của của cột trạng thái bằng cách click vào nút Thiết lập ( Hình 10 )
Hình 10. Nút thiết lập
- …
Hình 11. Sửa cột
- Trong mỗi một dự án (project) bạn sẽ bao gồm nhiều nhiệm vụ (tasks). Tuy nhiên nếu như bạn không muốn sử dụng từ task để để nói lên nhiệm vụ trong dự án bạn có thể thay đổi dễ dàng bằng cách. Vào Dự án → Click vào nút 3 chấm ở góc phải của dự án → SỬA ( Hình 12 )
Hình 12. Sửa thông tin dự án
- Ở bước này bạn có thể chỉnh tên nhiệm vụ, và có thể chỉnh sửa quyền xem của nhân viên
Hình 13. Chỉnh sửa tên nhiệm vụ
¶ Subtasks
- Subtasks là những nhiệm vụ con trong những nhiệm vụ lớn, điều này có thể giúp cho nhân viên và người quản lý - quản lý công việc được khắt khe hơn. Để tạo Tác vụ con bạn vào Dự án → Nhiệm vụ → Tác vụ con ( Hình 14 )
Hình 14. Menu tác vụ con
- Trong tác vụ con sẽ bao gồm những cột trạng thái như các cột trạng thái của nhiệm vụ ( Hình 15 )
Hình 15. Tác vụ con
- Bây giờ hãy quay lại nhiệm vụ để có thể set up thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này là bao nhiêu nhé. Bạn có thể ước lượng được thời gian hoàn thành. Và nhân viên có thể vào sau đó thêm được nhiệm vụ họ đã làm và việc này chiếm của họ bao nhiêu thời gian. Hệ thống sẽ tự tính ra phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ này, và số giờ còn lại để hoàn thành. ( Hình 16 )
Hình 16. Ước lượng thời gian để hoàn thành nhiệm vụ
- Bây giờ hãy quay lại và tạo thử một tác vụ con nhé. ( Hình 17 )
Hình 17. Tạo tác vụ con
- Khi tạo một tác vụ con bạn cũng cần phải nhập đầy đủ thông tin như một nhiệm vụ. Sau khi tạo 1 tác vụ con → click vào → nhập số giờ hoàn thành
Hình 18. Nhập thời gian hoàn thành của task vụ con
- Sau khi đã nhập thời gian cho tác vụ con và sẽ quay lại tác vụ cha để có thể xem ước lượng thời gian bây giờ sẽ như thế nào nhé.
Hình 19. Tác vụ cha
- Quay lại tác vụ cha và xem lại thời gian, ở cột này sẽ bao gồm: số lượng giờ đã dùng, số lượng giờ của tác vụ con, tổng giờ, và số giờ còn lại để hoàn thành nhiệm vụ ( Hình 20 )
Hình 20. Thời gian hoàn thành thay đổi