Một phần không thể thiếu trong việc Mua hàng và Bán hàng trong công ty đó là việc quản lý các Hóa đơn. Hóa đơn thanh toán với khách hàng, hóa đơn phải trả cho nhà cung cấp. Nhân viên kế toán phải quản lý được các hóa đơn đến hạn và hóa đơn chưa đến hạn để kịp thời ghi nhận công nợ và thanh toán cho khách hàng. Vậy thì họ phải làm thế nào để quản lý được hết các hóa đơn, phân loại hóa đơn như thế nào cho thuận tiện nhất ?
Tùy thuộc vào quy trình làm việc của từng doanh nghiệp khác nhau. Có rất nhiều cách để tạo hóa đơn trong Menu Xuất Hóa đơn . Thông thường các hóa đơn bán và mua được tạo tự động chỉ sau một cú Click chuột từ bên bán hàng và bên mua hàng ( được đến từ nhiều nguồn khác nhau ). Và nhân viên kế toán thì chỉ cần vào Menu hóa đơn để xác nhận và xử lý các loại hóa đơn được tạo đó.
Với Menu Xuất Hóa đơn có thể giúp cho doanh nghiệp quản lý được các hóa đơn, ghi nhận thanh toán vô cùng dễ dàng. TopERP còn hỗ trợ phần báo cáo công nợ và các loại báo cáo tài chính khác. Đặc biệt hơn là quản lý được các khoản Receipt ( biên lai bán hàng/Thu bán hàng ) và Refund ( biên lai mua hàng/Chi mua hàng ) giúp nhân viên kế toán làm việc có hiệu suất và hiệu quả hơn
Hình 1. Hóa đơn khách hàng
Sau đó bạn sẽ thấy được các hóa đơn được cập nhật ở Cột Trạng thái thanh toán, bạn cần chọn những hóa đơn với dòng trạng thái Chưa trả để tiến hành thanh toán.
Lúc này để thanh toán hóa đơn thì bạn hãy Click chọn hóa đơn mà mình cần thanh toán
Hình 3: Click chọn hóa đơn
Sau khi Click vào hóa đơn thì bạn có thể xem được thông tin SO bạn đã tạo trước đó. Để tiến hành thanh toán bạn chỉ cần Click vào Nút Ghi nhận thanh toán như sau
Hình 5: Ghi nhận thanh toán
Hình 6: Ghi nhận thông tin để thanh toán
Trong đó:
Hình 7: Hóa đơn mua hàng
Hóa đơn trong TopERP vô cùng rõ ràng và tiện dụng cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong Hóa đơn không chỉ hỗ trợ cho doanh nghiệp xử lý và theo dõi các hóa đơn mà còn hỗ trợ tính năng Tạo phiếu Thu/Biên lai bán hàng, Chi/Biên lai mua hàng cho doanh nghiệp.
1. Phiếu Thu
Hình 1: Các bước tạo Phiếu thu
’
Hình 1: Các bước tạo Phiếu thu
Trong đó
(1) Chọn hoặc tạo mới tên khách hàng đã thu tiền
(2) Chọn ngày ghi nhận phiếu thu
(3) Chọn điều khoản thanh toán
(4) Chọn sổ nhật ký ghi nhận
(5) Chọn sản phẩm mà đã nhận tiền từ nó
(6) Chọn Tài khoản kế toán ghi nhận số tiền
(7) Điều chỉnh số lượng sản phẩm
(8) Chỉnh giá tiền đã thu được từ khách hàng
(9) Chọn Thuế cho phiếu thu này nếu có
(10) Lưu để hoàn thành tạo phiếu thu
(11) Chọn Vào Sổ
Khi đã hoàn thành tạo phiếu Thu với khách hàng thì lúc này bạn cần Ghi nhận thanh toán rằng khách hàng đã trả mình được bao nhiêu tiền
Hình 2: Chọn để ghi nhận thanh toán
Hình 3: Ghi nhận thanh toán
2. Phiếu Chi
Đối với một doanh nghiệp thì việc chi tiền cũng rất quan trọng, mỗi ngày doanh nghiệp có rất nhiều khoản chi và làm thế nào để quản lý được chúng với TopERP sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp việc tạo và quản lý các phiếu chi vô cùng tiện lợi.
Để tạo mới phiếu chi thì đầu tiên bạn cần vào Xuất hóa đơn > Nhận hàng trong Nhà cung cấp Và Click vào nút Tạo
Hình 3: Tạo phiếu chi mới
Các công nợ khi lên đơn hàng hoặc công nợ nhà cung cấp được nhắc nhở hiển thị ở màn hình tổng quan cho phép bạn xem và thao tác nhanh chóng.
Tổng quan công nợ
Hình 1: Tổng quan công nợ.
.
- Công nợ bán hàng.
- Công nợ đơn mua hàng.
Bước 1: Vào module Xuất hóa đơn:
Hình 2: Các công nợ cần xử lý.
Hình 3: Các công nợ chờ xác nhận.
Bước 2: Đối với các Hóa đơn chờ Xác nhận là các hóa đơn chưa Vào sổ, lúc này kế toán cần vào để kiểm tra lại các bút toán, nếu mọi thứ đều khớp thì sẽ tiến hành Vào sổ, sau bước Vào sổ, lúc này công nợ khách hàng mới bắt đầu được ghi nhận.
Bước 3: Đối với các Hóa đơn chưa Thanh toán là các Hóa đơn Đã đến hoặc Quá hạn thanh toán. Cần phải được xử lý công nợ.
Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp --> Hóa đơn để có thể xem toàn bộ các hóa đơn nhà cung cấp cần được thanh toán.
Việc xem tổng quan trên sổ nhật ký hay xử lý trên hóa đơn nhà cung cấp cũng tương tự như ở phần hóa đơn Khách hàng.
Bước 2: Các công nợ chờ xác nhận ghi nhận công nợ mua hàng được xác nhận, đang ở trạng thái nháp, nhưng chưa được ghi vào sổ thanh toán cho nhà cung cấp.
Bước 3: Ghi nhận thanh toán Công nợ chờ trả: công nợ đã được xác nhận vào sổ nhưng chưa ghi nhận khoản thanh toán nào cho nhà cung cấp.
Sau khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ phát sinh công nợ phải thu ( CNPT)
Cuối kỳ ( tháng, tuần,…) , sales yêu cầu làm xác nhận công nợ với khách hàng
Khách hàng ký và đóng mộc
Khách hàng gửi lại cho Sales để sales làm việc với KH, thu hồi các bản cứng về và scan đưa lên hệ thống
Cuối tháng lọc CNPT cho từng sales hay theo vùng
Sales theo dõi và chốt kế hoạch thu hồi công nợ về khi đến hạn. Nếu quá hạn, sales gửi cho kế toán. Làm sao đảm bảo tỉ lệ Doanh thu / Nợ không vượt mức quy định . Và phải có kế hoạch thu tiền vào ngày 07 hàng tháng.
Truy cập ứng dụng Xuất hóa đơn
Lọc các hóa đơn chưa trả
Xác nhận công nợ với khách hàng
Ghi nhận thanh toán
Lên lịch công việc & đính kèm BBNT cho sale
Có thể nhóm theo các hóa đơn chưa trả theo từng sale & đối tác ( vùng chưa có)
Vào menu cấu hình - Các điều khoản thanh toán để tạo các khoảng ngày công nợ
Customer Service ghi chú hoặc lên lịch công việc để sale làm việc với khách hàng