¶ Đặt vấn đề
Một phần không thể thiếu trong việc Mua hàng và Bán hàng trong công ty đó là việc quản lý các Hóa đơn. Hóa đơn thanh toán với khách hàng, hóa đơn phải trả cho nhà cung cấp. Nhân viên kế toán phải quản lý được các hóa đơn đến hạn và hóa đơn chưa đến hạn để kịp thời ghi nhận công nợ và thanh toán cho khách hàng. Vậy thì họ phải làm thế nào để quản lý được hết các hóa đơn, phân loại hóa đơn như thế nào cho thuận tiện nhất ?
¶ Invoicing
Tùy thuộc vào quy trình làm việc của từng doanh nghiệp khác nhau. Có rất nhiều cách để tạo hóa đơn trong Menu Xuất Hóa đơn . Thông thường các hóa đơn bán và mua được tạo tự động chỉ sau một cú Click chuột từ bên bán hàng và bên mua hàng ( được đến từ nhiều nguồn khác nhau ). Và nhân viên kế toán thì chỉ cần vào Menu hóa đơn để xác nhận và xử lý các loại hóa đơn được tạo đó.
Với Menu Xuất Hóa đơn có thể giúp cho doanh nghiệp quản lý được các hóa đơn, ghi nhận thanh toán vô cùng dễ dàng. TopERP còn hỗ trợ phần báo cáo công nợ và các loại báo cáo tài chính khác. Đặc biệt hơn là quản lý được các khoản Receipt ( biên lai bán hàng/Thu bán hàng ) và Refund ( biên lai mua hàng/Chi mua hàng ) giúp nhân viên kế toán làm việc có hiệu suất và hiệu quả hơn
¶ Xử lý hóa đơn Bán hàng
- Để kiểm tra các hóa đơn của khách hàng bạn cần vào Menu Kế toán Chọn khách hàng -> Chọn hóa đơn ( Hình 1 )
Hình 1. Hóa đơn khách hàng
-
Sau đó bạn sẽ thấy được các hóa đơn được cập nhật ở Cột Trạng thái thanh toán, bạn cần chọn những hóa đơn với dòng trạng thái Chưa trả để tiến hành thanh toán.
-
Lúc này để thanh toán hóa đơn thì bạn hãy Click chọn hóa đơn mà mình cần thanh toán
Hình 3: Click chọn hóa đơn -
Sau khi Click vào hóa đơn thì bạn có thể xem được thông tin SO bạn đã tạo trước đó. Để tiến hành thanh toán bạn chỉ cần Click vào Nút Ghi nhận thanh toán như sau
Hình 5: Ghi nhận thanh toán
- Popup ghi nhận thanh toán hiện ra như sau ( Hình 6) Gốm có các thông tin để ghi sổ như sau
Hình 6: Ghi nhận thông tin để thanh toán
Trong đó:
- Sổ nhật ký : Bạn chọn sổ nhật ký ghi nhận ( khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay qua ngân hàng )
- Tổng tiền: Điền Số tiền khách hàng thanh toán
- Ngày: Ngày mà khách hàng thanh toán bạn có thể chỉnh sửa để dễ dàng đối soát
- Nội dung giao dịch: Số hóa đơn đối soát qua từ mã SO
- Tài khoản ngân hàng: Chọn tài khoản ngân hàng nếu khách hàng thành toán bằng chuyển khoản
- Sau khi kiểm tra đầy đủ các thông tin trên, nhấn nút Tạo thanh toán
- Sau khi đã thanh toán các hóa đơn hệ thống sẽ tự động cập nhật vào Phần Thanh Toán trong Menu Hóa đơn để bạn có thể dễ dàng kiểm tra lại thông tin của các hóa đơn đã được thanh toán và đối chiếu công nợ khi cần thiết
¶ Xử lý hóa đơn Mua hàng
- Tưởng thì khó nhưng thật ra cũng rất đơn giản, tương tự như việc xử lý hóa đơn của Khách hàng để kiểm tra hóa đơn Mua hàng chưa thanh toán và thực hiện ghi nhận vào sổ bạn cần vào Kế toán ở mục Nhà Cung Cấp
Hình 7: Hóa đơn mua hàng
- Sau đó bạn chỉ cần thao tác xử lý hóa đơn như hóa đơn bán hàng
¶ Kê Khai Thu Chi
Hóa đơn trong TopERP vô cùng rõ ràng và tiện dụng cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong Hóa đơn không chỉ hỗ trợ cho doanh nghiệp xử lý và theo dõi các hóa đơn mà còn hỗ trợ tính năng Tạo phiếu Thu/Biên lai bán hàng, Chi/Biên lai mua hàng cho doanh nghiệp.
1. Phiếu Thu
- Đầu tiên để tạo Phiếu thu bạn cần vào Xuất hóa đơn > Nhận hàng. Sau đó Click vào nút tạo để tạo mới (Hình 1)
Hình 1: Các bước tạo Phiếu thu
- Sau khi tạo phiếu thu mới thì điều quan trọng nhất là bạn phải điền thông tin vào phiếu thu đó để tiến hành ghi nhận và sổ và thực hiện thanh toán
’
Hình 1: Các bước tạo Phiếu thu
-
Trong đó
(1) Chọn hoặc tạo mới tên khách hàng đã thu tiền
(2) Chọn ngày ghi nhận phiếu thu
(3) Chọn điều khoản thanh toán
(4) Chọn sổ nhật ký ghi nhận
(5) Chọn sản phẩm mà đã nhận tiền từ nó
(6) Chọn Tài khoản kế toán ghi nhận số tiền
(7) Điều chỉnh số lượng sản phẩm
(8) Chỉnh giá tiền đã thu được từ khách hàng
(9) Chọn Thuế cho phiếu thu này nếu có
(10) Lưu để hoàn thành tạo phiếu thu
(11) Chọn Vào Sổ -
Khi đã hoàn thành tạo phiếu Thu với khách hàng thì lúc này bạn cần Ghi nhận thanh toán rằng khách hàng đã trả mình được bao nhiêu tiền
Hình 2: Chọn để ghi nhận thanh toán
- Lúc này hệ thống sẽ hiện Popup để ghi nhận như sau bạn có thể thực hiện như việc ghi nhận thanh toán Bán hàng ở trên
Hình 3: Ghi nhận thanh toán
2. Phiếu Chi
Đối với một doanh nghiệp thì việc chi tiền cũng rất quan trọng, mỗi ngày doanh nghiệp có rất nhiều khoản chi và làm thế nào để quản lý được chúng với TopERP sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp việc tạo và quản lý các phiếu chi vô cùng tiện lợi.
Để tạo mới phiếu chi thì đầu tiên bạn cần vào Xuất hóa đơn > Nhận hàng trong Nhà cung cấp Và Click vào nút Tạo
Hình 3: Tạo phiếu chi mới
- Và việc tạo phiếu chi cũng như việc tạo phiếu thu chỉ khác với cách thức lưu ở Tài khoản nào trong kế toán do đó bạn có thể thao tác tạo như trên
¶ CÁCH XEM CÔNG NỢ
-
Các công nợ khi lên đơn hàng hoặc công nợ nhà cung cấp được nhắc nhở hiển thị ở màn hình tổng quan cho phép bạn xem và thao tác nhanh chóng.
-
Tổng quan công nợ
Hình 1: Tổng quan công nợ.
.
- Công nợ bán hàng.
- Công nợ cần xác nhận: ghi nhận các hóa đơn chưa Vào sổ, lúc này kế toán cần vào để kiểm tra lại các bút toán, nếu mọi thứ đều khớp thì sẽ tiến hành Vào sổ, sau bước Vào sổ, lúc này công nợ khách hàng mới bắt đầu được ghi nhận.
- Công nợ chưa thanh toán: công nợ đã được xác nhận ghi nhận thanh toán nhưng chưa ghi nhận khoản thanh toán nào từ khách hàng.
- Công nợ đơn mua hàng.
- Công nợ chờ xác nhận: ghi nhận công nợ mua hàng được xác nhận, đang ở trạng thái nháp, nhưng chưa được ghi vào sổ thanh toán cho nhà cung cấp.
- Công nợ chờ trả: công nợ đã được xác nhận vào sổ nhưng chưa ghi nhận khoản thanh toán nào cho nhà cung cấp.
¶ 1. CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG
- Quản lý công nợ là một trong công việc diễn ra hằng ngày trong suốt quá trình hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
Cần phải biết khách hàng nào còn đang nợ và đến hạn thanh toán khi nào? Odoo cho phép chúng ta có thể tối ưu được quy trình quản lý công nợ để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm được tình hình tài chính của mình.
Bước 1: Vào module Xuất hóa đơn:
- Bạn sẽ nhận thấy được các Hóa đơn có công nợ cần được xác nhận và các công nợ đang cần được xử lý. (Hoặc bạn có thể vào menu Khách Hàng và chọn tab Hóa Đơn để xem tổng hóa đơn cần được xử lý).
Hình 2: Các công nợ cần xử lý.
- Danh sách công nợ khách hàng được hiển thị chi tiết, có thể xem tùy chỉnh qua các bộ lọc.
Hình 3: Các công nợ chờ xác nhận.
- Tên khách hàng.
- Tài liệu nguồn: truy vết hóa đơn từ đơn bán hàng nào.
- Ngày đến hạn: ngày đến hạn thanh toán.
- Số tiền đến hạn: số tiền cần thanh toán hết.
Bước 2: Đối với các Hóa đơn chờ Xác nhận là các hóa đơn chưa Vào sổ, lúc này kế toán cần vào để kiểm tra lại các bút toán, nếu mọi thứ đều khớp thì sẽ tiến hành Vào sổ, sau bước Vào sổ, lúc này công nợ khách hàng mới bắt đầu được ghi nhận.
Bước 3: Đối với các Hóa đơn chưa Thanh toán là các Hóa đơn Đã đến hoặc Quá hạn thanh toán. Cần phải được xử lý công nợ.
¶ 2. CÔNG NỢ NHÀ CUNG CẤP
- Cũng tương tự như quản lý công nợ khách hàng, Odoo cũng cung cấp một cơ chế giúp chúng ta có thể đi từ tổng quan đến chi tiết các nghiệp vụ xử lý công nợ nhà cung cấp.
Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp --> Hóa đơn để có thể xem toàn bộ các hóa đơn nhà cung cấp cần được thanh toán.
Việc xem tổng quan trên sổ nhật ký hay xử lý trên hóa đơn nhà cung cấp cũng tương tự như ở phần hóa đơn Khách hàng.
Bước 2: Các công nợ chờ xác nhận ghi nhận công nợ mua hàng được xác nhận, đang ở trạng thái nháp, nhưng chưa được ghi vào sổ thanh toán cho nhà cung cấp.
- Tên nhà cung cấp.
- Tài liệu nguồn: truy vết hóa đơn từ đơn mua hàng nào.
- Ngày đến hạn: ngày đến hạn thanh toán trả tiền.
- Số tiền đến hạn: số tiền cần thanh toán hết.
- Kế toán kiểm tra các bút toán và Vào sổ để ghi nhận công nợ.
Bước 3: Ghi nhận thanh toán Công nợ chờ trả: công nợ đã được xác nhận vào sổ nhưng chưa ghi nhận khoản thanh toán nào cho nhà cung cấp.
- Bạn có thể chọn lọc theo “Chưa trả” và nhóm theo “Đối tác” để biết rõ hơn công ty đang nợ nhà cung cấp nào.
¶ Case Study: Kế toán của công ty kiểm tra và lưu chứng từ
- Workflow:
-
Sau khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ phát sinh công nợ phải thu ( CNPT)
-
Cuối kỳ ( tháng, tuần,…) , sales yêu cầu làm xác nhận công nợ với khách hàng
-
Khách hàng ký và đóng mộc
-
Khách hàng gửi lại cho Sales để sales làm việc với KH, thu hồi các bản cứng về và scan đưa lên hệ thống
-
Cuối tháng lọc CNPT cho từng sales hay theo vùng
-
Sales theo dõi và chốt kế hoạch thu hồi công nợ về khi đến hạn. Nếu quá hạn, sales gửi cho kế toán. Làm sao đảm bảo tỉ lệ Doanh thu / Nợ không vượt mức quy định . Và phải có kế hoạch thu tiền vào ngày 07 hàng tháng.
- Các bước thực hiện:
-
Truy cập ứng dụng Xuất hóa đơn
-
Lọc các hóa đơn chưa trả
-
Xác nhận công nợ với khách hàng
-
Ghi nhận thanh toán
-
Lên lịch công việc & đính kèm BBNT cho sale
-
Có thể nhóm theo các hóa đơn chưa trả theo từng sale & đối tác ( vùng chưa có)
-
Vào menu cấu hình - Các điều khoản thanh toán để tạo các khoảng ngày công nợ
-
Customer Service ghi chú hoặc lên lịch công việc để sale làm việc với khách hàng