¶ Đặt vấn đề
Công ty tôi có 3 kho hàng, 1 kho tổng và 2 kho chi nhánh. Vậy làm thế nào để tôi có thể tạo các kho và sản phẩm trên hệ thống.
¶ Chuẩn bị
Bạn hãy chuẩn bị một danh sách kho và sản phẩm có trong doanh nghiệp của bạn. Danh sách kho bao gồm các thông tin tên kho, địa chỉ, tên viết tắt. Danh sách sản phẩm bao gồm tên sản phẩm,danh mục sản phẩm, loại sản phẩm, giá bán, đơn vị tính,…
¶ Thực hiện
¶ 1. Tạo và quản lý kho hàng
Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có 1 kho hàng, bạn có thể bỏ qua bước này.
- Bước đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Kho hàng (hình 1) . Đây là nơi quản lý danh sách các kho hàng, bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm mới một kho hàng bất kỳ.
Hình 1. Danh sách kho hàng
Hình 2. Tạo thông tin kho
- Tiếp theo, bạn cần click vào Tạo ở góc trên bên trái (hình 1). Sau đó, bạn hãy nhập các thông tin Tên kho, Tên viết tắt, Địa chỉ. Tuy nhiên bạn cũng chỉ cần nhập Tên kho & Tên viết tắt là đủ, thông tin địa chỉ bạn có thể cập nhật sau.
¶ 2. Tạo và quản lý sản phẩm
- Để tạo sản phẩm, đầu tiên bạn cần làm rõ sản phẩm thuộc loại tồn kho hay dịch vụ, nhóm sản phẩm, giá bán, đơn vị tính khi bán & khi mua hàng.
- Ví dụ, bạn cần tạo một sản phẩm là giày Hunter. Sản phẩm này thuộc loại sản phẩm tồn kho, đơn vị tính khi mua hàng là tá & đơn vị tính khi bán là đôi, 1 tá = 12 đôi. Giày Hunter có 3 size 35, 36, 37, và có 3 màu đen, trắng và màu tuỳ chọn.
- Bạn cần làm rõ các yếu tố trên vì nó sẽ ảnh hưởng đến các quy trình, hoạt động sau này.
¶ 3. Tạo danh mục sản phẩm - nhóm sản phẩm
Nếu nhóm sản phẩm của sản phẩm bạn cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
- Bước đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Nhóm sản phẩm (hình 1). Đây là nơi quản lý danh sách nhóm sản phẩm có trong hệ thống. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm mới nhóm sản phẩm ở đây.
Hình 1. Danh sách nhóm sản phẩm
- Tiếp theo, bạn hãy click vào nút Tạo ở góc trên bên trái (hình 1). Sau đó, bạn hãy nhập các thông tin như Tên, Danh mục cha (nhóm sản phẩm cha), chọn Cách thức xuất nhập hàng hoá & Phương pháp giá vốn & click Lưu (hình 2).
Hình 2.1 Tạo nhóm sản phẩm
Lưu ý: Đối với loại sản phẩm Dịch vụ (khoá học, Visa, Chi phí,…) bạn chỉ cần nhập Tên & Danh mục cha (nếu có) (hình 2.2). Nếu bạn muốn chọn Danh mục cha cho Danh mục sản phẩm hiện tại, hãy tạo trước đó.
Hình 2.2 Tạo nhóm sản phẩm dịch vụ
¶ Tạo nhóm đơn vị tính
Nếu nhóm đơn vị tính của sản phẩm bạn cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
- Bước đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Nhóm đơn vị tính (hình 1). Đây là nơi quản lý danh sách nhóm đơn vị tính trên hệ thống của bạn.
Hình 1. Danh sách nhóm đơn vị tính
- Tiếp theo, bạn hãy click vào nút Tạo ở góc trên bên trái.
Hình 2. Tạo nhóm đơn vị tính
- Lúc này, bạn hãy nhập tên nhóm đơn vị tính & click Lưu.
¶ Tạo đơn vị tính
Nếu đơn vị tính của sản phẩm bạn cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
-
Quay lại ví dụ, bạn cần tạo 2 đơn vị tính: tá & đôi. Giá sử rằng 1 tá = 12 đôi và 2 đơn vị tính này thuộc cùng nhóm đơn vị tính là Tá Giày.
-
Bước đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Đơn vị (hình 1). Đây là nơi quản lý danh sách đơn vị tính.
Hình 1. Danh sách đơn vị tính
- Tiếp theo bạn hãy click vào nút Tạo.
Hình 2.1 Tạo đơn vị tính gốc
-
Bây giờ bạn hãy nhập Tên đơn vị tính & chọn Chuyên mục (nhóm đơn vị tính) sau đó click Lưu
-
Tương tự vậy bạn hãy tạo đơn vị tính là tá. Tuy nhiên, khi tạo đơn vị tá, loại đơn vị tính lúc này bạn hãy chọn là Lớn hơn đơn vị đo lường gốc và nhập tỉ lệ là 12 (hình 2.2). Khi đó hệ thống sẽ hiểu được 1 Tá = 12 Đôi.
Hình 2.2 Tạo đơn vị tính
¶ Tạo biến thể và giá trị biến thể - thuộc tính
Nếu biến thể & giá trị biến thể cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
-
Quay lại ví dụ, bạn cần tạo 2 thuộc tính là Size và Màu. Trong đó thuộc tính Size có 3 giá trị 35, 36, 37 & Màu có 3 giá trị là trắng, đen & tuỳ chọn (màu theo yêu cầu).
-
Bước đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Thuộc tính (hình 1) . Đây là nơi quản lý danh sách Thuộc tính (biến thể) & giá trị của thuộc tính. Sau đó, bãn hãy click vào nút Tạo ở góc trên bên trái.
Hình 1. Danh sách thuộc tính
- Tiếp theo, bạn cần nhập Tên thuộc tính & Giá trị thuộc tính (hình 2). Lưu ý khi chọn Loại hiển thị, nếu thuộc tính có từ 1-3 giá trị bạn hãy để mặc định là Ô chọn & nếu thuộc có từ 3 giá trị trở lên bạn hãy chọn Loại hiển thị là Chọn.
Hình 2.Tạo thuộc tính
- Tương tự, bạn hãy tạo thuộc tính màu & giá trị của thuộc tính của nó. Lưu ý, bạn đang tạo thuộc tính màu nên Loại hiển thị lúc này bạn cần chọn là Màu sắc, khi đó hệ thống sẽ cho phép bạn chọn đúng màu sắc bạn mong muốn (hình 2).
Hình 3. Tạo thuộc tính màu sắc
- Bước tiếp theo, bạn hãy click vào icon hình tròn ở cột Màu sắc (hình 3) & chọn màu bạn mong muốn (hình 4)
Hình 4. Chọn màu sắc
¶ Tạo sản phẩm
- Đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Sản phẩm (hình 1), đây là nơi quản lý tất cả sản phẩm có trong hệ thống.
Hình 1. Danh sách sản phẩm
- Bước tiếp theo, bạn hãy nhìn vào nút Tạo góc trên bên trái.
Hình 2.1 Tạo sản phẩm
-
Lúc này, bạn cần nhập các thông tin như Tên sản phẩm, Loại sản phẩm, Nhóm sản phẩm, Mã nội bộ, Mã vạch, Giá bán, Giá vốn, Thuế bán hàng & Đơn vị tính. Tuy nhiên, nếu sản phẩm của bạn không quản lý theo mã vạch hoặc mã nội bộ thì bạn cũng có thể chưa cần nhập.
-
Hãy lưu ý rằng, sản phẩm chúng ta đang tạo thuộc sản phẩm lưu kho. Nếu sản phẩm đang được tạo thuộc loại sản phẩm dịch vụ như khoá học, visa,… thì bạn cần chọn loại sản phẩm cho phù hợp. Điều này rất quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động xuất nhập kho trong doanh nghiệp của bạn.
-
Giá bán khi tạo sẽ là giá bán niêm yết cho sản phẩm. Khi nhân viên kinh doanh tạo một đơn hàng bán và chọn sản phẩm này, hệ thống sẽ tự động hiện đơn giá theo giá bạn nhập ở đây. Tuy nhiên, nhân viên kinh doanh có thể điều chỉnh giá trong đơn hàng cho phù hợp & khi đó, giá niêm yết vẫn không thay đổi.
-
Khi bạn chọn đơn vị tính, đơn vị tính mua hàng sẽ tự động lấy đúng giá trị đó (hình 2.2). Quay lại ví dụ, đơn vị mua hàng là Tá, vì vậy bạn cần chọn lại đơn vị tính mua hàng cho phù hợp (hình 2.3).
Hình 2.2 Tạo sản phẩm
Hình 2.3 Tạo sản phẩm
- Bước cuối cùng, bạn cần chọn thuộc tính & các giá trị thuộc tính của sản phẩm này. Bạn hãy click vào tab Biến thể (hình 2.4) sau đó click vào Thêm một dòng, chọn thuộc tính & giá trị thuộc tính tương ứng và click Lưu.
Hình 2.4 Chọn thuộc tính & giá trị thuộc tính
- Lúc này, hệ thống sẽ tự động tạo 9 biến thể sản phẩm tương ứng (3 thuộc tính * 3 thuộc tính) (hình 2.5)
Hình 2.5 Danh sách biến thể sản phẩm
¶ 3. Ẩn sản phẩm
- Nút Archive khách hàng có thể sử dụng để lưu trữ sản phẩm nếu không muốn bán hoặc không muốn nó hiện trong danh sách sản phẩm thay vì xoá sản phẩm đó đi.
¶ Cách ẩn sản phẩm
Hình. Archived sản phẩm
- Sau khi Archived sản phẩm thì sản phẩm sẽ biến mất để tìm lại những sản phẩm đã Archived thì mình vào Filter > Archived
Hình. Filter > Archived
¶ Nhập kho
¶ Xuất kho
¶ Điều chuyển nội bộ
¶ Kiểm kho
¶ Tạo kho
Để tạo một kho hàng mới đầu tiên bạn cần vào Menu kho vận và vào mục kho hàng > Click vào nút tạo để tạo mới một kho
Sau đó bạn cần điền một số thông tin cần thiết như sau
- Tên kho hàng
- Tên viết tắt
- Địa chỉ kho hàng
- Lưu để hoàn thành việc tạo mới một kho hàng