Công ty tôi có 3 kho hàng, 1 kho tổng và 2 kho chi nhánh. Vậy làm thế nào để tôi có thể tạo các kho và sản phẩm trên hệ thống.
Bạn hãy chuẩn bị một danh sách kho và sản phẩm có trong doanh nghiệp của bạn. Danh sách kho bao gồm các thông tin tên kho, địa chỉ, tên viết tắt. Danh sách sản phẩm bao gồm tên sản phẩm,danh mục sản phẩm, loại sản phẩm, giá bán, đơn vị tính,…
Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có 1 kho hàng, bạn có thể bỏ qua bước này.
Hình 1. Danh sách kho hàng
Hình 2. Tạo thông tin kho
Nếu nhóm sản phẩm của sản phẩm bạn cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
Hình 1. Danh sách nhóm sản phẩm
Hình 2.1 Tạo nhóm sản phẩm
Lưu ý: Đối với loại sản phẩm Dịch vụ (khoá học, Visa, Chi phí,…) bạn chỉ cần nhập Tên & Danh mục cha (nếu có) (hình 2.2). Nếu bạn muốn chọn Danh mục cha cho Danh mục sản phẩm hiện tại, hãy tạo trước đó.
Hình 2.2 Tạo nhóm sản phẩm dịch vụ
Nếu nhóm đơn vị tính của sản phẩm bạn cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
Hình 1. Danh sách nhóm đơn vị tính
Hình 2. Tạo nhóm đơn vị tính
Lưu ý: Việc tạo nhóm đơn vị tính rất quan trọng, các đơn vị tính thuộc cùng 1 nhóm đơn vị tính thì hệ thống mới cho phép quy đổi với nhau & sẽ tự động quy đổi.
Nếu đơn vị tính của sản phẩm bạn cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
Quay lại ví dụ, bạn cần tạo 2 đơn vị tính: tá & đôi. Giá sử rằng 1 tá = 12 đôi và 2 đơn vị tính này thuộc cùng nhóm đơn vị tính là Tá Giày.
Bước đầu tiên bạn cần vào Cấu hình | Đơn vị (hình 1). Đây là nơi quản lý danh sách đơn vị tính.
Hình 1. Danh sách đơn vị tính
Hình 2.1 Tạo đơn vị tính gốc
Bây giờ bạn hãy nhập Tên đơn vị tính & chọn Chuyên mục (nhóm đơn vị tính) sau đó click Lưu
Tương tự vậy bạn hãy tạo đơn vị tính là tá. Tuy nhiên, khi tạo đơn vị tá, loại đơn vị tính lúc này bạn hãy chọn là Lớn hơn đơn vị đo lường gốc và nhập tỉ lệ là 12 (hình 2.2). Khi đó hệ thống sẽ hiểu được 1 Tá = 12 Đôi.
Hình 2.2 Tạo đơn vị tính
Nếu biến thể & giá trị biến thể cần tạo đã có trong hệ thống, bạn có thể bỏ qua bước này.
Quay lại ví dụ, bạn cần tạo 2 thuộc tính là Size và Màu. Trong đó thuộc tính Size có 3 giá trị 35, 36, 37 & Màu có 3 giá trị là trắng, đen & tuỳ chọn (màu theo yêu cầu).
Bước đầu tiên bạn cần vào Cấu hình | Thuộc tính (hình 1) . Đây là nơi quản lý danh sách Thuộc tính (biến thể) & giá trị của thuộc tính. Sau đó, bãn hãy click vào nút Tạo ở góc trên bên trái.
Hình 1. Danh sách thuộc tính
Hình 2.Tạo thuộc tính
Hình 3. Tạo thuộc tính màu sắc
Hình 4. Chọn màu sắc
Hình 1. Danh sách sản phẩm
Hình 2.1 Tạo sản phẩm
Lúc này, bạn cần nhập các thông tin như Tên sản phẩm, Loại sản phẩm, Nhóm sản phẩm, Mã nội bộ, Mã vạch, Giá bán, Giá vốn, Thuế bán hàng & Đơn vị tính. Tuy nhiên, nếu sản phẩm của bạn không quản lý theo mã vạch hoặc mã nội bộ thì bạn cũng có thể chưa cần nhập.
Hãy lưu ý rằng, sản phẩm chúng ta đang tạo thuộc sản phẩm lưu kho. Nếu sản phẩm đang được tạo thuộc loại sản phẩm dịch vụ như khoá học, visa,… thì bạn cần chọn loại sản phẩm cho phù hợp. Điều này rất quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động xuất nhập kho trong doanh nghiệp của bạn.
Giá bán khi tạo sẽ là giá bán niêm yết cho sản phẩm. Khi nhân viên kinh doanh tạo một đơn hàng bán và chọn sản phẩm này, hệ thống sẽ tự động hiện đơn giá theo giá bạn nhập ở đây. Tuy nhiên, nhân viên kinh doanh có thể điều chỉnh giá trong đơn hàng cho phù hợp & khi đó, giá niêm yết vẫn không thay đổi.
Khi bạn chọn đơn vị tính, đơn vị tính mua hàng sẽ tự động lấy đúng giá trị đó (hình 2.2). Quay lại ví dụ, đơn vị mua hàng là Tá, vì vậy bạn cần chọn lại đơn vị tính mua hàng cho phù hợp (hình 2.3).
Hình 2.2 Tạo sản phẩm
Hình 2.3 Tạo sản phẩm
Hình 2.4 Chọn thuộc tính & giá trị thuộc tính
Hình 2.5 Danh sách biến thể sản phẩm
Hình. Archived sản phẩm
Hình. Lọc sản phẩm đã được lưu trữ
Tôi là một nhân viên quản lý kho, nhiệm vụ chính của tôi là quản lý tồn kho, kiểm tra hàng hoá xuất/ nhập kho khi có phát sinh đơn hàng bán/ mua. Vậy làm thế nào để tôi có thể ghi nhận và xử lý phiếu xuất/nhập kho trên hệ thống để bảo đảm đúng số lượng tồn kho.
Hình 1. Tổng quan kho
Hình 3: Các thông số.
Hình 1. Danh sách phiếu xuất/nhập kho
Hình 2. Tìm kiếm phiếu xuất/nhập kho
Hình 3.1 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 3.2 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 3.3 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 3.4 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Lưu ý: Nếu số lượng xuất/nhập kho thực tế bằng số lượng xuất/nhập khi lên đơn hàng thì bạn chỉ cần click xác nhận (hình 3.3) và click Áp dụng (hình 3.4).
Các bước thực hiện tương tự như Hướng dẫn trên. Chỉ thay đổi ở bước, sau khi bạn nhập số lượng xuất/nhập kho thực tế & click Xác nhận phiếu. Nếu:
Hình 4.1 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 4.2 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 4.3 Số lượng yêu cầu ban đầu = số lượng thực tế
Hình 5.1 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 5.2 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Lúc này nếu bạn click TẠO PHẦN DỠ DANG thì hệ thống sẽ tạo 1 phiếu xuất/nhập kho tương ứng (hình 6.1) với số lượng sản phẩm bạn còn thiếu (hình 6.2)
Hình 6.1 Phiếu Back Order WH/IN/0006 cùng đơn hàng PO0005
Hình 6.2 Chi tiết phiếu Back Order WH/IN/00006
Nếu bạn click KHÔNG TẠO PHẦN DỠ DANG hệ thống sẽ tự động điều chỉnh lại số lượng đã lên kế hoạch trước đó bằng số lượng thực tế (hình 7). Lúc này phiếu xuất/nhập kho tự động tạo thêm một dòng với số lượng chênh lệch. Mục đích là để bạn có thể biết được số lượng đã lên kế hoạch trước đó.
Hình 7. Chi tiết phiếu xuất/nhập kho
Bước 1: Truy cập ứng dụng kho
Bước 2: Tại menu Tổng quan chọn kho xuất.
Bước 3: Chọn phiếu xuất kho & hành động in
Bước 1: Truy cập ứng dụng Kho vận | Cấu hình | Địa điểm sau đó click vào nút Tạo ở góc trên bên trái.
Bước 2: Lúc này, bạn cần nhập Tên địa điểm là TRANSIT, chọn Địa điểm cha là Tên viết tắt của kho mà bạn cần tạo Transit & chọn Kiểu địa điểm là Địa điểm chuyển tiếp (hình 2). Sau đó click LƯU để lưu lại các thông tin vừa tạo.
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần vào Kho vận | Cấu hình | Tuyến cung ứng. Sau đó, click vào nút Tạo
Bước 2: Lúc này, bạn cần nhập Tuyến cung ứng & chọn kho cần áp dụng tuyến cung ứng này.
Bước 3: Bước tiếp theo, bạn cần cấu hình bộ quy tắc cho tuyến cung ứng.
Bước 4: Lúc này, bạn cần:
Nhập Tên kho
Chọn Hành động là Nhập từ
Chọn Kiểu hoạt động là Kiểu hoạt động nhận hàng của kho cần tạo transit
Chọn Địa điểm nguồn là Tên viết tắt của địa điểm kho transit
Chọn Địa điểm đích là Tên viết tắt của địa điểm kho
Cuối cùng bạn cần lưu quy tắc & lưu thông tin tuyến cung ứng vừa tạo
Bước 5: Lặp lại các bước cho các kho khác > kết quả
Bước 6: Click Lưu.
Bước 1: Truy cập ứng dụng Kho
Bước 2: Vào
Bước 3: Nhập các thông tin sau Danh bạ, Kiểu hoạt động, Địa điểm nguồn (xuất hàng), Địa điểm đích (nhận hàng (ví dụ: từ kho tổng WH/Transit), Ngày giao hàng dự kiến, Chọn sản phẩm (thêm một dòng) - Nhu cầu (số lượng hàng xuất)
Bước 4: Chọn Lưu - Đánh dấu cần làm - Kiểm tra tính khả dụng - Xác nhận
Bước 5: Ở phần tổng quan chọn Kho nhận hàng (như ví dụ trên thì địa điểm địch là kho tổng WH)
Bước 7: Chọn phiếu nhận hàng
Bước 8: Click Sửa & nhập số lượng hàng nhập
Trong Module Thiết lập, tìm kiếm “Đóng gói sản phẩm” (Product Packagings) và tick bật tính năng lên. (Bạn cũng có thể click vào dòng chữ → Đóng gói sản phẩm bên dưới sau khi đã hoàn thành các bước tạo gói để quản lý các gói bạn đã tạo cho tất cả sản phẩm)
Sau đó truy cập vào 1 sản phẩm bất kỳ mà bạn muốn quản lý theo gói (Package)
Ở tab Kho vận của sản phẩm đó, kéo chuột xuống và chọn Thêm 1 dòng như hình dưới
Sau khi chọn Thêm 1 dòng, hệ thống sẽ hiển thị ra form sau để điền
Ấn Lưu. Thế là bạn đã có thể quản lý sản phẩm này được bán ra theo các gói bạn đã tạo.
Trong Module Thiết lập, tìm kiếm “Giao hàng theo gói” và tick bật tính năng lên.
Sau đó, thực hiện tạo 1 đơn bán hàng có nhiều sản phẩm. Sau khi đã xác nhận đơn hàng, thao tác truy cập vào Phiếu xuất kho như hình dưới.
Ấn nút Đặt vào gói và thực hiện xác nhận phiếu xuất kho
Sau khi đã xác nhận phiếu xuất kho, ấn nút Gói hàng để xem gói hàng.
Thao tác chọn vào gói hàng
Ở giao diện này chúng ta sẽ biết được có mặt hàng nào đang ở trong gói PACK0000015. Bên cạnh đó chúng ta có thể theo dõi được quá trình giao nhận của gói hàng này thông qua nút Điều chuyển gói
Hoặc bạn có thể quản lý Tất các các gói hàng bằng cách thao tác vào Module Kho vận → Dữ liệu gốc → Packing/Pallets
Ở giao diện này chúng ta có thể thấy toàn bộ các gói hàng đã được đặt vào gói.
(1): View list để xem các gói hàng dạng list
(2): Chọn các gói hàng cần thao tác
(3): nút In để in các mã vạch/barcode hoặc nội dung gói hàng
Hiện tại trong kho tổng đã quá tải hàng, tôi muốn chuyển hàng từ kho tổng sang kho chi nhánh thì tôi phải xử lý như thế nào?
Hình 1. Tổng quan kho
Hình 2. Các phương thức chuyển hàng
Khi bạn chọn cách thức Điều chuyển ngay: bạn chỉ cần nhập số lượng hoàn thành trong phiếu dịch chuyển nội bộ. Điều đó đồng nghĩa với việc sau khi bạn xác nhận phiếu, số lượng hoàn thành chắc chắn là số lượng đã được chuyển đến kho nhận hàng.
Hình 3. Nhập các thông tin kho nhận & sản phẩm trong phiếu dịch chuyển hàng
Lưu ý: Khi chọn địa điểm đích, hệ thống chỉ hiển thị mã của địa điểm đích (kho nhận hàng). Nếu không chắc chắn, bạn hãy mở một tab khác trên trình duyệt, vào thông tin kho hàng, kiểm tra mã kho và sau đó hãy tiếp tục.
Hình 4. Tồn kho của sản phẩm đang được chuyển
Hãy nhìn vào sản phẩm Giày Hunter(35, Đen) tổng số lượng trong tất cả các kho của bạn là 120 và chúng đều nằm trong kho tổng (WH/Stock) (hình 4).
Bây giờ bạn hãy quay lại phiếu điều chuyển nội bộ & click Xác nhận, phiếu dịch chuyển hàng nội bộ sẽ chuyển trạng thái từ Nháp sang Hoàn thành (hình 5)
Hình 5. Trạng thái của phiếu dich chuyển hàng nội bộ sau khi đã xác nhận
Hình 6. Kiểm tra số lượng tồn kho của sản phẩm đã được điều chuyển
Sau khi tạo phiếu điều chuyển hàng nội bộ, bạn cần xác nhận lại số lượng sản phẩm một lần nữa. Phương thức này áp dụng khi các cấp quản lý tạo phiếu điều chuyển hàng và sau đó, nhân viên kho sẽ dựa theo thông tin trên phiếu để xử lý xuất kho.
Hình 7. Nhập thông tin trong phiếu điều chuyển hàng
Hình 8.1 Xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 8.2 Xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 8.3 Xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 9.1 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 9.2 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Khi số lượng xuất kho thực tế bằng số lượng dự kiến ban đầu, nhân viên kho chỉ cần click Xác nhận (hình 10.1) và click Áp dụng khi hệ thống thông báo (hình 10.2).
Hình 10.1 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 10.2 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 11.1 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 11.2 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 11.3 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Nếu vì lí do nào đó bạn muốn tăng thêm số lượng sản phẩm cần chuyển, bạn hãy tạo thêm một phiếu điều chuyển hàng tương tự.
Chúng tôi cần đối soát số lượng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho có trên hệ thống thì phải xử lý như thế nào?
Hình 1. Tạo phiếu kiểm kho
Hình 2. Tạo phiếu kiểm kho
Hình 3. Chọn sản phẩm
Hình 4. Chọn số lượng dữ liệu hiển thị ở một trang
Hình 5. Chọn sản phẩm theo nhóm sản phẩm
Hình 6. Hiển thị sau khi chọn sản phẩm cần kiểm
Hình 6.1 Chọn những sản phẩm có số lượng tồn = 0
Hình 6.2 Chọn những sản phẩm có số lượng tồn = 0
Để tạo một kho hàng mới đầu tiên bạn cần vào Menu kho vận và vào mục kho hàng > Click vào nút tạo để tạo mới một kho
Sau đó bạn cần điền một số thông tin cần thiết như sau
Hình 1
Hình 2
Hình 1
Hình 2
Hình 1
Hình 2
Hình 3
Mã phiếu kho: Nhập mã phiếu
Địa điểm: Chọn một hoặc nhiều địa điểm kho (ví dụ: địa điểm WH/Stock/Location1)
Sản phẩm: Chọn một hoặc nhiều sản phẩm để kiểm kê (ví dụ: Áo thun ABC)
Ngày kế toán: Ngày mà các mục kế toán sẽ được tạo trong trường hợp định giá hàng tồn kho tự động. Nếu trống, ngày tồn kho sẽ tự động.
Công ty: mặc định là công ty trên hệ thống đăng nhập.
Số lượng đã đếm: mặc định tồn kho thực tế hoặc mặc định bằng 0.
Bước 4: Chọn Bắt đầu kiểm kê.
Để xem số tồn theo ngày cụ thể.
Hình 1
Hình 2
Hình 3
Hình 4
Hình 5
Hình 6
Hình 7
*Lưu ý: Bạn chỉ có thể xem báo cáo hàng xuất/nhập riêng biệt, để có thể xem bạn bật sang tab khác.
Hình 1. Kích hoạt tính năng
Giả định rằng bạn có 1 sản phẩm để ghi nhận landed cost là Chi phí hải quan, sản phẩm này thuộc nhóm Chi phí.
Hình 2. Tạo nhóm sản phẩm Chi phí
Hình 3. Tạo sản phẩm Chi phí hải quan
Hình 4. Cấu hình mặc định Là chi phí vận chuyển
Giả sử, bạn nhập sản phẩm Giày thể thao từ Trung Quốc thông qua đường biển, giá gốc của sản phẩm là 500.000 vnđ và chi phí phát sinh vận chuyển cho một lô hàng đó là 300.000 vnđ.
Hướng dẫn nhập hàng vào kho (Xem mục nâng cao | Xử lý phiếu xuất/nhập kho)
Hình 5. Thêm Chi phí hải quan
Hình 6. Thêm Chi phí hải quan
Hình 7. Xử lý hoá đơn
Hình 8. Xử lý hoá đơn
Có 5 phương thức tính giá (hình 9)
Hình 9. Các phương thức tính giá
Để kiểm tra kiểm tra chi tiết lịch sử giá từng lần nhập/ xuất kho, bạn cần vào Kho vận | Định giá tồn kho, tìm theo sản phẩm vừa mua - Giày thể thao (hìn 10). Bạn có thể thấy được chi tiết chi phí phát sinh cho sản phẩm này. Hoặc bạn cũng có thể kiểm chứng lại giá trị của sản phẩm bằng cách vào Kho vận | Báo cáo tồn kho và tìm sản phẩm vừa mua (hình 11).
Hình 10. Chi tiết lịch sử giá nhập của sản phẩm
Hình 11. Giá trị kho của sản phẩm sau khi phân bổ
Hình 12. Chi tiết sản phẩm
Hình 13. Cập nhật giá vốn của sản phẩm
Để biết được chính xác ngày số lượng hàng về theo báo cáo từng ngày mà không cần phải vào từng PO
1. Cấu hình
2. Xử lý một Phiếu giao hàng
3. Sử dụng nút Đóng vào Gói
Bước đầu tiên để hiển thị việc sử dụng Các tuyến nhiều bước. Các tuyến cung cấp một cơ cấu để xâu chuỗi các hoạt động khác nhau với nhau. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ xâu chuỗi bước lấy hàng đến bước vận chuyển.
Để hiển thị Các tuyến nhiều bước vào -> Kho vận -> Thiết lập -> Cài đặt và kích hoạt lựa chọn. Lưu ý rằng kích hoạt Các tuyến nhiều bước cũng sẽ kích hoạt Địa điểm lưu kho.
Một khi Các tuyến nhiều bước được kích hoạt, bạn có thể đi tới danh mục lựa chọn: Kho vận Thiết lập Kho hàng và nhập vào kho hàng sẽ sử dụng giao hàng 3 bước. Bạn có thể lựa chọn hoạt động Đóng gói, xuất hàng và giao hàng (3 bước) đối với Lô hàng Giao.
Kích hoạt hoạt động này sẽ dẫn tới việc tạo hai địa điểm mới Output và Packing Zone. Nếu bạn muốn đổi tên vào Kho vận - Thiết lập - Địa điểm, chọn cái bạn muốn đổi tên và cập nhật tên của nó.
Trong ứng dụng Bán hàng, bạn có thể tạo một báo giá với một số sản phẩm lưu kho để giao. Một khi bạn xác nhận báo giá, ba dịch chuyển sẽ được tạo và liên kết tự động tới đơn bán.
Nếu kích vào nút 3 Giao hàng, bạn sẽ nhìn thấy ngay ba dịch chuyển:
Phiếu đầu tiên là PICK hiển thị cho quá trình lấy hàng,
Phiếu thứ 2 là PACK hiển thi cho quá trình đóng gói,
Phiếu cuối cùng là OUT hiển thị cho quá trình vận chuyển.
Hoạt động đóng gói là hoạt động đầu tiên được xử lý và có trạng thái là Sẵn sàng trong khi các hoạt động khác là Chờ một hoạt động khác. Hoạt động Xuất kho sẽ trở thành Sẵn sàng ngay khi hoạt động lấy hàng được đánh dấu là Hoàn thành.
Bạn có thể vào các dịch chuyển từ đây, hoặc truy cập nó qua giao diện tổng quan kho.
Trong trường hợp bạn có sản phẩm trong kho, nó tự động được giữ phần và bạn có thể Xác nhận phiếu lấy hàng.
Khi dịch chuyển hàng được Xác nhận, đơn hàng đóng gói sẵn sàng được xử lý. Nhờ vào các dữ liệu đã được xâu chuỗi, các sản phẩm đã được chọn trước đó được tự động giữ phần trước trên đơn hàng đóng gói và có thể xác nhận trực tiếp.
Khi việc đóng gói xác nhận, đơn giao hàng đã sẵn sàng được xử lý. Tại đây, một lần nữa nó trực tiếp sẵn sàng để được xác nhận để dich chuyển các sản phẩm tới địa điểm khách hàng.
hình 1
hình 2
hình 3
Lưu ý: Sau khi bạn thêm các sản phẩm không nằm trong đơn hàng ban đầu ở phiếu xuất kho & xác nhận phiếu, hệ thống sẽ tự động thêm các sản phẩm đó trong đơn hàng (hình 4).
hình 4