¶ PHỄU BÁN HÀNG
¶ BÁN HÀNG
Trong trường hợp công ty bạn có nhiều kho. Để chọn kho khi bán hàng thì bạn cần chuyển sang tab thông tin khác sau đó chọn kho để bán ( kho xuất hàng )
¶ MUA HÀNG
Trong trường hợp công ty bạn có nhiều kho. Để chọn kho khi mua hàng thì bạn cần chuyển tab Thông tin khác trong phiếu mua hàng sau đó chọn kho cần nhận
¶ HOÁ ĐƠN
¶ ECOMMERCE
¶ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
¶ 1. Ứng tiền nhà cung cấp & cấn trừ.
¶ Đặt vấn đề
Tôi đã trả trước cho nhà cung cấp một khoản tiền, vậy làm thế nào để tôi ghi nhận trên hệ thống?
Khi tôi mua hàng của nhà cung cấp đó, làm thế nào để tôi cấn trừ khi thanh toán?
¶ Các bước thực hiện
- Tạo phiếu chi.
- Tạo phiếu giảm công nợ (debit note).
- Tạo thanh toán & cấn trừ.
¶ Hướng dẫn cụ thể
- Tạo phiếu chi
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Kế toán | Phiếu chi, đây là nơi quản lý danh sách phiếu chi của nhà cung cấp. Lúc này, bạn cần click vào TẠO (hình 1).
Hình 1. Danh sách phiếu chi
- Tiếp theo, bạn hãy chọn nhà cung cấp (1), Nhập mô tả (2), nhập số tiền chi cho nhà cung cấp (3) & click VÀO SỔ.
Hình 2. Tạo phiếu chi
- Lúc này, bạn cần click vào GHI NHẬN THANH TOÁN (hình 3.1), chọn sổ nhật ký chi tiền & click XÁC NHẬN (hình 3.2)
Hình 3.1 Ghi nhận thanh toán
Hình 3.2 Ghi nhận thanh toán
- Tạo phiếu giảm công nợ (debit note)
- Bước đầu tiền, bạn cần vào Kế toán | Giảm công nợ, đây là danh sách quản lý phiếu giảm công nợ trên hệ thống. Sau đó, bạn click vào TẠO (hình 1) .
Hình 1. Danh sách phiếu giảm công nợ
- Bước tiếp theo, bạn hãy chọn nhà cung cấp (1), nhập mô tả (2), nhập số tiền cần ứng cho nhà cung cấp (3) & Click VÀO SỔ.
Hình 2. Tạo phiếu giảm công nợ
- Lúc này, bạn cần click GHI NHẬN THANH TOÁN (hình 3.1), chọn sổ nhật ký & click XÁC NHẬN (hình 3.2).
Hình 3.1 Ghi nhận thanh toán
Hình 3.2 Ghi nhận thanh toán
Lưu ý: Sổ nhật ký của phiếu Giảm công nợ và phiếu chi tiền phải là một sổ
- Tạo thanh toán & cấn trừ
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Kế toán | Nhà cung cấp | Hoá đơn & click TẠO.
Hình 1. Danh sách hoá đơn nhà cung cấp
- Bước tiếp theo, bạn hãy chọn nhà cung cấp (1), khi đó hệ thống sẽ cho phép bạn chon những đơn hàng hoặc hoá đơn chưa được thanh toán tương ứng với nhà cung cấp (2) (hình 2.1).
Hình 2.1 Tạo thanh toán
- Lúc này, bạn hãy click VÀO SỔ (hình 2.2).
Hình 2.2 Tạo thanh toán
- Cuối cùng bạn cần click THÊM (hình 3) để cấn trừ cho hoá đơn này.
Hình 3. Cấn trừ hoá đơn
¶ NHÂN SỰ
¶ 1. HOẠT ĐỘNG CHECK IN/CHECK OUT
¶ Người quản lý nhân sự tạo mã PIN cho nhân viên
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Nhân viên | Nhân viên (hình 1) hoặc Quản lý ra vào | Nhân viên (hình 2), sau đó vào chi tiết nhân viên bạn cần tạo mã PIN.
Hình 1. Danh sách nhân viên
Hình 2. Danh sách nhân viên
- Tiếp theo, bạn cần click Sửa ở góc trên bên trái. Khi vào thông tin nhân viên, hệ thống sẽ mặc định ở tab thông tin công việc, vì vậy bạn cần click vào tab Thiết lập nhân lực (hình 3).
Hình 3. Thông tin nhân viên
- Sau đó, bạn cần nhập mã PIN cho nhân viên, mã PIN nên có 4 chữ số. Cuối cùng, bạn hãy click Lưu để lưu lại mã PIN vừa được tạo.
Hình 4. Các thông tin ở tab Thiết lập Nhân lực
Sau khi bạn đã hoàn tất thiết lập mã PIN cho tất cả các nhân sự có trong hệ thống, bạn cần thông báo mã PIN để mỗi nhân sự có thể nắm được mã PIN của mình.
¶ Nhân viên thực hiện check in / check out
Để có thể áp dụng được phương pháp check in / check này, bạn sẽ check in/ check out trực tiếp trên thiết bị của người quản lý nhân sự. Giả sử, tôi là nhân viên Hồ Văn Anh, tôi cần check in mỗi sáng khi tới công ty. Tôi sẽ đến laptop, tablet hoặc bất cứ thiết bị của người quản lý nhân sự để tiến hàng check in (tất nhiên là thiết bị của người quản lý nhân sự đã đăng nhập vào hệ thống TopERP). Điều này đồng nghĩa với việc người quản lý nhân sự phải là người đến công ty đầu tiên.
- Bước đầu tiên, người quản lý nhân sự cần vào Quản lý ra vào | Chế độ Ki-ốt (hình 1) và chọn NHẬN ĐỊNH THỦ CÔNG (hình 2).
Hình 1
Hình 2. Chế độ Ki-ốt
- Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị danh sách nhân viên có trong công ty của bạn, lúc này hãy chọn nhân viên cần check in/ check out (hình 3)
Hình 3. Danh sách nhân viên
- Cuối cùng nhân viên cần nhập mã PIN và click OK (hình 4). Hệ thống sẽ thông báo sau khi check in/check out như hình 5.
Hình 4. Màn hình check in/check out
Hình 5. Thông báo sau khi check in
¶ Quản lý thông tin check in/check out của nhân viên.
Để có thể xem lịch sử check in/check out, lịch sử đăng nhập của nhân viên, bạn cần vào Quản lý vào ra | Quản lý vào ra
Thông tin check in/check out của tất cả nhân sự
¶ DỰ ÁN
¶ NHÂN SỰ
¶ NHẬP HÀNG
¶ KHO VẬN
¶ 1. Xuất/nhập kho
¶ Đặt vấn đề
Tôi là một nhân viên quản lý kho, nhiệm vụ chính của tôi là quản lý tồn kho, kiểm tra hàng hoá xuất/ nhập kho khi có phát sinh đơn hàng bán/ mua. Vậy làm thế nào để tôi có thể ghi nhận và xử lý phiếu xuất/nhập kho trên hệ thống để bảo đảm đúng số lượng tồn kho.
¶ Chuẩn bị
- Đơn hàng bán / đơn mua hàng đã xác nhận.
- Kho đã được tạo trên hệ thống. (Hướng dẫn Tạo và quản lý kho hàng)
- Thông tin đơn hàng bán (SO) hoặc đơn mua hàng (PO): mã tham chiếu, liên hệ nhà cung cấp/khách hàng,…
¶ Thực hiện
- Bước đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Điều chuyển hàng. Đây là nơi quản lý các phiếu xuất/nhập/dịch chuyển nội bộ trong kho hàng của bạn.
Hình 1. Danh sách phiếu xuất/nhập kho
- Bước tiếp theo, bạn hãy nhập mã đơn hàng vào thanh tìm kiếm sau đó nhấn enter (hình 1). Nếu bạn tìm kiếm đơn hàng theo thông tin khách hàng/nhà cung cấp, sau khi nhập tên liên hệ, bạn chọn Tìm Danh bạ với giá trị:…. Khi đó hệ thống sẽ lọc ra các đơn hàng theo giá trị bạn tìm kiếm. Tương tự vây, bạn nhập dữ liệu nào thì bạn cần chọn tìm kiếm theo dữ liệu đó.
Hình 2. Tìm kiếm phiếu xuất/nhập kho
- Khi đã tìm thấy phiếu xuất/nhập cần xử lý, bạn hãy click vào phiếu đó (hình 2). Lúc này, bạn hãy kiểm tra kĩ các thông tin như tên khách hàng / nhà cung cấp, các thông tin về sản phẩm.
Hình 3.1 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
- Khi bạn đã chắc chắn rằng thông tin trong phiếu xuất/nhập kho đã chính xác, bạn hãy click lần lượt vào nút Sửa góc trên bên trái và icon 3 gạch ngang ở góc dưới bên phải (hình 3.1).
Hình 3.2 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
- Bước tiếp theo, bạn hãy click vào Thêm một dòng & nhập số lượng hoàn thành - số lượng nhập/xuất kho thực tế, sau đó click Xác nhận (hình 3.2).
Hình 3.3 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 3.4 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Lưu ý: Nếu số lượng xuất/nhập kho thực tế bằng số lượng xuất/nhập khi lên đơn hàng thì bạn chỉ cần click xác nhận (hình 3.3) và click Áp dụng (hình 3.4).
¶ Trường hợp số lượng xuất/nhập kho thực tế lớn/nhỏ hơn số lượng xuất/nhập kho khi tạo đơn hàng thì xử lý như thế nào?
Các bước thực hiện tương tự như Hướng dẫn trên. Chỉ thay đổi ở bước, sau khi bạn nhập số lượng xuất/nhập kho thực tế & click Xác nhận phiếu. Nếu:
- Số lượng thực tế lớn hơn số lượng khi tạo đơn hàng (hình 4.1).
Khi bạn xác nhận phiếu, hệ thống sẽ thông báo số lượng bạn đang nhập lớn hơn số lượng đã lên kế hoạch khi tạo đơn hàng (hình 4.2). Nếu bạn click xác nhận (hình 4.2) hệ thống sẽ điều chỉnh lại số lượng khi tạo đơn hàng trong phiếu xuất/nhập kho (hình 4.3).
Hình 4.1 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 4.2 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 4.3 Số lượng yêu cầu ban đầu = số lượng thực tế
- Số lượng Số lượng thực tế nhỏ hơn số lượng khi tạo đơn hàng (hình 5.1).
Khi bạn xác nhận phiếu, hệ thống sẽ thông báo số lượng bạn đang nhập nhỏ số lượng đã lên kế hoạch khi tạo đơn hàng (hình 5.2).
Hình 5.1 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Hình 5.2 Xử lý phiếu xuất/nhập kho
Lúc này nếu bạn click TẠO PHẦN DỠ DANG thì hệ thống sẽ tạo 1 phiếu xuất/nhập kho tương ứng (hình 6.1) với số lượng sản phẩm bạn còn thiếu (hình 6.2)
Hình 6.1 Phiếu Back Order WH/IN/0006 cùng đơn hàng PO0005
Hình 6.2 Chi tiết phiếu Back Order WH/IN/00006
Nếu bạn click KHÔNG TẠO PHẦN DỠ DANG hệ thống sẽ tự động điều chỉnh lại số lượng đã lên kế hoạch trước đó bằng số lượng thực tế (hình 7). Lúc này phiếu xuất/nhập kho tự động tạo thêm một dòng với số lượng chênh lệch. Mục đích là để bạn có thể biết được số lượng đã lên kế hoạch trước đó.
Hình 7. Chi tiết phiếu xuất/nhập kho
¶ 2. Điều chuyển nội bộ
¶ Đặt vấn đề
Hiện tại trong kho tổng đã quá tải hàng, tôi muốn chuyển hàng từ kho tổng sang kho chi nhánh thì tôi phải xử lý như thế nào?
¶ Chuẩn bị
- Kho tổng và kho chi nhánh đã được tạo từ trước (Hướng dẫn tạo kho)
- Đảm bảo rằng trong kho tổng (kho cần chuyển hàng đi) những sản phẩm cần chuyển đi phải có số lượng lớn hơn hoặc bằng số lượng cần chuyển. Ví dụ bạn cần chuyển 5 sản phẩm A từ kho tổng sang kho chi nhánh thì số lượng tồn kho của sản phẩm A trong kho tổng phải lớn hơn hoặc bằng 5).
¶ Thực hiện
- Bước đầu tiên bạn cần vào Kho vận | Tổng quan, đây là nơi quản lý các loại hoạt động của tất cả các kho trong hệ thống. Quay lại vấn đề, bạn muốn chuyển hàng từ kho tổng sang kho chi nhánh, vậy bạn hãy chọn loại hoạt động Điều chuyển nội bộ của Kho tổng & click vào icon 3 chấm (hình 1).
Hình 1. Tổng quan kho
- Lúc này, bạn có 2 cách thức chuyển hàng (hình 2): Điều chuyển ngay & giao dịch theo kế hoạch.
Hình 2. Các phương thức chuyển hàng
¶ 1. Điều chuyển ngay
Khi bạn chọn cách thức Điều chuyển ngay: bạn chỉ cần nhập số lượng hoàn thành trong phiếu dịch chuyển nội bộ. Điều đó đồng nghĩa với việc sau khi bạn xác nhận phiếu, số lượng hoàn thành chắc chắn là số lượng đã được chuyển đến kho nhận hàng.
- Sau khi đã chọn phương thước Điều chuyển ngay, hệ thống sẽ hiển thị một phiếu dịch chuyển hàng. Bạn hãy chọn ngày dự kiến giao hàng, địa điểm đích, chọn sản phẩm và nhập số lượng hoàn thành cần chuyển. Tuy nhiên bạn cũng không cần phải chọn ngày dự kiến giao hàng (hình 3).
Hình 3. Nhập các thông tin kho nhận & sản phẩm trong phiếu dịch chuyển hàng
- Trước khi click Xác nhận phiếu, bạn hãy kiểm tra số lượng tồn kho của sản phẩm được chuyển, trong ví dụ này là Giày Hunter (35,Đen) trong các kho. Lưu ý, bạn hãy mở một tab khác trên trình duyệt Hướng dẫn xem tồn kho.
Hình 4. Tồn kho của sản phẩm đang được chuyển
-
Hãy nhìn vào sản phẩm Giày Hunter(35, Đen) tổng số lượng trong tất cả các kho của bạn là 120 và chúng đều nằm trong kho tổng (WH/Stock) (hình 4).
-
Bây giờ bạn hãy quay lại phiếu điều chuyển nội bộ & click Xác nhận, phiếu dịch chuyển hàng nội bộ sẽ chuyển trạng thái từ Nháp sang Hoàn thành (hình 5)
Hình 5. Trạng thái của phiếu dich chuyển hàng nội bộ sau khi đã xác nhận
- Để kiểm chứng, bạn hãy kiểm tra lại số lượng tồn kho của sản phẩm này. Tổng số lượng tồn của Giày Hunter(35, Đen) vẫn là 120 nhưng 100 ở kho tổng (WH/Stock) và 20 ở kho chi nhánh (CN1/Stock).
Hình 6. Kiểm tra số lượng tồn kho của sản phẩm đã được điều chuyển
¶ 2. Giao dịch theo kế hoạch
Sau khi tạo phiếu điều chuyển hàng nội bộ, bạn cần xác nhận lại số lượng sản phẩm một lần nữa. Phương thức này áp dụng khi các cấp quản lý tạo phiếu điều chuyển hàng và sau đó, nhân viên kho sẽ dựa theo thông tin trên phiếu để xử lý xuất kho.
¶ 2.1 Cấp quản lý tạo phiếu điều chuyển nội bộ
- Sau khi đã chọn phương thức Giao dịch theo kế hoạch, hệ thống sẽ hiển thị một phiếu dịch chuyển hàng. Bạn xử lý tương tự như trường hợp Điều chuyển ngay, chỉ khác là bạn hãy nhập số lượng Demand thay vì nhập số lượng hoàn thành. Khi đã nhập đầy đủ thông tin của phiếu, bạn hãy click Lưu (hình 7).
Hình 7. Nhập thông tin trong phiếu điều chuyển hàng
- Bước tiếp theo, bạn hãy click vào Đánh dấu cần làm (hình 8.1) và Kiểm tra khả dụng (hình 8.2).
Hình 8.1 Xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 8.2 Xử lý phiếu điều chuyển hàng
- Sau khi click Kiểm tra khả dụng, hệ thống sẽ kiểm tra số lượng hàng có trong kho cần xuất. Nếu số lượng trong kho đáp ứng đủ với số lượng bạn cần chuyển, hệ thống sẽ tự nhập vào số lượng giữ trước (hình 8.3).
Hình 8.3 Xử lý phiếu điều chuyển hàng
- Sau khi đã xử lý xong các bước trên, bạn hãy thông báo cho nhân viên kho mã phiếu *WH/INT/00006 bằng cách nhắn tin hoặc lên lịch công việc trực tiếp trong phiếu.
¶ 2.2 Nhân viên kho xử lý xuất kho
- Sau khi nhận được thông tin mã phiếu, nhân viên kho sẽ vào Kho vận. Lúc này, ở loại hoạt động Điều chuyện nội bộ sẽ có các phiếu cần xử lý. Nhân viên kho sẽ click vào Cần xử lý và hệ thống sẽ hiển thị những phiếu cần xử lý (hình 9.1).
Hình 9.1 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
- Bước tiếp theo, nhân viên kho có thể tìm bằng mắt thường hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm thấy phiếu điều chuyển hàng một cách nhanh nhất (hình 9.2)
Hình 9.2 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
¶ Trường hợp 1: số lượng hoàn thành bằng số lượng dự kiến ban đầu
Khi số lượng xuất kho thực tế bằng số lượng dự kiến ban đầu, nhân viên kho chỉ cần click Xác nhận (hình 10.1) và click Áp dụng khi hệ thống thông báo (hình 10.2).
Hình 10.1 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 10.2 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
¶ Trường hợp 2: số lượng hoàn thành ít hơn số lượng dự kiến ban đầu
- Sau khi vào chi tiết phiếu điều chuyển hàng, nhân viên kho cần click Sửa (hình 11.1). Lúc này, nhân viên kho cần nhập số lượng thực tế xuất kho số lượng hoàn thành và click Xác nhận (hình 11.2).
Hình 11.1 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
Hình 11.2 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
- Lúc này, hệ thống sẽ thông báo người dùng đã nhập số lượng ít hơn yêu cầu ban đầu. Nếu chọn TẠO PHẦN DỠ DANG hệ thống sẽ tạo thêm một phiếu điều chuyển hàng với số lượng chênh lệch. Nếu chọn KHÔNG TẠO PHẦN DỠ DANG hệ thống sẽ điều chỉnh lại số lượng yêu cầu ban đầu bằng số lượng hoàn thành mà nhân viên kho đã nhập.
Hình 11.3 Nhân viên kho xử lý phiếu điều chuyển hàng
¶ Trường hợp 3: số lượng hoàn thành nhiều hơn số lượng dự kiến ban đầu
Nếu vì lí do nào đó bạn muốn tăng thêm số lượng sản phẩm cần chuyển, bạn hãy tạo thêm một phiếu điều chuyển hàng tương tự.
¶ 3. Kiểm kho
¶ Đặt vấn đề
Chúng tôi cần đối soát số lượng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho có trên hệ thống thì phải xử lý như thế nào?
¶ Chuẩn bị
- Kho cần kiểm tra số lượng tồn đã được trên hệ thống.
- Sản phẩm cần kiểm đã được tạo trên hệ thống.
¶ Thực hiện
- Bước đầu tiên, bạn hãy vào Kho vận | Kiểm kê kho, sau đó click vào Tạo ở góc trên bên trái (hình 1).
Hình 1. Tạo phiếu kiểm kho
- Bước tiếp theo, bạn hãy chọn địa điểm kho, chọn sản phẩm (hình 2). Hãy lưu ý rằng, nếu tên viết tắt của kho là A thì hãy chọn A/Stock. Còn về phần sản phẩm bạn hãy click vào khoảng trống ở trường Sản phẩm (hình 2) sau đó click vào Tìm kiếm thêm (hình 3).
Hình 2. Tạo phiếu kiểm kho
Hình 3. Chọn sản phẩm
- Nếu bạn muốn kiểm tất cả sản phẩm có trong hệ thống, bạn hãy chọn số lượng dữ liệu hiển thị 1-100 dòng dữ liệu trên 1 trang (1) sau đó click vào ô chọn tất cả (2) (hình 4). Nếu hệ thống của bạn có 1000 sản phẩm, hãy thực hiện bước này 10 lần.
Hình 4. Chọn số lượng dữ liệu hiển thị ở một trang
- Nếu bạn muốn chọn sản phẩm theo nhóm, đầu tiền bạn hãy Nhóm theo Nhóm sản phẩm (1), sau đó check vào ô chọn tất cả (2) và click vào CHỌN ở góc dưới bên trái. Nếu số lượng sản phẩm trong nhóm sản phẩm của bạn nhiều hơn 30, hãy thực hiện thêm các bước tương tự như trường hợp kiểm tất cả sản phẩm (hình 5). Thực hiện tương tự nếu bạn muốn chọn theo Loại sản phẩm.
Hình 5. Chọn sản phẩm theo nhóm sản phẩm
- Sau khi đã chọn những sản phẩm cần kiểm, bạn hãy chọn BẮT ĐẦU KIỂM KÊ để có thể nhập số lượng tồn kho thực tế (hình 6).
Hình 6. Hiển thị sau khi chọn sản phẩm cần kiểm
- Lúc này những sản phẩm đã có số lượng tồn kho khác 0 sẽ hiển thị sẵn trên form để bạn có thể nhập số lượng tồn kho thực tế. Đối với những sản phẩm có số lượng tồn kho = 0 thì bạn cần chọn lại những sản phẩm đó thì mới có thể cập nhập số lượng tồn kho thực tế. Bạn hãy click vào TẠO ở góc trên bên phải (hình 6.1) sau đó chọn thêm sản phẩm và click LƯU (hình 6.2).
Hình 6.1 Chọn những sản phẩm có số lượng tồn = 0
Hình 6.2 Chọn những sản phẩm có số lượng tồn = 0
- Để cập nhật số lượng tồn kho thực tế, bạn hãy click vào số lượng ở cột Counted và sau đó nhập số lượng tồn thực tế. Sau khi đã cập nhật số lượng tồn thực tế, bạn hãy click LƯU để kiểm tra lại dữ liệu một lần nữa và sau đó click XÁC NHẬN KIỂM KHO. Tuy nhiên, bạn cũng có thể bỏ qua bước LƯU.
¶ 4. Landed Cost
¶ Đặt vấn đề
¶ Chuẩn bị
- Kích hoạt tính năng Landed cost trên hệ thống.
- Tạo sản phẩm landed cost - chi phí.
- Sản phẩm cần được phân bổ giá đã được tạo trên hệ thống.
¶ Thực hiện
¶ Kích hoạt tính năng
- Để kích hoạt tính năng landed cost trên hệ thống, bạn cần vào Thiết lập | Thiết lập chung, chọn module Kho vận (1), tick chọn checkbox Landed Costs (2), chọn sổ nhật ký mặc đinh - Default Journal: Inventory Valuation (3) và sau đó click LƯU.
Hình 1. Kích hoạt tính năng
¶ Tạo sản phẩm landed cost - chi phí.
Giả định rằng bạn có 1 sản phẩm để ghi nhận landed cost là Chi phí hải quan, sản phẩm này thuộc nhóm Chi phí.
- Đầu tiên, bạn cần tạo nhóm sản phẩm Chi phí với phương pháp giá vốn là Giá trung bình & Định giá tồn kho Tự động, sau đó chọn các tài khoản kế toán tương tự (hình 2).
Hình 2. Tạo nhóm sản phẩm Chi phí
- Tiếp theo, bạn cần tạo sản phẩm Chi phí hải quan với loại sản phẩm dịch vụ & chọn nhóm sản phẩm chi phí đã được tạo. (hình 3)
Hình 3. Tạo sản phẩm Chi phí hải quan
- Sau đó, bạn hãy qua tab Kế toán tick chọn checkbox Là Chi phí vận chuyển & click LƯU.
Hình 4. Cấu hình mặc định Là chi phí vận chuyển
¶ Tạo đơn mua hàng và phân bổ chi phí vào giá nhập của sản phẩm.
Giả sử, bạn nhập sản phẩm Giày thể thao từ Trung Quốc thông qua đường biển, giá gốc của sản phẩm là 500.000 vnđ và chi phí phát sinh vận chuyển cho một lô hàng đó là 300.000 vnđ.
- Đầu tiên bạn cần tạo một đơn mua hàng với sản phẩm trên, sau đó bạn thực hiện nhập hàng.
Hướng dẫn nhập hàng vào kho (Xem mục nâng cao | Xử lý phiếu xuất/nhập kho)
- Tiếp theo khi tạo hoá đơn cho đơn hàng mua này, bạn cần thêm sản phẩm Chi phí hải quan (hình 5) và click vào sổ (hình 6).
Hình 5. Thêm Chi phí hải quan
Hình 6. Thêm Chi phí hải quan
- Sau khi đã vào sổ, bạn cần click CREATE LANDED COSTS để xác nhận khoản chi phí phát sinh (hình 7).
Hình 7. Xử lý hoá đơn
- Tiếp theo, bạn hãy click Sửa ở góc trên bên trái, chọn phiếu nhập kho (1), chọn Phương thức tính giá (2), nhập số tiền cần phân bổ & click XÁC NHẬN.
Hình 8. Xử lý hoá đơn
Có 5 phương thức tính giá (hình 9)
- Phân bổ đều cho từng dòng sản phẩm trên phiếu
- Phân bổ theo tỷ lệ về số lượng sản phẩm
- Phân bổ theo tỷ lệ về giá vốn hiện tại
- Phân bổ theo tỷ lệ về khối lượng
- Phân bổ theo tỷ lệ về thể tích sản phẩm
Hình 9. Các phương thức tính giá
- Cuối cùng, bạn cần xử lý bước ghi nhận thanh toán cho đơn mua hàng.
Để kiểm tra kiểm tra chi tiết lịch sử giá từng lần nhập/ xuất kho, bạn cần vào Kho vận | Định giá tồn kho, tìm theo sản phẩm vừa mua - Giày thể thao (hìn 10). Bạn có thể thấy được chi tiết chi phí phát sinh cho sản phẩm này. Hoặc bạn cũng có thể kiểm chứng lại giá trị của sản phẩm bằng cách vào Kho vận | Báo cáo tồn kho và tìm sản phẩm vừa mua (hình 11).
Hình 10. Chi tiết lịch sử giá nhập của sản phẩm
Hình 11. Giá trị kho của sản phẩm sau khi phân bổ
- Để update giá cost của sản phẩm, bạn cần vào chi tiết sản phẩm sau đó click vào Cập nhật giá vốn (hình 12), sau đó click Áp dụng (hình 13).
Hình 12. Chi tiết sản phẩm
Hình 13. Cập nhật giá vốn của sản phẩm
¶ 5. Tính giá vốn sản phẩm theo phương pháp Bình quân gia quyền
-
Phương pháp tính giá vốn của sản phẩm sẽ được thiết lập theo Nhóm sản phẩm.
-
Để thiết lập phương pháp tính giá vốn, anh chị vào Kho vận > Nhóm sản phẩm
- Chọn một Nhóm sản phẩm
- Hiện tại Nhóm sản phẩm này đang áp dụng Phương pháp giá vốn là Giá tiêu chuẩn, anh chị chọn SỬA và chọn lại Phương pháp giá vốn là Giá trung bình (AVCO) và chọn thông tin như hình bên dưới
- Chọn LƯU là anh chị hoàn thành việc thiết lập phương pháp tính giá vốn.
¶ 6. Truy vết
¶ Đặt vấn đề
Để biết được chính xác ngày số lượng hàng về theo báo cáo từng ngày mà không cần phải vào từng PO
¶ Thực hiện
- Đầu tiên, chọn sản phẩm cần theo dõi và chọn button “Truy xuất kho”
- Hoặc vào Menu Kho vận -> Truy vết
- Sau đó sẽ có kết quả như hình. Chuyển sang dạng pivot bằng cách click vào nút đã được khoanh tròn và điều chỉnh như hình bên dưới
¶ 7. Báo cáo tồn kho
¶ Đặt vấn đề
Để xem số tồn theo ngày cụ thể.
¶ Thực hiện
- Đầu tiên, vào menu Kho vận -> Báo cáo tồn kho. Sau đó chọn button như hình.
- Chọn thời điểm muốn xem tồn kho
¶ 8. Hoạt động xuất nhập
¶ Đặt vấn đề
Để xem tất các hoạt động xuất nhập sản phẩm nào đó theo yêu cầu.
¶ Thực hiện
- Đầu tiên vào menu Kho vận - Điều chuyển hàng. Sau đó tìm theo sản phẩm cần theo theo dõi( thực hiện theo thứ tự như hình dưới)
- Có thể lọc danh sách điều chuyển theo điều kiện xác định như hình dưới.
¶ ĐẠI LÝ
¶ SẢN XUẤT
¶ XUẤT DỮ LIỆU
- Để xuất dữ liệu thì bạn cần vào Menu có chứa dữ liệu mà bạn cần xuất. Ví dụ bạn cần xuất dữ liệu khách hàng thì bạn cần vào Menu bán hàng > Vào mục khách hàng > Sau đó bạn cần chuyển sang View list > Chọn ô kế chữ " Tên " để chọn hết dữ liệu cần xuất > Chọn hành động > Xuất
- Sau đó Pop up chọn trường dữ liệu hiện ra và bạn cần thực hiện như sau:
- Bạn cần tìm kiếm trường dữ liệu mà bạn cần xuất bằng cách Click vào dấu + như hình trên > Sau đó bạn Click vào " Xuất " Thì File Excel sẽ được xuất ra
- Tương tự như ở những trang dữ liệu khác, bạn chỉ cần chọn dữ liệu cần thiết và xuât ra là hoàn tất
¶ PHÂN QUYỀN USER
- Trong hệ thống Odoo, khi tạo một user, chúng ta sẽ cần phân quyền cho user đó, cụ thể như sau:
¶ PHÊ DUYỆT
¶ 1. Tạo loại phê duyệt
- Để tạo loại phê duyệt. Đầu tiên, bạn vào module Phê duyệt (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn vào menu Cấu hình | Loại phê duyệt (hình 2)
Hình 2
- Tiếp theo, bạn click Tạo & cần chú ý thông tin sau: (hình 3)
- Tên: Nhập tên loại phê duyệt (ví dụ: phê duyệt hợp đồng)
- Mô tả: nhập mô tả (nếu có)
- Trường thông tin: lựa chọn trường phù hợp cho loại phê duyệt (Bắt buộc: trường này bắt buộc phải nhập, Tuỳ chọn: có thể nhập hoặc không, Không dùng: không dùng)
- Quản lý nhân sự: click chọn để cho phép quản lý nhân sự duyệt.
- Người phê duyệt: tìm & chọn người phê duyệt.
- Phê duyệt tối thiểu: số lượng phê duyệt tối thiểu.
Hình 3
¶ 2. Gửi yêu cầu lên chờ duyệt
- Để gửi yêu cầu lên chờ duyệt. Đầu tiên, bạn vào module Phê duyệt (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn tìm Loại phê duyệt & click chọn Đề nghị mới (hình 2)
Hình 2
- Tiếp theo, bạn cần chú ý thông tin sau: (hình 3)
- Liên hệ: chọn người liên hệ (trường dữ liệu này được cấu hình trong Loại phê duyệt)
- Tổng tiền: nhập tổng tiền (ví dụ: tổng tiền của hợp đồng là 0)
- Mã phiếu: nhập mã phiếu.
- Tab mô tả: nhập mô tả (nếu có).
- Tab Người phê duyệt: chọn thêm người phê duyệt bằng cách chọn Thêm một dòng.
- Bạn click Lưu.
*Hình 3
- Đính kèm chứng từ: Bạn click vào Đính kèm chứng từ & chọn file. Hệ thống sẽ hiển thị phần chứa file đã tải lên. (hình 4)
*Hình 4
- Cuối cùng, bạn click Gửi để hoàn tất.
¶ 3. Xem lại các yêu cầu duyệt & trạng thái yêu cầu của bản thân.
- Để Xem lại các yêu cầu duyệt & trạng thái yêu cầu của bản thân. Đầu tiên, bạn vào module Phê duyệt (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Phê duyệt của tôi | Yêu cầu của tôi. Tại đây, bạn sẽ thấy các trạng thái như: Để trình, Đã trình, Đã phê duyệt, Bị từ chối, Huỷ. Bạn cũng có thể sửa bằng cách click vào yêu cầu & chọn Sửa (hình 2).
Hình 2
¶ 4. Cấp quản lý duyệt yêu cầu.
- Để xét duyệt yêu cầu. Đầu tiên, bạn chọn module Phê duyệt (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Người quản lý | Tất cả phê duyệt (hình 2)
Hình 2
- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các yêu cầu phê duyệt đang để trình (hình 3)
Hình 3
- Bạn chọn một đối tượng phê duyệt.
¶ 4.1. Duyệt yêu cầu.
- Đầu tiên, bạn kiểm tra thông tin yêu cầu & file đính kèm (hình 1)
Hình 1
- Sau khi kiểm tra thông tin & sửa | lưu (nếu có) thì bạn click Duyệt (hình 2)
Hình 2
- Trạng thái của yêu cầu chuyển thành Đã phê duyệt (hình 3)
Hình 3
¶ 4.2. Từ chối yêu cầu
- Để từ chối yêu cầu, bạn click Từ chối (hình 1)
Hình 1
- Trạng thái của yêu cầu chuyển thành Đã từ chối (hình 2)
Hình 2
¶ 4.3. Huỷ yêu cầu
- Để huỷ yêu cầu, bạn click Huỷ (hình 1)
Hình 1
- Trạng thái của yêu cầu chuyển thành Huỷ (hình 2)
Hình 2
¶ 5. Rút tiền
Đang cập nhật
¶ KẾ HOẠCH
¶ 1. Cấu hình qui tắc kế hoạch
- Để cấu hình qui tắc kế hoạch. Đầu tiên, bạn chọn module Kế hoạch (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Cấu hình | Qui tắc (hình 2)
Hình 2
- Tiếp theo, bạn click Tạo & cần lưu ý thông tin sau: (hình 3)
- Tên: Nhập tên qui tắc (ví dụ: NV)
- Màu sắc: chọn màu để phân biệt khi lên kế hoạch trên lịch.
Hình 3
- Bạn click Lưu để hoàn tất.
¶ 2. Cấu hình mẫu ca làm việc
- Để cấu hình mẫu ca làm việc. Đầu tiên, bạn chọn module Kế hoạch (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Cấu hình | Mẫu ca làm việc (hình 2)
Hình 2
- Tiếp theo, bạn click Tạo & cần lưu ý thông tin sau: (hình 3)
- Vai trò: Chọn vai trò (qui tắc) (ví dụ: NV). Bạn có thể tạo trực tiếp trên field này.
- Giờ bắt đầu: nhập giờ bắt đầu ca làm việc. (ví dụ: 8:00 là 7 giờ sáng)
- Khoảng thời gian: nhập khoảng thời gian làm việc từ giờ bắt đầu (ví dụ: bạn nhập 8:00 thì giờ kết thúc là 16:00)
Hình 3
- Bạn click Lưu để hoàn tất.
¶ 3. Ấn định (Thời gian) theo nhân viên, qui tắc, dự án
- Để ấn định (thời gian) theo nhân viên. Đầu tiên, bạn chọn module Kế hoạch (hình 1)
Hình 1
- Sau đó, bạn chọn menu Ấn định (Thời gian) | Theo nhân viên (hình 2)
Hình 2
- Tiếp theo, bạn click Thêm & cần chú ý thông tin sau: (hình 3)
- Mẫu kế hoạch: gồm các mẫu ca làm việc đã cấu hình (ví dụ: ban đầu tạo NV thời gian bắt đầu là 7:00 & khoảng thời gian 8:00 thì sẽ hiển thị là 8 SA - 4 CH NV: 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều)
- Nhân viên: chọn nhân viên phân công cho ca làm việc.
- Vai trò: trường hợp bạn chọn mẫu kế hoạch ở trên thì mặc định sẽ lấy theo vai trò đã cấu hình (NV), còn bạn không chọn mẫu kế hoạch thì bạn tự chọn)
- Ngày bắt đầu: ngày/giờ bắt đầu ca làm việc.
- Ngày kết thúc: ngày/giờ kết thúc ca làm việc.
- Giờ phân bổ: trường hợp 1 lấy theo giờ làm việc của nhân viên (ví dụ: Standard 40 hours/week => 40:00), trường hợp 2 lấy theo mẫu kế hoạch (NV) => 8:00, trường hợp 3 tự chọn ngày bắt đầu & ngày kết thúc (ví dụ: bạn chọn 26/04/2021 08:00:00 đến 29/04/2021 16:00:00 => 31:00)
- Thời gian phân bổ (%): tỷ lệ thời gian nhân viên được cho là làm việc trong ca. (ví dụ: giờ phần bổ = 100:00 mà nhập thời gian phân bổ là 50% => giờ phân bổ = 50:00)
- Lặp (nếu có): nhập số tuần lặp lại ca làm việc, có 2 lựa chọn: mãi mãi & cho đến (chọn ngày kết thúc lặp).
- Cuối cùng, bạn có 3 lựa chọn click:
- Lưu: click lưu thì ca làm việc này chỉ hiển thị lên lịch & nhân viên chưa thấy. (hình 4)
- Công khai/Công khai & gửi: click vào thì sẽ cho nhân viên đã được phân công xem ca làm việc này.
Hình 3
Hình 4
- Ấn định (thời gian) cho qui tắc: tương tự.
- Ấn định (thời gian) cho dự án: tương tự chỉ thêm phần bạn phải chọn dự án & tạo công việc cho nhân viên đó. _(hình 5)
Hình 5