¶ ECOMMERCE
¶ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
¶ 1. Ứng tiền nhà cung cấp & cấn trừ.
¶ Đặt vấn đề
Tôi đã trả trước cho nhà cung cấp một khoản tiền, vậy làm thế nào để tôi ghi nhận trên hệ thống?
Khi tôi mua hàng của nhà cung cấp đó, làm thế nào để tôi cấn trừ khi thanh toán?
¶ Các bước thực hiện
- Tạo phiếu chi.
- Tạo phiếu giảm công nợ (debit note).
- Tạo thanh toán & cấn trừ.
¶ Hướng dẫn cụ thể
- Tạo phiếu chi
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Kế toán | Phiếu chi, đây là nơi quản lý danh sách phiếu chi của nhà cung cấp. Lúc này, bạn cần click vào TẠO (hình 1).
Hình 1. Danh sách phiếu chi
- Tiếp theo, bạn hãy chọn nhà cung cấp (1), Nhập mô tả (2), nhập số tiền chi cho nhà cung cấp (3) & click VÀO SỔ.
Hình 2. Tạo phiếu chi
- Lúc này, bạn cần click vào GHI NHẬN THANH TOÁN (hình 3.1), chọn sổ nhật ký chi tiền & click XÁC NHẬN (hình 3.2)
Hình 3.1 Ghi nhận thanh toán
Hình 3.2 Ghi nhận thanh toán
- Tạo phiếu giảm công nợ (debit note)
- Bước đầu tiền, bạn cần vào Kế toán | Giảm công nợ, đây là danh sách quản lý phiếu giảm công nợ trên hệ thống. Sau đó, bạn click vào TẠO (hình 1) .
Hình 1. Danh sách phiếu giảm công nợ
- Bước tiếp theo, bạn hãy chọn nhà cung cấp (1), nhập mô tả (2), nhập số tiền cần ứng cho nhà cung cấp (3) & Click VÀO SỔ.
Hình 2. Tạo phiếu giảm công nợ
- Lúc này, bạn cần click GHI NHẬN THANH TOÁN (hình 3.1), chọn sổ nhật ký & click XÁC NHẬN (hình 3.2).
Hình 3.1 Ghi nhận thanh toán
Hình 3.2 Ghi nhận thanh toán
Lưu ý: Sổ nhật ký của phiếu Giảm công nợ và phiếu chi tiền phải là một sổ
- Tạo thanh toán & cấn trừ
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Kế toán | Nhà cung cấp | Hoá đơn & click TẠO.
Hình 1. Danh sách hoá đơn nhà cung cấp
- Bước tiếp theo, bạn hãy chọn nhà cung cấp (1), khi đó hệ thống sẽ cho phép bạn chon những đơn hàng hoặc hoá đơn chưa được thanh toán tương ứng với nhà cung cấp (2) (hình 2.1).
Hình 2.1 Tạo thanh toán
- Lúc này, bạn hãy click VÀO SỔ (hình 2.2).
Hình 2.2 Tạo thanh toán
- Cuối cùng bạn cần click THÊM (hình 3) để cấn trừ cho hoá đơn này.
Hình 3. Cấn trừ hoá đơn
¶ NHÂN SỰ
¶ 1. HOẠT ĐỘNG CHECK IN/CHECK OUT
¶ Người quản lý nhân sự tạo mã PIN cho nhân viên
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Nhân viên | Nhân viên (hình 1) hoặc Quản lý ra vào | Nhân viên (hình 2), sau đó vào chi tiết nhân viên bạn cần tạo mã PIN.
Hình 1. Danh sách nhân viên
Hình 2. Danh sách nhân viên
- Tiếp theo, bạn cần click Sửa ở góc trên bên trái. Khi vào thông tin nhân viên, hệ thống sẽ mặc định ở tab thông tin công việc, vì vậy bạn cần click vào tab Thiết lập nhân lực (hình 3).
Hình 3. Thông tin nhân viên
- Sau đó, bạn cần nhập mã PIN cho nhân viên, mã PIN nên có 4 chữ số. Cuối cùng, bạn hãy click Lưu để lưu lại mã PIN vừa được tạo.
Hình 4. Các thông tin ở tab Thiết lập Nhân lực
Sau khi bạn đã hoàn tất thiết lập mã PIN cho tất cả các nhân sự có trong hệ thống, bạn cần thông báo mã PIN để mỗi nhân sự có thể nắm được mã PIN của mình.
¶ Nhân viên thực hiện check in / check out
Để có thể áp dụng được phương pháp check in / check này, bạn sẽ check in/ check out trực tiếp trên thiết bị của người quản lý nhân sự. Giả sử, tôi là nhân viên Hồ Văn Anh, tôi cần check in mỗi sáng khi tới công ty. Tôi sẽ đến laptop, tablet hoặc bất cứ thiết bị của người quản lý nhân sự để tiến hàng check in (tất nhiên là thiết bị của người quản lý nhân sự đã đăng nhập vào hệ thống TopERP). Điều này đồng nghĩa với việc người quản lý nhân sự phải là người đến công ty đầu tiên.
- Bước đầu tiên, người quản lý nhân sự cần vào Quản lý ra vào | Chế độ Ki-ốt (hình 1) và chọn NHẬN ĐỊNH THỦ CÔNG (hình 2).
Hình 1
Hình 2. Chế độ Ki-ốt
- Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị danh sách nhân viên có trong công ty của bạn, lúc này hãy chọn nhân viên cần check in/ check out (hình 3)
Hình 3. Danh sách nhân viên
- Cuối cùng nhân viên cần nhập mã PIN và click OK (hình 4). Hệ thống sẽ thông báo sau khi check in/check out như hình 5.
Hình 4. Màn hình check in/check out
Hình 5. Thông báo sau khi check in
¶ Quản lý thông tin check in/check out của nhân viên.
Để có thể xem lịch sử check in/check out, lịch sử đăng nhập của nhân viên, bạn cần vào Quản lý vào ra | Quản lý vào ra
Thông tin check in/check out của tất cả nhân sự
¶ KHO VẬN
¶ 5. Tính giá vốn sản phẩm theo phương pháp Bình quân gia quyền
-
Phương pháp tính giá vốn của sản phẩm sẽ được thiết lập theo Nhóm sản phẩm.
-
Để thiết lập phương pháp tính giá vốn, anh chị vào Kho vận > Nhóm sản phẩm
- Chọn một Nhóm sản phẩm
- Hiện tại Nhóm sản phẩm này đang áp dụng Phương pháp giá vốn là Giá tiêu chuẩn, anh chị chọn SỬA và chọn lại Phương pháp giá vốn là Giá trung bình (AVCO) và chọn thông tin như hình bên dưới
- Chọn LƯU là anh chị hoàn thành việc thiết lập phương pháp tính giá vốn.
¶ 8. Hoạt động xuất nhập
¶ Đặt vấn đề
Để xem tất các hoạt động xuất nhập sản phẩm nào đó theo yêu cầu.
¶ Thực hiện
- Đầu tiên vào menu Kho vận - Điều chuyển hàng. Sau đó tìm theo sản phẩm cần theo theo dõi( thực hiện theo thứ tự như hình dưới)
- Có thể lọc danh sách điều chuyển theo điều kiện xác định như hình dưới.
¶ BẢO HÀNH
¶ Tạo & gửi yêu cầu bảo hành
- Bước 1: Truy cập ứng dụng bảo hành (hình 1)
Hình 1
-
Bước 2: Chọn Tạo & cần lưu ý thông tin sau (hình 2)
- Lô/seri: Nhập số lô/seri hoặc tạo trực tiếp (nếu có)
- Sản phẩm: chọn sản phẩm cần bảo hành.
- Kiểu đối tác: có 2 loại khách hàng & nhà cung cấp.
- Đối tác: chọn đối tác khách hàng/nhà cung cấp.
- Đơn bán (kiểu đối tác khách hàng): bao gồm các đơn bán hàng liên quan đến đối tác & có thể tạo mới tại trường dữ liệu này.
- Đơn mua (kiểu đối tác nhà cung cấp): bao gồm các đơn mua hàng liên quan đến đối tác & có thể tạo mới tại trường dữ liệu này.
- Ngày tạo yêu cầu bảo hành: mặc định chọn thời điểm tạo & có thể chọn ngày khác.
- Người phụ trách: mặc định là người dùng đang đăng nhập hệ thống.
- Bắt đầu bảo hành: Ngày bắt đầu bảo hành được mặc định lấy theo ngày tạo & có thể chọn ngày khác.
- Thời gian bảo hành: nhập số thời gian bảo hành theo tháng.
- Hết hạn bảo hành: tự động tính theo công thức ngày bảo hành + thời gian bảo hành.
Hình 2
- Bước 3: Chọn Điều tra để gửi yêu cầu bảo hành.
¶ Xác nhận hoặc từ chối yêu cầu bảo hành
- Bước 1: Chọn menu Yêu cầu bảo hành -> Đã điều tra (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách & có thể lọc, nhóm theo tùy ý. (hình 2)
Hình 2
- Bước 3: Chọn 1 yêu cầu bảo hành & Xác nhận (hình 1)
Hình 3
- Bước 4: Chọn Đánh dấu xong khi đã xác nhận 100% (hình 4)
Hình 4
- Từ chối yêu cầu bảo hành: tương tự xác nhận bước 1 -> bước 3 (chọn từ chối)
¶ Sửa yêu cầu bảo hành
-
Để sửa yêu cầu bảo hành thì trạng thái của các yêu cầu bảo hành phải dự thảo (hình 1), đã điều tra (hình 2) & đã được xác nhận (hình 3). Trạng thái hoàn thành không được sửa.
-
Sau khi hủy ở các trạng thái trên thì chọn Đưa về bản thảo (hình 4)
Hình 1: Trạng thái đã điều tra
Hình 2: Trạng thái đã được xác nhận
Hình 3: Trạng thái từ chối
Hình 4: Đặt về dự thảo
¶ Xem báo cáo yêu cầu bảo hành
- Bước 1: Chọn menu Báo cáo (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Lọc, nhóm theo & chọn thêm nhóm tùy chỉnh tùy ý (ví dụ: nhóm theo sản phẩm & đối tác) (hình 2)
Hình 2
¶ XUẤT DỮ LIỆU
- Để xuất dữ liệu thì bạn cần vào Menu có chứa dữ liệu mà bạn cần xuất. Ví dụ bạn cần xuất dữ liệu khách hàng thì bạn cần vào Menu bán hàng > Vào mục khách hàng > Sau đó bạn cần chuyển sang View list > Chọn ô kế chữ " Tên " để chọn hết dữ liệu cần xuất > Chọn hành động > Xuất
- Sau đó Pop up chọn trường dữ liệu hiện ra và bạn cần thực hiện như sau:
- Bạn cần tìm kiếm trường dữ liệu mà bạn cần xuất bằng cách Click vào dấu + như hình trên > Sau đó bạn Click vào " Xuất " Thì File Excel sẽ được xuất ra
- Tương tự như ở những trang dữ liệu khác, bạn chỉ cần chọn dữ liệu cần thiết và xuât ra là hoàn tất
¶ NHẬP DỮ LIỆU (bản CE)
-
Nhập (Import) danh sách từ file Excel (ví dụ: import danh sách kho)
-
Bước 1: Truy cập ứng dụng Kho (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Chọn menu Cấu hình > Kho hàng (hình 2)
Hình 2
- Bước 3: Tại màn hình Kho hàng, chọn Nhập (hình 3)
Hình 3
- Bước 4: Nhấn nút Nạp tập tin (hình 4)
Hình 4
- Bước 5: Chọn file cần import, sau đó nhấn nút
(hình 5)
Hình 5
- Bước 6: Nhấn nút <Kiểm thử> để hệ thống kiểm tra có. Sau đó nhấn tiếp nút <Nhập> để import danh sách vào hệ thống. (hình 6)
Hình 6
(1) Kiểm tra các cột tương ứng để import
(2) Nhấn nút <Kiểm thử> để hệ thống kiểm tra. Nếu có lỗi sẽ thông báo
(3) Nhấn nút <Nhập> để hệ thống import dữ liệu
¶ Hợp đồng khung
¶ Loại hợp đồng
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Bán hàng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Chọn menu Cấu hình -> Loại hợp đồng (hình 2)
Hình 2
- Bước 3: Chọn Tạo & nhập thông tin sau (hình 3)
- Tên: Nhập tên loại hợp đồng.
- Mã: Nhập mã code của loại hợp đồng.
Hình 3
- Bước 4: Chọn Lưu để hoàn tất.
¶ Điều khoản thanh toán hợp đồng
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Bán hàng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Chọn menu Cấu hình -> Điều khoản thanh toán hợp đồng (hình 2)
Hình 2
- Bước 3: Chọn Tạo & nhập thông tin sau (hình 3)
- Điều khoản thanh toán: Tên điều khoản thanh toán hợp đồng
- Ghi chú: Điền ghi chú cho điều khoản.
- Các điều khoản: (ví dụ: thanh toán phần trăm theo 3 đợt 30% - 30% - 40%)
Hình 3
- Chọn Thêm một dòng và điền các thông tin sau: (hình 4)
- Đợt: nhập số đợt (ví dụ: đợt 1)
- Loại: Số dư đa số nằm ở đợt cuối số tiền còn lại cần thanh toán, phần trăm là tính theo phần trăm giá trị hợp đồng, số tiền cố định là giá trị số tiền cần trả theo mỗi đợt đi chung với số dự (ví dụ: phần trăm)
- Giá trị: giá trị phần trăm thanh toán (ví dụ: đợt 1 thanh toán trước 30%)
- Đến hạn: nhập số ngày & có lựa chọn (sau khi ký hợp đồng, sau ngày nghiệm thu, sau ngày giao hàng)
Hình 4
¶ Tạo hợp đồng từ cơ hội/báo giá
1. Tạo cơ hội->báo gía: tham khảo tại link cơ hội mục các tính năng (https://wiki.toperp.vn/vi/toperp/pheu-ban-hang), báo giá https://wiki.toperp.vn/vi/toperp/ban-hang).
2. Tạo hợp đồng từ báo giá
-
Bước 1: Tìm kiếm & chọn báo giá từ ứng dụng CRM hoặc Bán hàng
-
Bước 2: Chọn nút Tạo hợp đồng (hình 1)
Hình 1
- Bước 3: Bạn cần lưu ý thông tin sau (hình 2)
- Số hợp đồng: tự động lấy theo mẫu (ví dụ: HD-VT2021/0040)
- Tên báo giá: tự động lấy mã báo giá khi tạo hợp đồng.
- Người phụ trách: người chịu trách nhiệm báo giá.
- Loại hợp đồng: tổng hợp các loại hợp đồng đã tạo ở cấu hình.
- Ngày hiệu lực: Ngày ký hợp đồng.
- Tên cơ hội: tự động lấy theo cơ hội của báo giá.
- Đội ngũ bán hàng: tự động lấy theo đội ngũ bán hàng của báo giá.
- Thời gian hoàn thiện hợp đồng: chọn ngày thàng năm.
- Ngay hết hạn: chọn ngày kết thúc hợp đồng.
- Tab thông tin người mua: (hình 2)
- Đối tác: chọn đối tác.
- Số tài khoản: tổng hợp các số tài khoản của đối tác đã chọn.
- Địa chỉ, Ngân hàng: tự động map theo 2 thông tin trên.
- Người đại diện pháp luật bên mua: tương tự.
Hình 2
- Tab thông tin bên bán: tương tự. (hình 3)
Hình 3
- Tab Điều khoản thanh toán hợp đồng: (hình 4)
Ví dụ: tổng tiền của chi tiết hàng hóa là 110.000.000đ (VAT) & chọ điều khoản thanh toán hợp đồng theo 3 đợt theo phần trăm (30%-30%-40%) thì sẽ thanh toán tiền sẽ được chia như hình dưới.
Hình 4
- Tab thông tin chung: nhập các thông tin như trong (hình 4)
Hình 5
- Tab Chi tiết hàng hóa: Gồm các sản phẩm từ báo giá & có thêm một dòng sản phẩm nếu cần thiết. (hình 6)
Hình 6
¶ Gửi phê duyệt hợp đồng (quản lý, trưởng bộ phận & general director)
- Trạng thái Nháp:
- Sales hoặc tài khoản được phân quyền tạo ra hợp đồng và bấm gửi duyệt, vẫn được chỉnh sửa (Hình 1). Nhân viên tạo hợp đồng sẽ bấm nút <Gửi phê duyệt>
Hình 1
- Trạng thái Đang chờ duyệt
- Người gửi phê duyệt:
- Sau khi nhân viên sale tạo hợp đồng nhấn nút <Gửi phê duyệt>, hợp đồng sẽ chuyển sang trạng thái Đang chờ duyệt và đồng thời sẽ lần lượt lên lịch phê duyệt cho 2 cấp duyệt (người trước duyệt xong thì hệ thống mới lên lịch cho người tiếp theo để duyệt)
Hình 2
-
Người phê duyệt
-
Người phê duyệt Nguyễn văn B lúc này sẽ nhận được thông báo phê duyệt hợp đồng (Hình 3)
Hình 3
- Người phê duyệt lúc này sẽ xem xét hợp đồng xem có duyệt hay không (Hình 4)
Hình 4
- Khi bấm duyệt thì sẽ hoàn thành lịch công việc của mình sau đó hệ thống tự động lên lịch công việc cho cấp tiếp theo (Hình 5)
Hình 5
- Người phê duyệt Nguyễn Văn C lúc này sẽ nhận được thông báo phê duyệt hợp đồng và trình tự sau đó giống mô tả ở hình 3 và 4
- Trong trường hợp người Nguyễn Văn C này là cấp duyệt cuối cùng, thì khi bấm duyệt trạng thái sẽ chuyển sang đang thực hiện (Hình 6)
Hình 6
- Trạng thái Đang hoàn thiện
- Sau khi được duyệt qua 2 cấp, hợp đồng sẽ chuyển sang trạng thái là Đang hoàn thiện và không được điều chỉnh.(Hình 4)
Hình 4
- Tại đây Sales Admin (phân quyền) là người thao tác in và trình ký, sau khi bản cứng đã được ký và chuyển về thì khi đó Sales Admin là người bấm nút <Đang thực hiện> để chuyển sang giai đoạn Đang thực hiện
Lưu ý: Nhân viên sales không được phép chuyển.
- Trạng thái Đang thực hiện.
- Tại đây, nhân viên sales sẽ được tạo đơn hàng ngay trong hợp đồng đã được duyệt, CS sẽ là người follow và hỗ trợ cùng Sales và xác nhận đơn hàng và tạo hóa đơn chuyển xuống KT ghi nhận doanh số.
- Trạng thái Đã thực hiện.
- Sau khi thực hiện xong, CS nhập ngày nghiệm thu và thanh lý thì sẽ tự động chuyển sang Đã hoàn thành hoặc có thể bấm thủ công
- Trạng thái Đã hủy.
- Hủy không thực hiện nữa, song song sẽ chuyển sang hết hạn & khóa hợp đồng.
¶ Tạo đơn hàng từ hợp đồng (khi hợp đồng ở trạng thái đang thực hiện & đã thưc hiện)
- Chọn Hợp đồng
- Chọn Tạo đơn hàng (hình 1)
Hình 1
Lưu ý: Tạo thủ công thì chi tiết sản phẩm khi ra đơn hàng đã chọn, tạo tự động khi tạo đơn hàng thì toàn bộ chi tiết sản phẩm sẽ tự động lấy qua.
- Chọn Xác nhận lần 1 -> xác nhận (hình 2)
Hình 2
- Thực hiện tạo hóa đơn.
¶ Phê duyệt cho Báo giá
¶ Cấu hình bảng giá
- Vào module Bán hàng > menu Sản phẩm > Bảng giá
- Thiết lập bảng giá riêng cho từng cấp phê duyệt
- Cấp phê duyệt nào thì thiết lập user tương ứng, ví dụ:
- Chọn Thêm một dòng để thêm sản phẩm, thiết lập sản phẩm, giá cố định và giá tối thiểu. Giá tổi thiểu là giá thấp nhất mà người này được phép quyết định cho sản phẩm đó
¶ Phê duyệt báo giá
- Nhân viên sale vẫn tạo báo giá như bình thường, nhưng cần phải chọn đúng bảng giá của bản thân. Lúc này giao diện báo giá vẫn không có nút Gửi phê duyệt
- Nút Gửi phê duyệt sẽ xuất hiện khi nhân viên sale nhập giá sản phẩm thấp hơn giá tối thiểu trong Bảng giá của nhân viên sale
- Lúc này hệ thống sẽ lên lịch công việc cho Quản lý trực tiếp của Nhân viên sale là Trưởng nhóm sale
- Trưởng nhóm sale nhận được thông báo, khi bấm vào thông báo sẽ xuất hiện báo giá cần phê duyệt
- Bấm vào báo giá để xem chi tiết, nếu Trưởng nhóm sale thấy giá này hợp lý thì bấm Phê duyệt
- Nếu giá sản phẩm thấp hơn giá tối thiểu trong Bảng giá dành cho supervision thì hệ thống sẽ lên lịch công việc cho Quản lý trực tiếp của Trưởng nhóm sale là Trưởng phòng sale
- Trưởng nhóm sale sẽ nhận được thông báo và tiến hành phê duyệt, nếu giá sản phẩm thấp hơn giá tối thiểu trong Bảng giá dành cho RSM thì hệ thống sẽ lên lịch công việc cho cấp duyệt Sale Division.
- Sale Division sẽ nhận được thông báo và tiến hành phê duyệt, nếu giá sản phẩm thấp hơn giá tối thiểu trong Bảng giá dành cho Sale Division thì hệ thống sẽ lên lịch công việc cho cấp duyệt Sale Director
- Sale Director sẽ nhận được thông báo và tiến hành phê duyệt. Đây là cấp duyệt cuối cùng trong luồng phê duyệt Báo giá
- Khi đã được 4 cấp duyệt duyệt qua thì nhân viên sale đã có thể xác nhận báo giá này. Sau khi xác nhận Báo giá sẽ chuyển sang trạng thái Báo giá thành công
