¶ Đặt vấn đề
Làm thế nào để tạo và quản lý thông tin nhân viên của một công ty, giả định công ty có 5 nhân sự, trong đó ông A là Giám Đốc, chị B là kế toán, C là nhân viên bán hàng, D là nhân viên kho, E là nhân viên bảo vệ. Trong đó, tất cả nhân viên đều sử dụng hệ thống TopERP trừ nhân viên bảo vệ.
¶ Nhân sự
Con người là yếu tố trung tâm quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý nhân sự là một hoạt động thiết yếu trong vận hành của một doanh nghiệp. Giả sử bạn là một người quản lý dự án & dự án của bạn đang trong giai đoạn triển khai, nhân viên tham gia dự án nghỉ phép nhưng bạn không có bất kỳ thông tin gì về lịch nghỉ của nhân viên đó để kịp thời thay thế nhân sự. Dẫn đến việc dự án bị chậm tiến độ và công ty bạn phải đền hợp đồng cho khách hàng,…
TopERP có các ứng dụng để quản lý tất cả các hoạt động nhân sự như quản lý các hoạt động nguồn nhân lực bắt đầu từ tuyển dụng đến quản lý hợp đồng, nghỉ phép, tính toán tiền lương hàng tháng.
¶ Chuẩn bị
Đầu tiên bạn cần chuẩn bị một danh sách bao gồm các thông tin về tên, email, chức vụ, phòng ban,… Sau đó bạn sẽ tiến hành tạo thông tin về phòng ban, chức vụ & thông tin nhân viên trong doanh nghiệp của bạn.
Quay lại vấn đề chúng ta đã đặt ra, vậy bạn cần tạo:
- 4 phòng ban: Ban giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán & Kho.
- 5 chức vụ: Giám đốc, Nhân viên kinh doanh, Kế toán, Nhân viên kho & Bảo vệ.
- 5 thông tin nhân viên & 4 user tương ứng sử dụng hệ thống TopERP.
¶ 1. Tạo Phòng/Ban
- Bước đầu tiên bạn cần vào Nhân viên | Phòng Ban (hình 1). Đây là nơi quản lý thông tin các phòng/ban của một doanh nghiệp, bạn có thể thay đổi thông tin phòng/ban hoặc tạo mới một phòng ban bất kỳ (hình 2).
Hình 1. Danh sách phòng ban - Tiếp theo, bạn hãy nhìn vào góc trên bên trái, click vào nút Tạo để bắt đầu tạo mới thông tin phòng ban.
Hình 2. Tạo thông tin phòng ban
- Bạn cần nhập Tên phòng/ban, chọn Người quản lý & chọn Phòng ban cấp trên. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chỉ cần nhập tên phòng ban và nhấn Lưu.
¶ 2. Tạo chức vụ - vị trí công việc
- Bước đầu tiền, bạn cần vào Nhân viên | Vị trí công việc (hình 1). Đây là nơi quản lý thông tin chức vụ có trong doanh nghiệp của bạn, vì vậy bạn có thể thay đổi hoặc tạo mới thông tin chức vụ cho phù hợp (hình 2).
Hình 1. Danh sách chức vụ
Hình 2. Tạo thông tin chức vụ
- Bước tiếp theo, bạn hãy click vào nút Tạo ở góc trên bên trái. Sau đó, bạn cần nhập các thông tin như Chức vụ, chọn Phòng/ban, nhập Mô tả công việc (nếu có) & click Lưu.
¶ 3. Tạo thông tin nhân viên
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Nhân viên | Nhân viên (hình 1).Tất cả các thông tin nhân sự của doanh nghiệp bạn sẽ được quản lý ở đây. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc tạo mới một thông tin nhân viên (hình 2)
Hình 1. Danh sách nhân viên
Hình 2. Tạo thông tin nhân viên
- Bạn hãy click vào nút Tạo ở góc trên bên trái. Bây giờ, bạn cần nhập Họ & tên, Số di động, Email công việc, chọn Phòng/Ban, Chức vụ, Người quản lý.Tuy nhiên bạn cũng chỉ cần nhập Họ & tên nhân viên & click Lưu, các thông tin khác bạn có thể cập nhật sau.
- Ngoài ra, trong chi tiết thông tin nhân viên, bạn còn có thể quản lý được các thông tin cơ bản khác như Địa chỉ, Quốc tịch, Số CMND, Giới tính, Ngày sinh,… (hình 3).
¶ 4. Tạo nhân viên là một người dùng hệ thống - User
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Thiết lập | Người dùng (hình 1). Tất cả các thông tin user trên hệ thống sẽ được quản lý ở đây, bạn có thể chỉnh sửa hoặc tạo mới thông tin user (hình 2).
Hình 1. Danh sách user
Hình 2. Tạo thông tin user
- Tiếp theo, bạn cần nhập Tên & địa chỉ email & click Lưu.
Hình 3. Liên kết thông tin user & nhân viên
- Sau khi đã tạo xong thông tin user, bạn cần liên kết thông tin user vào thông tin nhân viên (hình 3).
Vậy để tạo & quản lý thông tin nhân viên trên hệ thống TopERP bạn cần tạo:
- Danh sách thông tin nhân viên (có thể sử dụng Excel hoặc tính năng Ghi chú có sẵn trên hệ thống).
- Phòng ban, chức vụ
- Thông tin user (nếu có)
- Thông tin nhân viên
¶ 5. Cách lưu trữ user
- Đầu tiên bạn cần vào **Thiết lập | Người dùng ** (hình 1). Sau đó bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của user cần lưu trữ vào mục tìm kiếm (hình 2).
hình 1
hình 2
- Sau khi đã tìm được thông tin user cần lưu trữ, bạn click chọn user đó (hình 3).
hình 3
- Tiếp theo bạn click vào Hành động & chọn Lưu trữ (hình 4).
hình 4
¶ BẢNG LƯƠNG
¶ Tạo bảng lương
-
Trước khi tạo bảng lương cho nhân viên, anh chị cần phải tạo Hợp đồng trên hệ thống cho nhân viên đó.
-
Để tạo một bảng lương hàng loạt cho tất cả nhân viên, anh chị vào phần Bảng lương > Các đợt.
- Ấn chọn TẠO để tạo mới một Bảng lương
- Anh chị nhập Tên Bảng lương và khoảng thời gian cần tính lương và LƯU lại.
- Ấn nút TẠO PHIẾU LƯƠNG
- Lúc này hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ popup để chọn loại cấu trúc lương và thêm danh sách nhân viên. Ấn chọn Thêm một dòng để thêm danh sách nhân viên.
- Khi ấn chọn Thêm một dòng, hệ thống sẽ hiện lên một cửa sổ khác để chọn Nhân viên, ấn tick vào ô vuông đầu tiên để chọn tất cả nhân viên và ấn nút CHỌN.
- Ấn chọn TẠO
- Lúc này hệ thống sẽ tạo ra các phiếu lương tương ứng với số nhân viên
- Để in bảng lương, anh chị sẽ chọn tick vào ô vuông đầu tiên và ấn nút IN, khi đó hệ thống sẽ xuất file PDF tất cả phiếu lương của nhân viên.
