¶ Đặt vấn đề
Khách hàng của tôi đặt mua 10 sản phẩm A nhưng trong kho chỉ còn 5 sản phẩm, vậy làm thế nào để tôi có thể tạo đơn hàng mua trên hệ thống TopERP.
¶ Chuẩn bị
Để tạo một đơn hàng mua trong hệ thống TopERP bạn cần chuẩn bị:
- Sản phẩm trên hệ thống
- Kho đã được tạo trên hệ thống.
Xem hướng dẫn tạo kho & sản phẩm tại đây
¶ Thực hiện
¶ 1. Tạo yêu cầu báo giá
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Mua hàng | Yêu cầu báo giá. Đây là nơi quản lý danh sách yêu cầu báo giá, bạn có thể chỉnh sửa hoặc tạo thêm yêu cầu báo giá mới.
Hình 1. Danh sách yêu cầu báo giá
- Tiếp theo bạn hãy click vào nút Tạo góc trên bên trái.
Hình 2. Tạo yêu cầu báo giá
- Bạn cần chọn Nhà cung cấp. Sau đó, click vào dòng chữ Thêm sản phẩm để chọn thông tin sản phẩm. Bạn cần chọn tên sản phẩm nhập Số lượng cần mua, Đơn giá của sản phẩm. Cuối cùng bạn click Lưu để lưu lại thông tin báo giá đã tạo.
Lưu ý: bạn cũng có thể tạo nhà cung cấp trực tiếp trong khi tạo yêu cầu báo giá (hình 3).
Hình 3. Tạo nhà cung cấp trực tiếp trong báo giá
- Bạn cần nhập Tên nhà cung cấp, nếu bạn muốn bổ sung thêm thông tin của nhà cung cấp như địa chỉ email, số điện thoại,… thì bạn hãy click vào Tạo và sửa, nếu không bạn chỉ cần nhấn Enter. Thông tin nhà cung cấp bạn có thể bổ sung sau đó.
Hình 4. Bổ sung thông tin khác
Nếu doanh nghiệp có nhiều kho, nhân viên mua hàng cần liên hệ với nhân viên kho để kiểm tra xem kho hàng nào có thể nhập hàng cần mua vào được, tránh tình trạng kho đã quá tải trong kho.
- Bước tiếp theo, bạn hãy click qua tab Thông tin khác (hình 4).Lúc này, bạn cần chọn kho nhập hàng, thời gian dữ kiến nhận hàng Recepit Date, chọn Điều khoản thanh toán. Tuy nhiên bạn cũng chỉ cần chọn kho nhập hàng là đủ.
¶ 2. Gửi email trực tiếp từ hệ thống
Nếu bạn không muốn gửi email cho nhà cung cấp, ban có thể bỏ qua bước này.
- Đầu tiên, bạn hãy click vào Gửi qua email góc trên bên trái (hình 3. Tạo nhà cung cấp trực tiếp trong báo giá)
Hình 1. Update thông tin nhà cung cấp
- Nếu trong thông tin nhà cung cấp chưa có địa chỉ email, hệ thống sẽ cho phép bạn bổ sung trực tiếp tại đây (hình 1). Hãy nhập thông tin email cần bổ sung và nhấn Lưu.
Hình 2.1 Nội dung email
Hình 2.2 File báo giá đính kèm tự động
- Sau khi update thông tin email, hệ thống sẽ tự động tạo nội dung email (hình 2.1) & file báo giá đính kèm tự động (hình 2.2). Bạn có thể chỉnh sửa lại nội dung và click Gửi ở góc dưới bên trái (hình 2.2).
¶ 3. Xác nhận đơn hàng mua
Sau khi nhà cung cấp xác nhận bán theo yêu cầu chào giá đã gửi, bạn cần xác nhận đơn hàng mua trong hệ thống.
- Bước đầu tiên bạn cần vào danh sách Yêu cầu báo giá (Mua hàng | Yêu cầu báo giá), sau đó bạn hãy sử dụng tính năng tìm kiếm dữ liệu. Bạn có thể tìm kiếm theo số điện thoại, tên nhà cung cấp, tìm kiếm theo sản phẩm hoặc mã đơn hàng. Trong hình ảnh mô tả (hình 1) tôi đã nh mã phiếu vì vậy tôi cần click vào Tìm đơn hàng với giá trị: 001.
Hình 1. Danh sách báo giá
Hình 2. Chi tiết yêu cầu báo giá
- Tiếp theo bạn cần click vào phiếu yêu cầu chào giá đã tìm kiếm được. Bạn hãy click vào XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG. Khi đó bạn đã chuyển trạng thái đơn hàng từ báo giá → xác nhận.
¶ Các tính năng khác
¶ 1. Xem báo cáo mua hàng
- Bước 1: Chọn menu Báo cáo -> mua hàng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Chuyển sang dạn pivot view (hình 2)
Hình 2
Ví dụ: xem báo cáo mua hàng theo từng sản phẩm, từng nhà cung cấp, số lượng tương ứng là bao nhiêu & cụ thể ở từng đơn hàng nào thì chọn nhóm theo Sản phẩm, nhà cung cấp, đơn hàng. Trường hợp thiếu nhóm thì chọn Thêm nhóm tùy chỉnh để thêm (hình 3).
Hình 3
Lưu ý: Hệ thống cũng cho phép nhóm theo ngày xác nhận (ví dụ: Ngày) (hình 4) & kết quả (hình 5)
Hình 4
Hình 5
¶ 2. Cài đặt & sử dụng add-on yêu cầu mua hàng (admin)
- Bước 1: Truy cập module Ứng dụng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Nhập vào thanh tìm kiếm Yêu cầu mua hàng (hình 2)
Hình 2
- Bước 3: Chọn Cài đặt (hình 3)
Hình 3
- Bước 4: Kết quả hệ thống đã cài đặt ứng dụng Yêu cầu mua hàng (hình 4)
Hình 4
¶ 2.1 Tạo & yêu cầu phê duyệt yêu cầu mua hàng
- Để tạo yêu cầu mua hàng:
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Yêu cầu mua hàng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Chọn Tạo & cần chú ý thông tin sau: (hình 2)
- Yêu cầu tham khảo: tên yêu cầu mua hàng.
- Yêu cầu bởi: Mặc định là người dùng đang đăng nhập hệ thống & có thể chọn người dùng khác.
- Người phê duyệt: chọn người phê duyệt yêu cầu mua hàng.
- Mô tả: Nhập mô tả của yêu cầu mua hàng.
- Ngày tạo: mặc định là ngày khi tạo yêu cầu & có thể chọn ngày khác.
- Loại giao nhận: chọn loại giao nhận của kho.
Hình 2
- Tab sản phẩm: khi chọn thêm một dòng thì cần chú ý thông tin sau (hình 3)
- Sản phẩm: chọn sản phẩm theo yêu cầu mua hàng.
- Mô tả: mặc định lấy theo mô tả của sản phẩm & có thể chỉnh sửa.
- Số lượng: nhập số lượng sản phẩm yêu cầu.
- Ngày yêu cầu: mặc định là ngày khi tạo yêu cầu & có thể chọn ngày khác.
- Chi phí ước tính: nhập chi phí ước tính cho yêu cầu mua hàng này.
Hình 3
- Bước 3: Chọn lưu & yêu cầu phê duyệt (hinh 4)
Hình 4
¶ 2.2 Duyệt yêu cầu (cấp quản lý)
- Để tạo yêu cầu mua hàng:
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Yêu cầu mua hàng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Vào menu Yêu cầu mua hàng | yêu cầu mua hàng
- Bước 3: Tắt bộ lọc (1), nhóm nheo yêu cầu bởi (2), chọn yêu cầu mua hàng (3) (hình 2)
Hình 2
- Bước 4: Chọn Duyệt & trạng thái sẽ chuyển sang Đã phê duyệt (hình 3)
Hình 3
¶ 2.3 Tạo đơn mua hàng cho yêu cầu mua hàng (nhân viên hoặc quản lý)
- Để tạo yêu cầu mua hàng:
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Yêu cầu mua hàng (hình 1)
Hình 1
- Bước 2: Vào menu Yêu cầu mua hàng | yêu cầu mua hàng
- Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các yêu cầu mua hàng, có thể lọc, nhóm theo để dễ dàng tìm kiếm yêu cầu mua hàng & chọn yêu cầu đã phê duyệt (hình 2)
Hình 2
- Bước 4: Chọn Tạo bởi & chú ý thông tin sau: (hình 3)
- Đơn mua hàng: bao gồm các đơn mua hàng liên quan đến sản phẩm yêu cầu & có thể chọn Tạo và sửa để tạo đơn mua hàng mới cho sản phẩm này.
- Nhà cung cấp: mặc định là nhà cung cấp của sản phẩm đã cấu hình & có thể chọn nhà cung cấp khác bằng cách chọn vào sẽ hiển thị các nhà cung cấp khác.
Hình 2
- Bước 5: Chọn Tạo mới hệ thống sẽ tự tộng tạo 1 yêu cầu báo giá đơn mua hàng (hình 3)
Hình 3
Lưu ý: Hệ thống cho phép chọn các smart button để có thể thao tác giống quy trình mua hàng & kho (hình 3)
¶ 2.4 Sửa yêu cầu mua hàng (quản lý)
- Để sửa yêu cầu mua hàng thì chọn Đặt lại ở tất cả các trạng thái của yêu cầu mua hàng (hình 1) (hình 2) (hình 3)
Hình 1: Trạng thái được duyệt
Hình 2: Trạng thái đã phê duyệt
Hình 3: Trạng thái từ chối
Hình 4: Trạng thái hoàn thành
¶ 3. Phân công và lên lịch công việc:
- Ví dụ: Bạn là nhân viên mua hàng vừa nhập hàng về và muốn thông báo với nhân viên kho để chuẩn bị nhập kho.
- Cách thức:
¶ 1. Tìm kiểm đơn mua hàng
-
Bước 1: Truy cập ứng dụng Mua hàng
-
Bước 2: Chọn đơn hàng - Đơn mua hàng
-
Bước 3: Tìm kiếm bằng mã đơn hàng hoặc tên nhà cung cấp & có thể nhóm theo ngày đặt hàng (nhóm theo (1) - Ngày đặt hàng (2) (ngày, tháng, năm, quý, tuần (3)))
¶ 2. Lên lịch công việc cho kho chuẩn bị kho bãi để nhập kho
-
Bước 1: Chọn đơn mua hàng cần lên lịch
-
Bước 2: Click lên lịch công việc
-
Bước 3: Nhập các thông tin bên dưới & ấn định (thời gian)
-
Chọn Kiểu hoạt động
-
Tổng kết: Nhập công việc cần làm
-
Ngày đến hạn: chọn ngày
-
Phân công cho nhân viên
-
Mô tả (nếu có): chi tiết công việc cần làm.
-
¶ Xử lý đơn hàng bị lỗi:
- Case study: Bạn làm trong một nhà cung cấp thiết bị y tế (gồm 2 loại là: vật tư tiêu hao và thiết bị). Sẽ có những trường hợp hàng bạn mua bị hư hoặc không đạt chất lượng. Do đó, bạn cần chuẩn bị quy trình để có thể khắc phục tình trạng đấy.
- Quy trình:
-
Hàng vật tư tiêu hao:
-
Trưởng bộ phận mua hàng sẽ gửi email đính kèm hình ảnh sản phẩm & những phiếu khảo sát do bộ phận product thực hiện.
-
Nhà cung cấp sẽ cử nhân viên để xác thực tình trạng của sản phẩm
-
Nhà cung cấp sẽ gửi biên bản kiểm tra để ký:
-
Lỗi do nhà cung cấp: thì sẽ chuyển cho Product để xác định lỗi, rồi bộ phận mua hàng (quản lý) cùng product và QA sẽ tiến hành làm biên bản và báo với NCC để ghi nhận và tìm hướng khắc phục, nhà cung cấp sẽ xử lý đổi hàng.
-
Lỗi do forwarder: thì sẽ chuyển cho Product để xác định lỗi, rồi bộ phận mua hàng (team) cùng product và QA sẽ tiến hàng làm biên bản và báo với forwarder bồi thường tiền lô hàng nhập.
-
-
-
Hàng thiết bị:
-
Kỹ sư gửi thông tin hàng lỗi.
-
QA thẩm định và đưa ra biên bản xác nhận hàng lỗi
-
Bộ phận mua hàng (quản lý) gửi email thông báo về tình hình hàng lỗi cho NCC
-
-
Các bước thực hiện trên hệ thống:
-
Hàng vật tư tiêu hao:
Bước 1: Truy cập ứng dụng mua hàng
Bước 2: Chọn menu Đơn mua hàng
Bước 3: Trưởng bộ phận mua hàng gửi email tại đơn mua hàng
- Lỗi do NCC: tạo 1 phiếu điều chuyển nội bộ & ghi chú tài liệu gốc (ví dụ: PO001) để nhận biết hàng ở đơn nào.
- Lỗi do forwarder: tương tự.
- Hàng thiết bị:
Bước 1: Kỹ sư ghi chú thông tin hàng lỗi tại đơn mua hàng: sử dụng tính năng ghi chú.
Bước 2: QA thẩm định & đính kèm biên bản xác nhận hàng lỗi: sử dụng đính kèm file
Bước 3: Bộ phận mua hàng gửi email tại đơn mua hàng.
