¶ Đặt vấn đề
Khách hàng của tôi đặt mua 10 sản phẩm A nhưng trong kho chỉ còn 5 sản phẩm, vậy làm thế nào để tôi có thể tạo đơn hàng mua trên hệ thống TopERP.
¶ Chuẩn bị
Để tạo một đơn hàng mua trong hệ thống TopERP bạn cần chuẩn bị:
- Sản phẩm trên hệ thống
- Kho đã được tạo trên hệ thống.
Xem hướng dẫn tạo kho & sản phẩm tại đây
¶ Thực hiện
¶ 1. Tạo yêu cầu báo giá
- Bước đầu tiên, bạn cần vào Mua hàng | Yêu cầu báo giá. Đây là nơi quản lý danh sách yêu cầu báo giá, bạn có thể chỉnh sửa hoặc tạo thêm yêu cầu báo giá mới.
Hình 1. Danh sách yêu cầu báo giá
- Tiếp theo bạn hãy click vào nút Tạo góc trên bên trái.
Hình 2. Tạo yêu cầu báo giá
- Bạn cần chọn Nhà cung cấp. Sau đó, click vào dòng chữ Thêm sản phẩm để chọn thông tin sản phẩm. Bạn cần chọn tên sản phẩm nhập Số lượng cần mua, Đơn giá của sản phẩm. Cuối cùng bạn click Lưu để lưu lại thông tin báo giá đã tạo.
Lưu ý: bạn cũng có thể tạo nhà cung cấp trực tiếp trong khi tạo yêu cầu báo giá (hình 3).
Hình 3. Tạo nhà cung cấp trực tiếp trong báo giá
- Bạn cần nhập Tên nhà cung cấp, nếu bạn muốn bổ sung thêm thông tin của nhà cung cấp như địa chỉ email, số điện thoại,… thì bạn hãy click vào Tạo và sửa, nếu không bạn chỉ cần nhấn Enter. Thông tin nhà cung cấp bạn có thể bổ sung sau đó.
Hình 4. Bổ sung thông tin khác
Nếu doanh nghiệp có nhiều kho, nhân viên mua hàng cần liên hệ với nhân viên kho để kiểm tra xem kho hàng nào có thể nhập hàng cần mua vào được, tránh tình trạng kho đã quá tải trong kho.
- Bước tiếp theo, bạn hãy click qua tab Thông tin khác (hình 4).Lúc này, bạn cần chọn kho nhập hàng, thời gian dữ kiến nhận hàng Recepit Date, chọn Điều khoản thanh toán. Tuy nhiên bạn cũng chỉ cần chọn kho nhập hàng là đủ.
¶ 2. Gửi email trực tiếp từ hệ thống
Nếu bạn không muốn gửi email cho nhà cung cấp, ban có thể bỏ qua bước này.
- Đầu tiên, bạn hãy click vào Gửi qua email góc trên bên trái (hình 3. Tạo nhà cung cấp trực tiếp trong báo giá)
Hình 1. Update thông tin nhà cung cấp
- Nếu trong thông tin nhà cung cấp chưa có địa chỉ email, hệ thống sẽ cho phép bạn bổ sung trực tiếp tại đây (hình 1). Hãy nhập thông tin email cần bổ sung và nhấn Lưu.
Hình 2.1 Nội dung email
Hình 2.2 File báo giá đính kèm tự động
- Sau khi update thông tin email, hệ thống sẽ tự động tạo nội dung email (hình 2.1) & file báo giá đính kèm tự động (hình 2.2). Bạn có thể chỉnh sửa lại nội dung và click Gửi ở góc dưới bên trái (hình 2.2).
¶ 3. Xác nhận đơn hàng mua
Sau khi nhà cung cấp xác nhận bán theo yêu cầu chào giá đã gửi, bạn cần xác nhận đơn hàng mua trong hệ thống.
- Bước đầu tiên bạn cần vào danh sách Yêu cầu báo giá (Mua hàng | Yêu cầu báo giá), sau đó bạn hãy sử dụng tính năng tìm kiếm dữ liệu. Bạn có thể tìm kiếm theo số điện thoại, tên nhà cung cấp, tìm kiếm theo sản phẩm hoặc mã đơn hàng. Trong hình ảnh mô tả (hình 1) tôi đã nh mã phiếu vì vậy tôi cần click vào Tìm đơn hàng với giá trị: 001.
Hình 1. Danh sách báo giá
Hình 2. Chi tiết yêu cầu báo giá
- Tiếp theo bạn cần click vào phiếu yêu cầu chào giá đã tìm kiếm được. Bạn hãy click vào XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG. Khi đó bạn đã chuyển trạng thái đơn hàng từ báo giá → xác nhận.