Những hoạt động Mua hàng và Bán hàng trong công ty đều phát sinh nên những Hóa đơn cùng những con số. Là một người quản lý, làm thế nào để chúng ta có thể có cái nhìn tổng quan nhất về việc chi tiêu cũng như dòng tiền của công ty? Để giải quyết vấn đề này, TopERP cung cấp cho khách hàng một Module Accounting (Kế toán) để có thể hỗ trợ người quản lý, giám đốc có cái nhìn tổng quan nhất cũng như có những chính sách phù hợp để phát triển tình hình tài chính của công ty.
Hình. Thông tin công ty
Dashboard mặc định được tạo dựa trên biểu đồ tài khoản được cài đặt. Các Sổ nhật ký phổ biến nhất có thể được tìm thấy trên bảng điều khiển như sau:
Khi bạn tắt bộ lọc yêu thích, bạn có thể tìm thấy nhiều hơn các Sổ nhật ký khác:
Dashboard trông giống như ảnh chụp màn hình sau:
Hình 1. Dashboard
Hình 2. Thông tin sổ nhật ký
Thay đổi tên Sổ nhật ký, nhấp vào LƯU và thế là xong. Hầu như tất cả các nhu cầu nhỏ của công ty có thể được giải quyết bằng tổng hợp các Sổ nhật ký được TOPERP đưa ra. Nếu cần bạn có thể thêm bao nhiêu Sổ nhật ký tuỳ thuộc vào nhu cầu của bạn. Hãy giả sử công ty của bạn có hai tài khoản Ngân hàng. Một cái đã được cấu hình là Ngân hàng > Ngân hàng Việt Nam, một cái khác là Ngân hàng > Ngân hàng ACB. Bạn sẽ đến module Kế toán > Sổ nhật ký > Tạo. Bạn sẽ thấy các Sổ nhật ký hiện có trên hệ thống, nhấp TẠO để có một Sổ nhật ký mới. Nhập các thông tin và chọn loại là Ngân hàng (Bank) nhấp LƯU (Hình 2)
Có một số loại nhật ký mà bạn có thể chọn là: Bán hàng, Mua hàng, Ngân hàng, Tiền mặt, Ngân hàng và Điều khoản khác.
Hinh 3. Loại sổ nhật ký
Hinh 4. Xoá sổ nhật ký
Hinh 5. Cấu hình năm tài chính
Hình 7. Hóa đơn khách hàng chi tiết
Hình 1. Danh sách hóa đơn khách hàng
Sau khi đã chọn hóa đơn cần xử lý lúc này bạn cần Click vào nút "Ghi nhận thanh toán " để chuyển sang bước thanh toán
Hình 2. Ghi nhận thanh toán
Popup ghi nhận thanh toán hiện ra như sau ( Hình 3) Gốm có các thông tin để ghi sổ như sau
Hình 3: Ghi nhận thông tin để thanh toán
Trong đó:
Hình 5. Thông tin thanh toán của hóa đơn
Bạn sẽ thấy hệ thống sẽ ghi nhận được rằng:
(1) Bạn đã thanh toán số tiền 500.000 VNĐ cho INV/2021/04/0001 vào ngày 13/04/2021
(2) Số tiền đến hạn cần phải thanh toán thêm cho hóa đơn này là 750.000 VNĐ
Quay về Menu hóa đơn
Hình 6. Danh sách hóa đơn khách hàng
Bạn cũng thấy được rằng bên ngoài cũng hiển thị rằng trạng thái của hóa đơn là “Đã trả 1 phần”
Hình 7. Bảng thông tin kế toán
Hình 8. Danh sách Credit Note khách hàng
Hình 9. Tạo Credit note
Phiếu thu thường dùng để ghi nhận các khoản thu từ việc bán hàng
Để tạo phiếu thu thì bạn cần vào Menu Kế toán → Khách hàng → Chọn phiếu thu rồi nhấn nút Tạo
Sau đó bạn cần điền các thông tin như ở phần Hóa đơn và nhấn Xác nhận.
Trường hợp tạo hóa đơn từ PO thì bạn cần vào PO cần tạo hóa đơn sau đó click vào nút tạo hóa đơn
Hình 1. Tạo hoá đơn nhà cung cấp từ PO
Sau đó điền các thông tin như sau:
Hình 2. Chi tiết hóa đơn
Lưu để lưu hóa đơn nháp và hóa đơn này sẽ được dồng bộ qua Menu Kế toán.
Để xem được hoá đơn nhà cung cấp bạn vào Menu Kế toán > Nhà cung cấp > Hoá Đơn. Bạn sẽ thấy được toàn bộ hoá đơn của nhà cung cấp ở mỗi trạng thái khác nhau.
Hình 3. Hoá đơn nhà cung cấp
Bạn cần lưu ý một số vấn đề
Hoàn tiền sẽ hỗ trợ bạn trong trường hợp bạn mua sản phẩm của nhà cung cấp tuy nhiên trong vẫn đề bạn kiểm hàng, hàng bị lỗi và bạn muốn trả lại hàng.
Hoặc trong trường hợp bạn báng hàng cho khách hàng và ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.
Ví dụ: Bạn mua 10 thùng sữa đặc từ nhà cung cấp Vinamilk, khi hàng vào kho bạn kiểm hàng thì lại thấy hàng bị lỗi. Sau đó bạn tạo một Hoàn tiền chọn khách hàng Vinamilk để trả hàng.
Để tạo mới phiếu Hoàn tiền bạn vào Module Kế toán > Nhà cung cấp > Hoàn tiền (Hình 4) và nhận nút Tạo
Hình 4. Tạo phiếu hoàn tiền
Hình 5. Tạo chi tiết phiếu hoàn tiền
Phiếu chi còn được hiểu là một khoản chi tiền của doanh nghiệp. Để ghi nhận khoản chi tiền thì bạn Cần vào mục mua hàng của nhà cung cấp
Hình 1. Tạo chi tiết phiếu chi tiền
Hình 2. Thêm thông tin chi tiết phiếu chi tiền
Thường công việc sao kê sẽ được diễn ra khi nhân viên kế toán lên ngân hàng in sao kê và đem về thực hiện đối soát trên hệ thống để dò tiền tránh sai sót.
Hóa đơn cần thực hiện:
Để thực hiện việc sao kê thì nhân viên cần vào Menu kế toán sau đó click vào nút Tạo
Tiếp đến nhân viên cần điền một số thông tin như sau:
(1) Tên phiếu đối soát
(2) Chọn sổ nhật ký ngân hàng
(3) Chọn thêm một dòng để add thêm line
(4) Điền mã hóa đơn cần đối soát ( mã nằm ở Mục hóa đơn trong hệ thống )
(5) Từ hóa đơn điền thông tin khách hàng
(6) Điền số tiền
(7) Coppy số dư bỏ lên phần số dư cuối kỳ
(8) Click đối soát để thực hiện đối soát
Kết quả sau khi Click: Bạn có thể thấy được hai khoản tiền đối và khớp với nhau tương ứng với việc đối soát đúng. Thì lúc này nút xác nhận sẽ hiện lên khi đó bạn chỉ cần Click vào Xác nhận là hoàn thành đối soát
Sau đó quay về hóa đơn bạn sẽ thấy hệ thống đã ghi nhận thanh toán cho hóa đơn đó
Để rút tiền mặt thì đầu tiên bạn cần vào sổ tiền mặt
Sau đó bạn cần điền vào phiếu rút tiền:
1. Điền lý do rút
2. Chọn thêm một dòng để add thêm line ghi nhận số tiền
3. Điền số tiền cần rút
4. Ghi nhận số dư vào số dư cuối kỳ
5. Click để ghi nhận rút tiền
Popup hiện như sau:
Bạn cần tạo một phiếu sao kê bằng cách Click vào nút tạo
Sau đó điền đầy đủ thông tin vào phiếu tạo
Hình 1. Danh sách đơn hàng mua
Hình 2. Danh sách phiếu nhập kho tương ứng
Hình 3 Tạo hóa đơn
Hình 4. Tạo hoá đơn cho nhiều đơn mua hàng
Hình 1. Danh sách các loại thuế