¶ Đặt vấn đề
Những hoạt động Mua hàng và Bán hàng trong công ty đều phát sinh nên những Hóa đơn cùng những con số. Là một người quản lý, làm thế nào để chúng ta có thể có cái nhìn tổng quan nhất về việc chi tiêu cũng như dòng tiền của công ty? Để giải quyết vấn đề này, TopERP cung cấp cho khách hàng một Module Accounting (Kế toán) để có thể hỗ trợ người quản lý, giám đốc có cái nhìn tổng quan nhất cũng như có những chính sách phù hợp để phát triển tình hình tài chính của công ty.
- Việc đầu tiên bạn phải thiết thông tin công ty của bạn. Menu này cho phép bạn thêm các thông tin của công ty bạn như: Tên, Địa chỉ, Logo, Trang Web, Số điện thoại, Địa chỉ email và ID thuế hoặc cố VAT. Các chi tiết này sẽ được hiện thị trên các tài liệu của bạn, chảng hạn như trên hoá đơn hay bào giá,…
Hình. Thông tin công ty
- Bạn cũng có thể thay đổi các nội dung này bằng cách đi tới Cài đặt > Cài đặt chung > Cài đặt Công ty và nhấp vào Cập nhật thông tin.
¶ Accounting Dashboard
¶ Hiển thị
-
Dashboard mặc định được tạo dựa trên biểu đồ tài khoản được cài đặt. Các Sổ nhật ký phổ biến nhất có thể được tìm thấy trên bảng điều khiển như sau:
- Hóa đơn khách hàng
- Hóa đơn nhà cung cấp
- Ngân hàng
- Tiền mặt
-
Khi bạn tắt bộ lọc yêu thích, bạn có thể tìm thấy nhiều hơn các Sổ nhật ký khác:
- Sự chênh lệch tỉ giá
- Hoạt động khác
-
Dashboard trông giống như ảnh chụp màn hình sau:
Hình 1. Dashboard
- Bạn có thể thay đổi tên của các Sổ nhật ký , như Ngân hàng thành Ngân hàng Việt Nam. Click vào nút 3 chấm ở góc phải mỗi Sổ nhật ký > Thiết lập
Hình 2. Thông tin sổ nhật ký
¶ Chỉnh sửa sổ nhật ký
- Thay đổi tên Sổ nhật ký, nhấp vào LƯU và thế là xong. Hầu như tất cả các nhu cầu nhỏ của công ty có thể được giải quyết bằng tổng hợp các Sổ nhật ký được TOPERP đưa ra. Nếu cần bạn có thể thêm bao nhiêu Sổ nhật ký tuỳ thuộc vào nhu cầu của bạn. Hãy giả sử công ty của bạn có hai tài khoản Ngân hàng. Một cái đã được cấu hình là Ngân hàng > Ngân hàng Việt Nam, một cái khác là Ngân hàng > Ngân hàng ACB. Bạn sẽ đến module Kế toán > Sổ nhật ký > Tạo. Bạn sẽ thấy các Sổ nhật ký hiện có trên hệ thống, nhấp TẠO để có một Sổ nhật ký mới. Nhập các thông tin và chọn loại là Ngân hàng ( Bank ) nhấp LƯU ( Hình 3 )
Hình 3. Tạo sổ nhật ký mới
- Có một số loại nhật ký mà bạn có thể chọn là: Bán hàng, Mua hàng, Ngân hàng, Tiền mặt, Ngân hàng và Điều khoản khác.
Hinh 4. Loại sổ nhật ký
- Bây giờ hãy quay lại Dashboard để xem Sổ nhật ký mới tạo
Hinh 5. Sổ nhật ký mới tạo
- Nếu bạn muốn xoá Sổ nhật ký chỉ cần nhấn 3 dấu chấm ở góc phải số nhật ký, bỏ tick sao ( Hình 6 )
Hinh 6. Xoá sổ nhật ký
¶ Cấu hình năm tài chính
¶ Thực hiện
- Để cấu hình năm tài chính bạn cần vào Thiết lập chung > Kế toàn > Chu kỳ tài chính (Hình 7)
Hinh 7. Cấu hình năm tài chính
¶ Ghi nhận số dư đầu kỳ
¶ Thực hiện
- Để ghi nhận số dư đầu kỳ của một tài khoản bạn vào Module Kế toán > Bút toán phát sinh > Tạo một bút toán phát sinh
Hinh 8. Các tài khoản cần ghi nhận số dư
- Để ghi nhận số dư đầu kỳ bạn phải cân bằng dược số dư Nợ và số dư Có. Ví dụ: khoảng Nợ bao gồm Tiền mặt 1111 (6.000.000đ) và Ngân hàng 1121 (2.000.000đ) >> khoảng Có bao gồm Lợi nhuận chưa phân bổ 999999 (8.000.000đ)
¶ Khách hàng
¶ Hóa Đơn Khách Hàng
- Để kiểm tra các hóa đơn của khách hàng bạn cần vào Menu Xuất hóa đơn Chọn hóa đơn ( Hình 1 )
Hình 1. Hóa đơn khách hàng
-
Sau khi đã chọn hóa đơn cần xử lý lúc này bạn cần Click vào nút " Vào Sổ " để chuyển sang bước thanh toán
-
Những hóa đơn sau khi Click vào nút Vào Sổ sẽ hiển thị số hóa đơn thay vì dấu gạch /
- Lúc này để thanh toán hóa đơn thì bạn hãy Click chọn hóa đơn mà mình cần thanh toán
Hình 3: Click chọn hóa đơn
- Sau khi Click vào hóa đơn thì bạn có thể xem được thông tin SO bạn đã tạo trước đó. Để tiến hành thanh toán bạn chỉ cần Click vào Nút ghi nhận thanh toán như sau
Hình 5: Ghi nhận thanh toán
- Popup ghi nhận thanh toán hiện ra như sau ( Hình 6) Gốm có các thông tin để ghi sổ như sau
Hình 6: Ghi nhận thông tin để thanh toán
Trong đó:
- Sổ nhật ký : Bạn chọn sổ nhật ký ghi nhận ( khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay qua ngân hàng )
- Tổng tiền: Điền Số tiền khách hàng thanh toán
- Ngày: Ngày mà khách hàng thanh toán bạn có thể chỉnh sửa để dễ dàng đối soát
- Nội dung giao dịch: Số hóa đơn đối soát qua từ mã SO
- Sau khi đã thanh toán các hóa đơn hệ thống sẽ tự động cập nhật vào Phần Thanh Toán trong Menu Hóa đơn để bạn có thể dễ dàng kiểm tra lại thông tin của các hóa đơn đã được thanh toán và đối chiếu công nợ khi cần thiết
¶ Thanh toán một phần thì sẽ thế nào ?
-
Mình sẽ thử ở một hóa đơn khác
Ví dụ: mình sẽ xử lý hóa đơn sau đây:
-
Cũng như trên khi bạn Chọn hóa đơn và Click vào nút ghi nhận thanh toán
-
Popup ghi nhận sẽ hiển thị như sau:
-
Lúc này bạn có thể thấy được thay vì thanh toán 1.000.000 thì mình chỉ ghi nhận vào 500.000
-
Bạn sẽ thấy hệ thống sẽ ghi nhận được rằng:
(1) Bạn đã thanh toán số tiền 500.000 VNĐ cho HĐ/2020/0010 vào ngày 05/05/2020
(2) Số tiền đến hạn cần phải thanh toán thêm cho hóa đơn này là 500.000 VNĐ -
Quay về Menu hóa đơn
Bạn cũng thấy được rằng phần hiển thị ngoài cũng hiển thị rằng:
(1) Tổng hóa đơn cần thanh toán là: 1.000.000 VNĐ
(2) Phải thanh toán thêm 500.000 VNĐ -
Cách 2: Bạn có thể kiểm tra và xử lý những hóa đơn ngay tại Dashboard mà không cần vào Menu hóa đơn cũng được. Bạn có thể thấy ngay tại Dashboard cũng hiển thị các hóa đơn cần xác nhận và các hóa đơn cần thanh toán để tiến hành xử lý
¶ Credit Note (Hàng trả lại - Hàng thất thoát)
¶ Thực hiện
- Credit Note sẽ hỗ trợ cho bạn về việc hàng bán bị trả lại, hay trong quá trình buôn bán bị thất thoát mà bạn đã tạo hoá đơn cho những mặt hàng đó rồi. Bây giờ, bạn phải tạo một credit note để ghi nhận số tiền chênh lệch >> Như vậy sẽ cân bằng được tiền ra và tiền vào.
- Để tạo credit note bạn vào Module Kế toán > Công nợ âm > Tạo ( Hình 9 )
Hình 9. Tạo Credit note
- Khi bạn Credit note bạn phải chọn khách hàng. Để mình có thể thống kế được công nợ của họ được chính xác nhất. Sau đó tới Mã phiếu, đối với mã phiếu bạn có thể để trống hoặc lấy mã hoá đơn mà bị sai để bỏ vào. ( có thể để trống )
- Đến phần chi tiết hoá đơn, bạn có thể chọn sản phẩm nhất định hoặc không. Tuy nhiên, nếu không chọn sản phẩm nhất định thì bạn cần phải nhập nhãn và số tiền để biết được đã thay đổi bao nhiêu ( Hình 9 )
¶ Sale Receipt
Sale Receipt thường dùng để ghi nhận các khoản chi từ việc nhập hàng
- Để tạo phiếu Sale Receipt thì bạn cần vào Menu Kế toán → Nhà cung cấp → Chọn Nhận hàng
- Màn hình Kế toán Nhận hàng hiện ra. Ấn nút TẠO
- Sau đó bạn cần điền các thông tin như ở phần Hóa đơn.
¶ Nhà cung cấp
¶ Hóa Đơn Nhà Cung Cấp
Trường hợp tạo hóa đơn sẽ được tạo từ PO để tạo hóa đơn thì bạn cần vào PO cần tạo hóa đơn sau đó click vào nút tạo hóa đơn
Sau đó điền các thông tin như sau:
- Ngày hóa đơn hệ thống lấy mặc định nhưng bạn có thể chọn được
- Ngày kế toán hệ thống lấy mặc định nhưng bạn có thể chọn được
- Chọn điều khoản thanh toán
- Lưu để lưu hóa đơn nháp và hóa đơn này sẽ được dồng bộ qua Menu Kế toán
- Để xem được hoá đơn nhà cung cấp bạn vào Kế toán > Hoá Đơn
- Bạn sẽ thấy được toàn bộ hoá đơn của nhà cung cấp ở mỗi trạng thái khác nhau. Khi đã vào sổ thì sẽ xuất hiện chữ màu đen. Và vào sổ rồi thì sẽ xuất hiện chữ màu xanh.
Hình 10. Hoá đơn nhà cung cấp
Bạn cần lưu ý một số vấn đề
- Số: / có ghĩa là lúc này hóa đơn chỉ là một bản nháp chưa có công dụng sau khi nhân viên đưa vào sổ thì mới có sổ hóa đơn
- Thanh toán & Trạng tháo: Dựa theo trạng thái thanh toán hay chưa thanh toán, đã vào sổ hay nháp để xử lý các hóa đơn
¶ Thanh Toán
¶ Refund
-
Refund sẽ hỗ trợ bạn trong trường hợp bạn mua sản phẩm của nhà cung cấp tuy nhiên trong vẫn đề bạn kiểm hàng, hàng bị lỗi và bạn muốn trả lại hàng.
Hoặc trong trường hợp bạn báng hàng cho khách hàng và ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.
Ví dụ: Bạn mua 10 thùng sữa đặc từ nhà cung cấp Vinamilk, khi hàng vào kho bạn kiểm hàng thì lại thấy hàng bị lỗi. Sau đó bạn tạo một Refund chọn khách hàng Vinamilk để trả hàng. -
Để tạo refund bạn vào Module Kế toán > Giảm công nợ > Tạo ( Hình 9 )
Hình 9. Tạo refund
-
Khi bạn Refund bạn phải chọn nhà cung cấp. Để mình có thể thống kế được công nợ của họ được chính xác nhất. Sau đó tới Mã phiếu, đối với mã phiếu bạn có thể để trống hoặc lấy mã hoá đơn mà bị sai để bỏ vào. ( có thể để trống )
-
Đến phần chi tiết hoá đơn, bạn có thể chọn sản phẩm nhất định hoặc không. Tuy nhiên, nếu không chọn sản phẩm nhất định thì bạn cần phải nhập nhãn và số tiền để biết được đã thay đổi bao nhiêu ( Hình 9 )
-
Các trạng thái của Refund Nháp > Vào sổ > Ghi nhận thanh toán ( Hình 10 )
Hình 11. Đã thanh toán
¶ Purchase Receipt
Purchase Receipt còn được hiểu là một khoản chi tiền của doanh nghiệp. Để ghi nhận khoản chi tiền thì bạn Cần vào mục nhận hàng trong nhà cung cấp và Click Tạo để tạo mới
-
Tiếp đến việc cần làm là Tạo mới một phiếu chi:
-
Bạn cần điền những thông tin như:
(1) Tên đối tượng chi tiền
(2) Click để add thêm line ghi nhận
(3) Chọn sản phẩm chi ( nếu có )
(4) Nếu không có sản phẩm bạn có thể điền nội dung chi tiền vào ô này
(5) Ghi nhận số tiền cần chi
(6) Lưu
(7) Cho vào sổ -
Tiếp đến CLick vào Ghi nhận thanh toán
-
Lúc này hệ thống sẽ hiện lên thanh ghi nhận thanh toán và bạn có thể thực hiện như việc thanh toán các hóa đơn trên
¶ Đối soát
Thường công việc sao kê sẽ được diễn ra khi nhân viên kế toán lên ngân hàng in sao kê và đem về thực hiện đối soát trên hệ thống để dò tiền tránh sai sót.
Hóa đơn cần thực hiện:
-
Để thực hiện việc sao kê thì nhân viên cần vào Menu kế toán sau đó click vào nút Tạo
-
Tiếp đến nhân viên cần điền một số thông tin như sau:
(1) Tên phiếu đối soát
(2) Chọn sổ nhật ký ngân hàng
(3) Chọn thêm một dòng để add thêm line
(4) Điền mã hóa đơn cần đối soát ( mã nằm ở Mục hóa đơn trong hệ thống )
(5) Từ hóa đơn điền thông tin khách hàng
(6) Điền số tiền
(7) Coppy số dư bỏ lên phần số dư cuối kỳ
(8) Click đối soát để thực hiện đối soát -
Kết quả sau khi Click: Bạn có thể thấy được hai khoản tiền đối và khớp với nhau tương ứng với việc đối soát đúng. Thì lúc này nút xác nhận sẽ hiện lên khi đó bạn chỉ cần Click vào Xác nhận là hoàn thành đối soát
-
Sau đó quay về hóa đơn bạn sẽ thấy hệ thống đã ghi nhận thanh toán cho hóa đơn đó
¶ Rút tiền mặt và nạp vào ngân hàng
¶ Rút tiền mặt
-
Để rút tiền mặt thì đầu tiên bạn cần vào sổ tiền mặt
-
Sau đó bạn cần điền vào phiếu rút tiền:
1. Điền lý do rút
2. Chọn thêm một dòng để add thêm line ghi nhận số tiền
3. Điền số tiền cần rút
4. Ghi nhận số dư vào số dư cuối kỳ
5. Click để ghi nhận rút tiền
Popup hiện như sau:
- Điền lý do rút tiền
- Điền số tiền cần rút
- Rút tiền
¶ Nạp vào Ngân Hàng
-
Bạn cần tạo một phiếu sao kê bằng cách Click vào nút tạo
-
Sau đó điền đầy đủ thông tin vào phiếu tạo
- Lý do tạo phiếu sao kê
- Click "Thêm một dòng " để thêm line ghi nhận tiền
- Điền số tiền bỏ vào Ngân hàng
- Cập nhật số dư
- Đối soát
Sau đó bạn sẽ chọn khoản tiền mà bạn đã rút lúc nãy khi hai số tiền hớp với nhau bạn chọn xác nhận và hoàn thành
¶ Tạo và thanh toán nhiều hoá đơn cho nhà cung cấp
¶ Đặt vấn đề
¶ Thực hiện
- Sau khi nhân viên mua hàng xác nhận hoá đơn (hình 1) & nhân viên kho đã xử lý nhập kho cho những đơn hàng mua tương ứng (hình 2). Kế toán cần vào Kế toán | Nhà cung cấp | Hoá đơn sau đó click tạo (hình 3).
Hình 1. Danh sách đơn hàng mua
Hình 2. Danh sách phiếu xuất kho tương ứng
Hình 3
- Bước tiếp theo, kế toán cần chọn nhà cung cấp, các đơn hàng tương ứng & click VÀO SỔ.
Hình 4. Tạo hoá đơn cho nhiều đơn mua hàng
- Cuối cùng, kế toán Ghi nhận thanh toán cho nhà cung cấp như một hoá đơn cơ bản.
¶ Thuế GTGT
¶ Quản lý Thuế GTGT
¶ Thực hiện
- Sau khi cài đặt ứng dụng Kế toán, hệ thống sẽ tự động tạo các loại thuế mặc định (hình 1) tuy nhiên bạn cũng có thể tạo hoặc điều chỉnh các loại thuế để phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Hình 1. Danh sách các loại thuế
- Bạn hãy click TẠO nếu muốn tạo mới hoặc click vào 1 loại thuế bất kì nếu muốn chỉnh sửa. Ở bước này, bạn có thể mở một loại thuế đã được tạo từ trước, dựa vào đó để có thể
ĐANG CẬP NHẬT