¶ Đặt vấn đề
Những hoạt động Mua hàng và Bán hàng trong công ty đều phát sinh nên những Hóa đơn cùng những con số. Là một người quản lý, làm thế nào để chúng ta có thể có cái nhìn tổng quan nhất về việc chi tiêu cũng như dòng tiền của công ty? Để giải quyết vấn đề này, TopERP cung cấp cho khách hàng một Module Accounting (Kế toán) để có thể hỗ trợ người quản lý, giám đốc có cái nhìn tổng quan nhất cũng như có những chính sách phù hợp để phát triển tình hình tài chính của công ty.
- Việc đầu tiên bạn phải thiết thông tin công ty của bạn. Menu này cho phép bạn thêm các thông tin của công ty bạn như: Tên, Địa chỉ, Logo, Trang Web, Số điện thoại, Địa chỉ email và ID thuế hoặc cố VAT. Các chi tiết này sẽ được hiện thị trên các tài liệu của bạn, chảng hạn như trên hoá đơn hay bào giá,…
Hình. Thông tin công ty
- Bạn cũng có thể thay đổi các nội dung này bằng cách đi tới Cài đặt > Cài đặt chung > Cài đặt Công ty và nhấp vào Cập nhật thông tin.
¶ Accounting Dashboard
¶ Hiển thị
-
Dashboard mặc định được tạo dựa trên biểu đồ tài khoản được cài đặt. Các Sổ nhật ký phổ biến nhất có thể được tìm thấy trên bảng điều khiển như sau:
- Hóa đơn khách hàng
- Hóa đơn nhà cung cấp
- Ngân hàng
- Tiền mặt
-
Khi bạn tắt bộ lọc yêu thích, bạn có thể tìm thấy nhiều hơn các Sổ nhật ký khác:
- Sự chênh lệch tỉ giá
- Hoạt động khác
-
Dashboard trông giống như ảnh chụp màn hình sau:
Hình 1. Dashboard
- Bạn có thể thay đổi tên của các Sổ nhật ký. Click vào nút 3 chấm ở góc phải mỗi Sổ nhật ký > Cấu hình
Hình 2. Cấu hình sổ nhật ký
Hình 2. Thông tin sổ nhật ký
-
Thay đổi tên Sổ nhật ký, nhấp vào LƯU và thế là xong. Hầu như tất cả các nhu cầu nhỏ của công ty có thể được giải quyết bằng tổng hợp các Sổ nhật ký được TOPERP đưa ra. Nếu cần bạn có thể thêm bao nhiêu Sổ nhật ký tuỳ thuộc vào nhu cầu của bạn. Hãy giả sử công ty của bạn có hai tài khoản Ngân hàng. Một cái đã được cấu hình là Ngân hàng > Ngân hàng Việt Nam, một cái khác là Ngân hàng > Ngân hàng ACB. Bạn sẽ đến module Kế toán > Sổ nhật ký > Tạo. Bạn sẽ thấy các Sổ nhật ký hiện có trên hệ thống, nhấp TẠO để có một Sổ nhật ký mới. Nhập các thông tin và chọn loại là Ngân hàng (Bank) nhấp LƯU (Hình 2)
-
Có một số loại nhật ký mà bạn có thể chọn là: Bán hàng, Mua hàng, Ngân hàng, Tiền mặt, Ngân hàng và Điều khoản khác.
Hinh 3. Loại sổ nhật ký
- Nếu bạn muốn xoá Sổ nhật ký chỉ cần nhấn 3 dấu chấm ở góc phải số nhật ký, bỏ tick sao ( Hình 6 )
Hinh 4. Xoá sổ nhật ký
¶ Cấu hình năm tài chính
¶ Thực hiện
- Để cấu hình năm tài chính bạn cần vào Thiết lập chung > Kế toàn > Chu kỳ tài chính (Hình 5)
Hinh 5. Cấu hình năm tài chính
¶ Ghi nhận số dư đầu kỳ
¶ Thực hiện
- Để ghi nhận số dư đầu kỳ của một tài khoản bạn vào Module Kế toán > Bút toán phát sinh > Tạo một bút toán phát sinh
Hinh 6. Các tài khoản đã ghi nhận số dư
Hình 7. Hóa đơn khách hàng chi tiết
- Để ghi nhận số dư đầu kỳ bạn phải cân bằng dược số dư Nợ và số dư Có. Ví dụ: khoảng Nợ bao gồm Tiền mặt 1111 (6.000.000đ) và Ngân hàng 1121 (2.000.000đ) >> khoảng Có bao gồm Lợi nhuận chưa phân bổ 999999 (8.000.000đ)
¶ Khách hàng
¶ Hóa Đơn Khách Hàng
- Để kiểm tra các hóa đơn của khách hàng bạn cần vào Menu Khách hàng > Hóa đơn và Chọn hóa đơn cần thanh toán (Hình 1)
Hình 1. Danh sách hóa đơn khách hàng
-
Sau khi đã chọn hóa đơn cần xử lý lúc này bạn cần Click vào nút "Ghi nhận thanh toán " để chuyển sang bước thanh toán
Hình 2. Ghi nhận thanh toán -
Popup ghi nhận thanh toán hiện ra như sau ( Hình 3) Gốm có các thông tin để ghi sổ như sau
Hình 3: Ghi nhận thông tin để thanh toán
Trong đó:
- Sổ nhật ký : Bạn chọn sổ nhật ký ghi nhận ( khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay qua ngân hàng )
- Tổng tiền: Điền Số tiền khách hàng thanh toán
- Ngày: Ngày mà khách hàng thanh toán bạn có thể chỉnh sửa để dễ dàng đối soát
- Nội dung giao dịch: Số hóa đơn đối soát qua từ mã SO
¶ Thanh toán một phần thì sẽ thế nào ?
- Cũng như trên khi bạn Chọn hóa đơn và Click vào nút ghi nhận thanh toán, Popup ghi nhận sẽ hiển thị như sau:
Hình 4. Ghi nhận thanh toán 1 phần - Lúc này bạn có thể thấy được thay vì thanh toán 1.250.000 thì mình chỉ ghi nhận vào 500.000
Hình 5. Thông tin thanh toán của hóa đơn
-
Bạn sẽ thấy hệ thống sẽ ghi nhận được rằng:
(1) Bạn đã thanh toán số tiền 500.000 VNĐ cho INV/2021/04/0001 vào ngày 13/04/2021
(2) Số tiền đến hạn cần phải thanh toán thêm cho hóa đơn này là 750.000 VNĐ -
Quay về Menu hóa đơn
Hình 6. Danh sách hóa đơn khách hàng
Bạn cũng thấy được rằng bên ngoài cũng hiển thị rằng trạng thái của hóa đơn là “Đã trả 1 phần”
- Cách 2: Bạn có thể kiểm tra và xử lý những hóa đơn ngay tại Dashboard mà không cần vào Menu hóa đơn cũng được. Bạn có thể thấy ngay tại Dashboard cũng hiển thị các hóa đơn cần xác nhận và các hóa đơn cần thanh toán để tiến hành xử lý
Hình 7. Bảng thông tin kế toán
¶ Credit Note (Hàng trả lại - Hàng thất thoát)
¶ Thực hiện
- Credit Note sẽ hỗ trợ cho bạn về việc hàng bán bị trả lại, hay trong quá trình buôn bán bị thất thoát mà bạn đã tạo hoá đơn cho những mặt hàng đó rồi. Bây giờ, bạn phải tạo một credit note để ghi nhận số tiền chênh lệch >> Như vậy sẽ cân bằng được tiền ra và tiền vào.
- Để tạo credit note bạn vào Module Kế toán > Công nợ âm > Tạo (Hình 8)
Hình 8. Danh sách Credit Note khách hàng
- Nhấn nút Tạo bên góc trái màn hình (hình 8) để tạo mới một Credit Note
Hình 9. Tạo Credit note
- Khi bạn Credit note bạn phải chọn khách hàng. Để mình có thể thống kế được công nợ của họ được chính xác nhất. Sau đó tới Tham chiếu thanh toán bạn có thể để trống hoặc lấy mã hoá đơn mà cần bán trả lại để thêm vào.
- Đến phần chi tiết hoá đơn, bạn có thể chọn sản phẩm nhất định hoặc không. Tuy nhiên, nếu không chọn sản phẩm nhất định thì bạn cần phải nhập số tiền trong Tab “Chi tiết bút toán” để biết được đã thay đổi bao nhiêu (Hình 9)
¶ Phiếu thu
Phiếu thu thường dùng để ghi nhận các khoản thu từ việc bán hàng
-
Để tạo phiếu thu thì bạn cần vào Menu Kế toán → Khách hàng → Chọn phiếu thu rồi nhấn nút Tạo
-
Sau đó bạn cần điền các thông tin như ở phần Hóa đơn và nhấn Xác nhận.
¶ Nhà cung cấp
¶ Hóa Đơn Nhà Cung Cấp
Trường hợp tạo hóa đơn từ PO thì bạn cần vào PO cần tạo hóa đơn sau đó click vào nút tạo hóa đơn
Hình 1. Tạo hoá đơn nhà cung cấp từ PO
Sau đó điền các thông tin như sau:
Hình 2. Chi tiết hóa đơn
Lưu để lưu hóa đơn nháp và hóa đơn này sẽ được dồng bộ qua Menu Kế toán.
Để xem được hoá đơn nhà cung cấp bạn vào Menu Kế toán > Nhà cung cấp > Hoá Đơn. Bạn sẽ thấy được toàn bộ hoá đơn của nhà cung cấp ở mỗi trạng thái khác nhau.
Hình 3. Hoá đơn nhà cung cấp
Bạn cần lưu ý một số vấn đề
- Số: / có ghĩa là lúc này hóa đơn chỉ là một bản nháp chưa có công dụng sau khi nhân viên đưa vào sổ thì mới có sổ hóa đơn
- Trạng thái: Dựa theo trạng thái thanh toán hay chưa thanh toán, đã vào sổ hay dự thảo để xử lý các hóa đơn
¶ Hoàn tiền nhà cung cấp
-
Hoàn tiền sẽ hỗ trợ bạn trong trường hợp bạn mua sản phẩm của nhà cung cấp tuy nhiên trong vẫn đề bạn kiểm hàng, hàng bị lỗi và bạn muốn trả lại hàng.
Hoặc trong trường hợp bạn báng hàng cho khách hàng và ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.
Ví dụ: Bạn mua 10 thùng sữa đặc từ nhà cung cấp Vinamilk, khi hàng vào kho bạn kiểm hàng thì lại thấy hàng bị lỗi. Sau đó bạn tạo một Hoàn tiền chọn khách hàng Vinamilk để trả hàng. -
Để tạo mới phiếu Hoàn tiền bạn vào Module Kế toán > Nhà cung cấp > Hoàn tiền (Hình 4) và nhận nút Tạo
Hình 4. Tạo phiếu hoàn tiền
- Khi bạn tạo hoàn tiền bạn phải chọn nhà cung cấp. Để mình có thể thống kế được công nợ của họ được chính xác nhất. Sau đó tới Mã/Số hóa đơn bạn có thể để trống hoặc lấy mã hoá đơn mà cần hoàn tiền để thêm vào.
- Đến phần chi tiết hoá đơn, bạn có thể chọn sản phẩm nhất định để biết được đã thay đổi bao nhiêu ( Hình 5)
Hình 5. Tạo chi tiết phiếu hoàn tiền
¶ Phiếu chi
Phiếu chi còn được hiểu là một khoản chi tiền của doanh nghiệp. Để ghi nhận khoản chi tiền thì bạn Cần vào mục mua hàng của nhà cung cấp
- Để tạo mới phiếu chi bạn cần vào menu Kế toàn > Nhà cung cấp > Phiếu chi và nhấn Tạo để tạo mới (Hình 1)
Hình 1. Tạo chi tiết phiếu chi tiền
- Tiếp đến việc cần làm là điền thông tin đầy đủ cho phiếu chi và nhấn Xác nhận:
Hình 2. Thêm thông tin chi tiết phiếu chi tiền
¶ Đối soát
Thường công việc sao kê sẽ được diễn ra khi nhân viên kế toán lên ngân hàng in sao kê và đem về thực hiện đối soát trên hệ thống để dò tiền tránh sai sót.
Hóa đơn cần thực hiện:
-
Để thực hiện việc sao kê thì nhân viên cần vào Menu kế toán sau đó click vào nút Tạo
-
Tiếp đến nhân viên cần điền một số thông tin như sau:
(1) Tên phiếu đối soát
(2) Chọn sổ nhật ký ngân hàng
(3) Chọn thêm một dòng để add thêm line
(4) Điền mã hóa đơn cần đối soát ( mã nằm ở Mục hóa đơn trong hệ thống )
(5) Từ hóa đơn điền thông tin khách hàng
(6) Điền số tiền
(7) Coppy số dư bỏ lên phần số dư cuối kỳ
(8) Click đối soát để thực hiện đối soát -
Kết quả sau khi Click: Bạn có thể thấy được hai khoản tiền đối và khớp với nhau tương ứng với việc đối soát đúng. Thì lúc này nút xác nhận sẽ hiện lên khi đó bạn chỉ cần Click vào Xác nhận là hoàn thành đối soát
-
Sau đó quay về hóa đơn bạn sẽ thấy hệ thống đã ghi nhận thanh toán cho hóa đơn đó
¶ Rút tiền mặt và nạp vào ngân hàng
¶ Rút tiền mặt
-
Để rút tiền mặt thì đầu tiên bạn cần vào sổ tiền mặt
-
Sau đó bạn cần điền vào phiếu rút tiền:
1. Điền lý do rút
2. Chọn thêm một dòng để add thêm line ghi nhận số tiền
3. Điền số tiền cần rút
4. Ghi nhận số dư vào số dư cuối kỳ
5. Click để ghi nhận rút tiền
Popup hiện như sau:
- Điền lý do rút tiền
- Điền số tiền cần rút
- Nhấn Thu tiền/Chi tiền để xác nhận rút tiền
¶ Nạp vào Ngân Hàng
-
Bạn cần tạo một phiếu sao kê bằng cách Click vào nút tạo
-
Sau đó điền đầy đủ thông tin vào phiếu tạo
- Tên phiếu nạp tiền
- Click "Thêm một dòng " để thêm line ghi nhận tiền
- Điền số tiền bỏ vào Ngân hàng
- Cập nhật số dư
- Sau khi thêm thông tin thì nhấn Lưu và vào sổ.
- Sau đó bạn sẽ chọn khoản tiền khi hai số tiền hớp với nhau bạn chọn xác nhận và hoàn thành
¶ Tạo hóa đơn thanh toán nhiều đơn mua hàng cho nhà cung cấp
¶ Thực hiện
- Sau khi nhân viên mua hàng xác nhận hoá đơn (hình 1) & nhân viên kho đã xử lý nhập kho cho những đơn hàng mua tương ứng (hình 2). Kế toán cần vào Kế toán | Nhà cung cấp | Hoá đơn sau đó click Tạo để tạo (hình 3).
Hình 1. Danh sách đơn hàng mua
Hình 2. Danh sách phiếu nhập kho tương ứng
Hình 3 Tạo hóa đơn
- Bước tiếp theo, kế toán cần chọn nhà cung cấp, các đơn hàng tương ứng & click Xác nhận.
Hình 4. Tạo hoá đơn cho nhiều đơn mua hàng
- Cuối cùng, kế toán Ghi nhận thanh toán cho nhà cung cấp như một hoá đơn cơ bản.
¶ Thuế GTGT
¶ Quản lý Thuế GTGT
¶ Thực hiện
- Sau khi cài đặt ứng dụng Kế toán, hệ thống sẽ tự động tạo các loại thuế mặc định (hình 1) tuy nhiên bạn cũng có thể tạo hoặc điều chỉnh các loại thuế để phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Hình 1. Danh sách các loại thuế
- Bạn hãy click TẠO nếu muốn tạo mới hoặc click vào 1 loại thuế bất kì nếu muốn chỉnh sửa.